Ejemplos de automatización del back-office

Michael Eisner 25 de agosto de 2020 Oficina

Automatización de la oficina de atrás

¿Qué es la oficina de atrás?

El back office en la mayoría de las organizaciones realiza un trabajo que apoya las funciones del front office. Si bien la composición del back office varía según la industria, los equipos suelen estar formados por personal administrativo y de apoyo. Las partes interesadas del back office no suelen tener interacciones directas con los clientes. Más bien, el front-office asume todas las tareas y responsabilidades de cara al cliente.

Además de la oficina principal y la oficina secundaria, algunas organizaciones también tienen una oficina intermedia. Considere un banco, por ejemplo. La oficina principal de un banco consiste en equipos como ventas, soporte al cliente y marketing. La oficina intermedia de un banco generalmente maneja el riesgo y tal vez los sistemas y recursos de TI. La oficina de apoyo del banco realiza tareas como el mantenimiento de registros, el cumplimiento, la contabilidad y las autorizaciones.

El término "back office" se originó a partir de la disposición tradicional de las oficinas. Los trabajadores en la parte delantera de la oficina asistían a los clientes que entraban por la puerta. Aquellos que no tenían interacciones directas con los clientes se colocaban en la parte de atrás de la oficina. Mientras que muchos trabajadores de la oficina trasera ya no trabajan en los entornos de oficina tradicionales, el término se ha mantenido y las funciones que cumplen siguen siendo en gran medida las mismas.

Ejemplos comunes de tareas de back office

Los ejemplos de tareas administrativas son generalmente los que cumplen funciones administrativas o de apoyo. Ya hemos mencionado algunos ejemplos de tareas de back office comunes en un banco. Otros ejemplos comunes en todas las industrias incluyen cosas como la entrada y el análisis de datos, la redacción, la investigación, el procesamiento de reclamaciones, la contabilidad, los recursos humanos y el apoyo a la tecnología de la información.

Todos estos papeles de back office juegan un papel vital en el éxito de las organizaciones. Mejoran la productividad y reducen los costos. Ayudan a asegurar los datos y a mitigar la posible responsabilidad al aumentar el cumplimiento.  

¿Qué es la automatización de la oficina?

La automatización de oficinas se refiere al método por el cual las tareas humanas repetitivas se automatizan utilizando la tecnología digital. Al automatizar estas tareas, una organización puede racionalizar sus procesos, permitiendo a los empleados centrarse en las tareas que son más valiosas para la organización. La automatización de las oficinas también agiliza la comunicación entre los miembros del equipo, lo que aumenta aún más la productividad de los empleados.

La automatización de las oficinas ofrece a las organizaciones una amplia gama de beneficios. Estos incluyen cosas como:

  • Aumentar la eficiencia de los empleados
  • Facilitar la comunicación
  • Mejora del servicio al cliente
  • Identificar y eliminar los cuellos de botella en los flujos de trabajo
  • Mejora el almacenamiento y la seguridad de los datos
  • Mayor cumplimiento
  • Menores gastos operativos
  • Acelera los recibos de efectivo y simplifica la gestión del flujo de caja

Ejemplos de tareas de back office ideales para la automatización

Antes de ver algunos ejemplos de automatización de la oficina, es útil comprender algunas características de las tareas que son buenos candidatos para un sistema de automatización de la oficina. Busque tareas que:

  • Ocurren con frecuencia
  • Son repetitivos
  • Son de trabajo intensivo
  • Establecido: seleccionar una tarea o proceso que tenga operaciones predecibles, un historial de éxito y costos conocidos. Automatizar un proceso roto sólo lo empeorará. La falta de datos históricos le dejará con poco para medir el éxito por
  • Alto retorno de la inversión: busque áreas en las que su inversión en tecnologías de automatización le ahorre dinero

La entrada de datos es un candidato ideal para la automatización de la oficina. Es una de las tareas de back office más repetitivas, laboriosas y frecuentes. También es propenso al error humano, hechos que siguen siendo verdad en casi todas las industrias. La automatización de los procesos de entrada de datos ofrece a las organizaciones el potencial de un importante retorno de la inversión. A través de tecnologías de automatización como la automatización de procesos robóticos (RPA), las organizaciones pueden reducir significativamente la necesidad de introducir datos manualmente, permitiendo a los empleados centrarse en tareas más estratégicas y de alto valor. Además, se pueden eliminar los costosos errores de introducción de datos.

