Was ist das Backoffice?
Das Back-Office ist in den meisten Unternehmen für die Unterstützung der Front-Office-Funktionen zuständig. Auch wenn die Zusammensetzung des Back Office je nach Branche variiert, bestehen die Teams im Allgemeinen aus Verwaltungs- und Supportpersonal. Backoffice-Mitarbeiter haben in der Regel keinen direkten Kontakt mit Kunden. Vielmehr übernimmt das Front Office alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten mit Kundenkontakt.
Neben dem Front- und Backoffice gibt es in manchen Organisationen auch ein Middleoffice. Nehmen wir zum Beispiel eine Bank. Das Front Office einer Bank besteht aus Teams wie Vertrieb, Kundenbetreuung und Marketing. Das Middle Office einer Bank verwaltet in der Regel die Risiken und eventuell die IT-Systeme und -Ressourcen. Das Backoffice einer Bank übernimmt Aufgaben wie die Pflege von Unterlagen, die Einhaltung von Vorschriften, die Buchhaltung und den Rechnungsabschluss.
Der Begriff "Back Office" stammt aus dem traditionellen Aufbau von Büros. Die Mitarbeiter im vorderen Teil des Büros betreuten die Kunden, die durch die Tür kamen. Diejenigen, die keinen direkten Kundenkontakt hatten, wurden im hinteren Teil des Büros untergebracht. Obwohl viele Backoffice-Mitarbeiter nicht mehr in traditionellen Büros arbeiten, hat sich der Begriff gehalten, und die Funktionen, die sie erfüllen, sind weitgehend dieselben geblieben.
Allgemeine Beispiele für Back-Office-Aufgaben
Beispiele für Back-Office-Aufgaben sind im Allgemeinen solche, die Verwaltungs- oder Unterstützungsfunktionen erfüllen. Wir haben oben einige Beispiele für gängige Back-Office-Aufgaben in einer Bank genannt. Weitere branchenübergreifende Beispiele sind Dateneingabe und -analyse, Schreiben, Recherche, Schadensbearbeitung, Buchhaltung, Personalwesen und IT-Support.
All diese Back-Office-Funktionen spielen eine entscheidende Rolle für den Erfolg von Unternehmen. Sie verbessern die Produktivität und senken die Kosten. Sie tragen dazu bei, Daten zu sichern und potenzielle Haftungsrisiken zu verringern, indem sie die Einhaltung von Vorschriften verbessern.
Was ist Büroautomation?
Büroautomatisierung bezeichnet die Methode, bei der sich wiederholende menschliche Aufgaben mithilfe digitaler Technologie automatisiert werden. Durch die Automatisierung dieser Aufgaben kann ein Unternehmen seine Prozesse rationalisieren, so dass sich die Mitarbeiter auf Aufgaben konzentrieren können, die für das Unternehmen wertvoller sind. Die Büroautomatisierung vereinfacht auch die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern, was die Produktivität der Mitarbeiter weiter erhöht.
Die Büroautomatisierung bietet Unternehmen eine breite Palette von Vorteilen. Dazu gehören Dinge wie:
- Steigerung der Effizienz der Mitarbeiter
- Erleichterung der Kommunikation
- Verbesserte Kundenbetreuung
- Erkennung und Beseitigung von Engpässen in Arbeitsabläufen
- Verbessert die Speicherung und Sicherheit von Daten
- Verbesserte Einhaltung der Vorschriften
- Niedrigere Betriebskosten
- Beschleunigt Bargeldeingänge und vereinfacht das Cashflow-Management
Beispiele für Back-Office-Aufgaben, die sich ideal für die Automatisierung eignen
Bevor wir uns einige Beispiele für die Automatisierung von Back-Office-Aufgaben ansehen, ist es hilfreich, einige Merkmale von Aufgaben zu kennen, die sich für ein Büroautomatisierungssystem eignen. Suchen Sie nach Aufgaben, die:
- Häufig vorkommen
- Wiederholungen sind
- arbeitsintensiv sind
- Bewährt: Wählen Sie eine Aufgabe oder einen Prozess mit vorhersehbaren Abläufen, einer Erfolgsbilanz und bekannten Kosten. Die Automatisierung eines nicht funktionierenden Prozesses wird ihn nur noch schlimmer machen. Wenn Sie keine historischen Daten haben, können Sie den Erfolg kaum messen
- Hoher ROI: Suchen Sie nach Bereichen, in denen Sie durch Investitionen in Automatisierungstechnologien Geld sparen können.
Die Dateneingabe ist ein idealer Kandidat für die Back-Office-Automatisierung. Sie gehört zu den sich am meisten wiederholenden, arbeitsintensiven und häufigen Back-Office-Aufgaben. Außerdem ist sie anfällig für menschliche Fehler, was in fast allen Branchen der Fall ist. Die Automatisierung von Dateneingabeprozessen bietet Unternehmen das Potenzial für einen erheblichen ROI. Mithilfe von Automatisierungstechnologien wie der robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA) können Unternehmen den Bedarf an manueller Dateneingabe erheblich reduzieren, so dass sich die Mitarbeiter auf strategisch wichtigere und hochwertigere Aufgaben konzentrieren können. Außerdem können kostspielige Dateneingabefehler vermieden werden.
