Zwischen 2020 und 2024 werden die Unternehmen 7,8 Billionen Dollar investieren in die digitale Transformation investieren. Fast ein Drittel dieser Summe wird allein im Jahr 2024 anfallen. Führungskräfte berichten häufig erhebliche Vorteile von ihren digitalen Transformationsinitiativen, wie z. B. verbesserte betriebliche Effizienz (40 %), kürzere Markteinführungszeiten (36 %) und die Fähigkeit, Kundenerwartungen zu erfüllen.
Trotz der massiven Kapitalzufuhr in digitale Technologien gelingt es vielen Unternehmen nicht, die Transformation in großem Umfang zu realisieren. Nach Angaben von Forrester, mehr als 50% der digitalen Transformationsbemühungen ins Stocken geraten. Eine andere Studie ergab, dass von den 1,3 Billionen US-Dollar, die 2018 für die digitale Transformation ausgegeben wurden, etwa 900 Milliarden Dollar verschwendet wurden wenn Unternehmen ihre Ziele nicht erreichen.
Viele Organisationen scheitern, weil sie versuchen, zu viel auf einmal zu tun. Erfolgreiche Unternehmen fangen klein an und bauen auf ihrem frühen Erfolg auf. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, ineffiziente manuelle Arbeitsabläufe durch digitale Arbeitsabläufe zu ersetzen.
Was ist ein digitaler Arbeitsablauf?
Ein Workflow bezieht sich auf eine Abfolge von Aufgaben, die ausgeführt werden müssen, um ein wiederholbares Geschäftsziel zu erreichen. Ein digitaler Workflow beinhaltet die Automatisierung von Workflow-Aufgaben. Durch die Verringerung der Anzahl manueller Aufgaben in einem Workflow werden Prozesse schneller abgeschlossen, erfordern weniger Aufwand und führen zu weniger kostspieligen Fehlern.
Vorteile
Digitale Arbeitsabläufe bieten unzählige Vorteile. Während die Art der Vorteile je nach Organisation und Branche variieren kann, sind im Folgenden einige allgemeine Vorteile aufgeführt, die alle Organisationen durch digitale Workflows erfahren können.
Verbesserte Effizienz
Durch die Automatisierung eines Teils oder des gesamten Arbeitsablaufs werden sich wiederholende und unnötige Schritte reduziert. Dies verbessert die betriebliche Effizienz und senkt die Kosten. Ein Workflow-Management-System macht es einfach, Engpässe zu erkennen und zu beseitigen.
Größere Transparenz
Digitale Workflow-Lösungen unterstützen das Management, indem sie die Verfolgung des Workflow-Status erleichtern. Sie können sehen, welcher Mitarbeiter für die Erledigung der einzelnen Aufgaben zuständig ist und bis wann sie abgeschlossen sein werden. Außerdem sind die Genehmigungshierarchien eindeutig festgelegt.
Verbesserte Compliance
Die Verringerung der Anzahl sich wiederholender manueller Aufgaben hilft, menschliche Fehler zu vermeiden. Das spart wertvolle Zeit und Ressourcen.
Rationalisierte Geschäftsabläufe
Digitale Arbeitsabläufe helfen dabei, Übergänge zwischen Arbeitsabläufen zu verbinden und zu rationalisieren. Dadurch wird die Effizienz der Geschäftsprozesse verbessert.
Skalierbarkeit
Automatisierte Arbeitsabläufe und Prozesse lassen sich je nach Geschäftsbedarf leichter erweitern oder reduzieren.
Effiziente Zusammenarbeit
Digitale Arbeitsabläufe machen es überflüssig, dass Mitarbeiter Teammitglieder oder das Management manuell benachrichtigen müssen, wenn Aufgaben erledigt sind. Darüber hinaus ist es für das Management ein Leichtes, Mitarbeiter über Verwaltungsangelegenheiten wie Zeitplan- oder Workflowänderungen zu informieren.
2 gängige Beispiele für digitale Arbeitsabläufe
Es gibt eine potenziell unbegrenzte Zahl von Anwendungsfällen für einen digitalen Workflow. Hier sind zwei gängige Beispiele, die zeigen, wie digitale Workflows die Effizienz alltäglicher Geschäftsprozesse steigern können.
Onboarding für neue Kunden
Ein reibungsloser Onboarding-Prozess verbessert das Kundenerlebnis und steigert den Lifetime Customer Value. Bei herkömmlichen papierbasierten Onboarding-Prozessen trifft sich ein Vertreter mit dem Kunden, sammelt Informationen, leitet diese an die nächste Partei zur Überprüfung weiter, setzt sich mit dem Kunden in Verbindung und erledigt eine Vielzahl zeitaufwändiger Onboarding-Aufgaben.
Bei einem digitalen Arbeitsablauf kann der Kunde seine Informationen in ein individuelles digitales Formular eingeben. Die Informationen werden automatisch an die zuständige Stelle zur Überprüfung weitergeleitet. Nach der Genehmigung wird ein automatisches Willkommenspaket an den Kunden geschickt. Durch den digitalen Arbeitsablauf entfallen mehrere Schritte und die Mitarbeiter können sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren, wie z. B. die Aufklärung des Kunden über Produkt- und Dienstleistungsangebote.
Genehmigungs-Workflows
Genehmigungsanträge gehören zu den zeitaufwändigsten Aufgaben in jeder Organisation. Derjenige, der die Genehmigung beantragt, ist oft gezwungen, einen oder mehrere Vorgesetzte für eine Unterschrift ausfindig zu machen. Darunter leidet oft die Produktivität, da der Arbeitsablauf nicht vorankommt, bevor die Genehmigung eingeht. Außerdem sind manuelle Genehmigungsverfahren anfällig für kostspielige Fehler.
Ein digitaler Workflow vereinfacht den Genehmigungsprozess. Ein Mitarbeiter kann sich einfach beim Workflow-Management-System des Unternehmens anmelden Workflow-Management-System anmelden und elektronisch einen Antrag stellen. Der Antrag wird an die zuständige Stelle weitergeleitet. E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen werden versandt, um die Genehmigung zu beschleunigen. Der Antragsteller kann den Status leicht nachverfolgen und sich in der Zwischenzeit auf andere Aufgaben konzentrieren.
Initiativen zur digitalen Transformation scheitern oft, aber das muss nicht sein. Der Trick besteht darin, klein anzufangen und sich auf ineffiziente Arbeitsabläufe zu konzentrieren und diese durch einen digitalen Arbeitsablauf zu ersetzen. Von dort aus können Sie auf ganze Geschäftsprozesse aufsteigen. Das branchenführende Low-Code-Workflow-Management-System von ProcessMaker macht es für Unternehmen einfach, digitale Workflows zu entwerfen und zu implementieren.