Incorporación de empleados y el offboarding son ejemplos de tareas de back office ideales para la automatización. Las organizaciones contratan y despiden regularmente a los empleados. La incorporación de empleados es generalmente un proceso prolongado que implica capacitación, recopilación y archivo de documentación importante, concesión de derechos de acceso y asignación de activos. Las experiencias negativas de incorporación pueden dar lugar a una retención deficiente. Un proceso prolongado también impide que los nuevos empleados contribuyan y sean productivos.

Muchas organizaciones suelen pasar por alto el proceso de desincorporación. Este es un error que da lugar a problemas de seguridad y legales, así como a una oportunidad perdida de dar una buena impresión final a los empleados que se van. Tanto los procesos de incorporación como de baja pueden ser automatizados con software de flujo de trabajo. Por ejemplo, las organizaciones pueden crear listas de control de salida para dar coherencia al proceso y asegurar que se cumplan todos los requisitos para cada empleado que se vaya.

Órdenes de compra son otra tarea de back office que consume mucho tiempo. Para obtener la aprobación, puede ser necesario que una solicitud sea examinada y firmada por múltiples interesados. Este proceso ineficiente puede dar lugar a importantes demoras. Por ejemplo, si un supervisor está fuera de la oficina, es posible que no revise la solicitud durante muchas horas o días. O el supervisor puede revisar la orden de compra sólo para solicitar una corrección. El solicitante debe entonces completar una nueva orden de compra e iniciar el proceso de nuevo.

Con la automatización, las órdenes de compra se pueden dirigir automáticamente a los supervisores para su revisión. Si la orden es aprobada, entonces se puede enviar una notificación por correo electrónico al proveedor para su aprobación. Una vez que el proveedor aprueba la orden de compra, el software puede generar un contrato para que ambas partes lo firmen. Una vez que se han entregado los bienes o se han prestado los servicios, el solicitante puede cerrar la orden de compra. A través de la automatización, un proceso que puede tomar varios días o más se vuelve casi instantáneo.

Ejemplos de tareas de back office no aptas para la automatización

Por muy transformadora que sea la automatización de la oficina, no es adecuada para todas las tareas de back office. Las organizaciones deben buscar las características que mencionamos anteriormente para identificar las tareas de back office ideales para la automatización. Las tareas de back office que requieren la toma de decisiones humanas generalmente no son adecuadas para la automatización. Por ejemplo, aunque varias tareas de contabilidad pueden ser automatizadas, no hay sustituto para el juicio de un profesional de la contabilidad.

Las tareas que tienen un fuerte elemento humano tampoco son aptas para la automatización. Ya hemos mencionado el proceso de fuera de la nave. Uno de los pasos más importantes durante el offboarding es llevar a cabo una entrevista de salida con el empleado que se va. Si bien es cierto que se puede pedir a un empleado que complete un cuestionario, la organización perderá una valiosa oportunidad de profundizar en la experiencia laboral del empleado y de causar una impresión final duradera.

Software de automatización de la oficina

La automatización del back office ofrece a las organizaciones potentes herramientas de software para mejorar la eficiencia y la rentabilidad de sus procesos de back office. Hay innumerables ejemplos de tareas de back office que son ideales para la automatización. Otras tareas no son y seguirán requiriendo un alto nivel de participación humana. Antes de implementar la automatización de las oficinas, una organización debe considerar cuidadosamente cómo afectará a sus procesos existentes.

ProcessMaker ofrece a los líderes de la industria software de gestión de procesos empresariales que facilita a las organizaciones probar e implementar la automatización en sus procesos de back office.

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