Onboarding von Mitarbeitern und Offboarding sind Beispiele für Back-Office-Aufgaben, die sich ideal für die Automatisierung eignen. Unternehmen stellen regelmäßig Mitarbeiter ein und entlassen sie. Das Onboarding von Mitarbeitern ist in der Regel ein langwieriger Prozess, der Schulungen, das Sammeln und Ablegen wichtiger Unterlagen, die Gewährung von Zugriffsrechten und die Zuweisung von Ressourcen umfasst. Negative Erfahrungen beim Onboarding können zu einer schlechten Mitarbeiterbindung führen. Ein langwieriger Prozess hält neue Mitarbeiter auch davon ab, einen Beitrag zu leisten und produktiv zu sein.
Der Entlassungsprozess wird von vielen Unternehmen häufig übersehen. Dies ist ein Fehler, der zu Sicherheits- und Rechtsproblemen führt und die Chance verschenkt, bei ausscheidenden Mitarbeitern einen guten letzten Eindruck zu hinterlassen. Sowohl der Onboarding- als auch der Offboarding-Prozess lassen sich mit Workflow-Software automatisiert werden. Unternehmen können zum Beispiel Offboarding-Checklisten erstellen, um den Prozess einheitlich zu gestalten und sicherzustellen, dass alle Anforderungen für jeden ausscheidenden Mitarbeiter erfüllt werden.
Kaufaufträge sind eine weitere zeitraubende Back-Office-Aufgabe. Um eine Genehmigung zu erhalten, muss ein Antrag unter Umständen von mehreren Beteiligten geprüft und unterzeichnet werden. Dieser ineffiziente Prozess kann zu erheblichen Verzögerungen führen. Wenn beispielsweise ein Vorgesetzter nicht im Büro ist, kann es sein, dass er die Anfrage erst nach mehreren Stunden oder Tagen prüft. Oder der Vorgesetzte überprüft die Bestellung nur, um eine Korrektur zu verlangen. Der Antragsteller muss dann eine neue Bestellung ausfüllen und den Prozess von vorne beginnen.
Mit der Automatisierung können Bestellungen automatisch an Vorgesetzte zur Überprüfung weitergeleitet werden. Wenn die Bestellung genehmigt wird, kann eine E-Mail-Benachrichtigung an den Lieferanten zur Genehmigung gesendet werden. Sobald der Lieferant die Bestellung genehmigt hat, wird die Software einen Vertrag generieren, den beide Parteien unterzeichnen können. Nachdem die Waren geliefert oder die Dienstleistungen erbracht wurden, kann der Anforderer die Bestellung abschließen. Durch die Automatisierung wird ein Prozess, der mehrere Tage oder länger dauern kann, fast augenblicklich.
Beispiele für Back-Office-Aufgaben, die sich nicht für die Automatisierung eignen
So umwälzend die Büroautomatisierung auch sein kann, sie ist nicht für jede Back-Office-Aufgabe geeignet. Unternehmen sollten auf die oben genannten Merkmale achten, um zu erkennen, welche Back-Office-Aufgaben sich für die Automatisierung eignen. Back-Office-Aufgaben, die eine menschliche Entscheidungsfindung erfordern, eignen sich im Allgemeinen nicht für die Automatisierung. So können beispielsweise verschiedene Buchhaltungsaufgaben zwar automatisiert werden, aber das Urteilsvermögen eines Buchhaltungsexperten ist durch nichts zu ersetzen.
Aufgaben, die einen starken menschlichen Anteil haben, sind ebenfalls nicht für die Automatisierung geeignet. Wir haben bereits den Entlassungsprozess erwähnt. Einer der wichtigsten Schritte beim Offboarding ist die Durchführung eines Austrittsgesprächs mit dem ausscheidenden Mitarbeiter. Zwar kann der Mitarbeiter gebeten werden, einen Fragebogen auszufüllen, doch entgeht dem Unternehmen damit eine wertvolle Gelegenheit, tiefer in die Arbeitserfahrung des Mitarbeiters einzutauchen und einen bleibenden letzten Eindruck zu hinterlassen.
Back-Office-Automatisierungssoftware
Die Backoffice-Automatisierung bietet Unternehmen leistungsstarke Software-Tools zur Verbesserung der Effizienz und Rentabilität ihrer Backoffice-Prozesse. Es gibt unzählige Beispiele für Back-Office-Aufgaben, die sich ideal für die Automatisierung eignen. Andere Aufgaben sind es nicht und werden auch in Zukunft ein hohes Maß an menschlicher Beteiligung erfordern. Vor der Einführung der Büroautomatisierung muss ein Unternehmen sorgfältig abwägen, wie sich die Automatisierung auf seine bestehenden Prozesse auswirkt.
ProcessMaker bietet branchenführende Software für das Geschäftsprozessmanagement die es Unternehmen leicht macht, die Automatisierung ihrer Back-Office-Prozesse zu testen und zu implementieren.
