8 Exemples d'automatisation des RH

Deux tiers des responsables des ressources humaines affirment que leur département connaît une transformation numérique et une automatisation des RH ; pourtant, seuls 40 % d'entre eux ont un plan pour naviguer sur ce nouveau territoire.

Les ressources humaines s'occupent des offres d'emploi, de la présélection des candidats, de l'intégration, des avantages sociaux, du suivi des performances, de l'externalisation, etc. Lorsqu'une entreprise se développe, possède plusieurs sites ou travaille à distance, il est impossible de survivre sans automatisation.

Les anciens logiciels de RH peuvent nécessiter une programmation personnalisée en plus d'être assez coûteux et complexes. La bonne nouvelle, c'est que l'automatisation des RH est désormais à la fois rentable et facile à déployer. Les solutions se sont étendues au cloud, et il existe des options de code faible ou nul comme ProcessMaker.

Qu'est-ce que l'automatisation des RH ?

L'automatisation des ressources humaines est une technologie qui fonctionne en automatisant les processus récurrents des ressources humaines et en rationalisant les tâches lourdes en documents. Sans sacrifier la qualité, elle réduit considérablement le temps nécessaire pour mener à bien les processus de ressources humaines.

Il peut prendre en charge de nombreuses tâches administratives cruciales telles que l'alimentation des données, la création de dossiers, le partage de documents, la sélection de candidats ayant des compétences spécifiques, le pré-remplissage de formulaires, etc. Lorsqu'elles sont traitées manuellement, ce type de tâches peut prendre des heures.

Pourquoi votre entreprise devrait-elle s'intéresser à l'automatisation des RH ?

L'automatisation des RH offre de nombreux avantages, notamment la réduction des coûts d'impression et de stockage physique tout en offrant un accès pratique aux fichiers en ligne, à tout moment et de n'importe où. 

Lorsque les données sur les employés peuvent être localisées dans un lieu centralisé, cela augmente l'efficacité de la sélection, de l'embauche et de la formation. Tout aussi important, les employés se sentent plus engagés lorsqu'ils ont le temps de se concentrer sur les tâches stratégiques qui contribuent à la réalisation des objectifs de l'entreprise. 

Lorsque l'embarquement est automatisé, les nouvelles recrues peuvent se mettre directement au travail au lieu de passer leur première semaine à fouiller dans des piles de papiers et de formulaires. De plus, les erreurs de saisie de données peuvent être atténuées.

Le gain de temps équivaut également à une réduction des coûts, surtout lorsque l'équipe des RH peut devenir plus productive.

Concentrez-vous sur ce qui compte le plus - vos collaborateurs

En moyenne, le département des ressources humaines dépense 40 % de leur temps à des tâches administratives lourdes comme la récupération de données d'un système et la saisie des informations dans un autre. Si les processus étaient optimisés, les RH pourraient passer plus de temps à rechercher et à retenir les meilleurs talents.

Avec l'automatisation des RH, vous pouvez créer un environnement qui éliminera les biais involontaires - un environnement où vous pouvez vous concentrer sur l'aspect le plus important, les qualifications. En outre, il est assez fréquent que les nouveaux employés perdent un peu de leur ardeur après s'être enlisés dans la paperasserie et la gestion des courriels. 

Pourtant, lorsque vous automatisez vos flux de travail en matière de ressources humaines, les nouveaux employés et les employés de longue date ne se sentiront pas aussi débordés. Presque tous les processus des RH peuvent être accélérés et améliorer instantanément la charge de travail du département des RH tout en renforçant l'engagement des employés qui interagissent avec les RH.

8 exemples courants d'automatisation des RH

1. Embarquement des employés

L'intégration d'un employé est l'une des tâches les plus fastidieuses du département des ressources humaines de façon régulière. De la publication des offres d'emploi à la collecte des CV, en passant par les entretiens et l'accès au réseau pour les nouveaux employés, tous ces processus peuvent être automatisés. L'embauche, rendue possible par l'automatisation des ressources humaines, peut accélérer le processus d'intégration tout en réduisant les coûts associés.

En outre, le suivi, l'analyse et la mesure des performances ne sont pas des processus faciles. Il existe de nombreux cas où les biais et les inefficacités peuvent faire partie du cycle. En revanche, l'automatisation des RH permettra de suivre avec précision les KPI les plus significatifs afin de s'assurer que la contribution de chaque employé est en adéquation avec les objectifs de l'entreprise.

2. Offboarding

L'externalisation n'est pas un processus amusant, ni pour l'employé ni pour l'employeur. Dans certains cas, il peut être ressenti comme gênant et forcé. Néanmoins, les dossiers de licenciement doivent être collectés et traités. En outre, le matériel de l'entreprise doit être comptabilisé, retourné et vérifié. Ensuite, des mesures doivent être prises pour retirer l'employé licencié de la liste de paie et des avantages sociaux. 

Utilisez plutôt l'automatisation pour traiter chacune de ces tâches de manière rapide, fiable et cohérente afin de rendre le processus d'embarquement plus gérable et d'éviter tout problème juridique potentiel.

3. Demandes de congé

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles un membre de l'équipe peut déposer une demande de congé - que ce soit pour une procédure médicale, un congé sabbatique, une formation ou autre. Le traitement de chaque demande de congé est à la fois fastidieux et long. De plus, le temps qu'il faut pour traiter une demande de congé rend plus difficile pour les RH de répondre et d'approuver les demandes en temps voulu.

D'autre part, l'automatisation intelligente peut fournir instantanément des approbations sûres tout en mettant immédiatement à jour les fiches de congé de l'employé. Ainsi, les RH peuvent contrôler et approuver toutes les demandes de congé de manière rapide et efficace, ce qui permet à tout le monde d'être plus satisfait de la commodité du processus. Voir une vidéo sur la création de demandes de congé dans ProcessMaker

4. Les notes de frais

Avant l'automatisation des RH, les administrateurs des RH devaient parcourir diverses feuilles de calcul Excel et des piles de dossiers papier. C'est pourquoi il fallait des jours, voire des semaines, pour trier les notes de frais d'un employé. Même avec un processus manuel axé sur les détails, les dépenses pouvaient être mises à jour et comporter des inexactitudes. Avant qu'un classement puisse avoir lieu, l'équipe des RH devait traiter chaque poste de dépenses dans le système de l'entreprise. Ces dépenses doivent également être examinées et approuvées par le supérieur hiérarchique de l'employé. Ensuite, au service de la comptabilité. C'est le processus qui s'applique quelle que soit la taille de la demande. 

Il n'est pas surprenant que l'arriéré s'agrandisse et provoque frustration et fatigue. Cependant, grâce à l'automatisation des RH, les processus manuels fastidieux sont supprimés tout en diminuant les erreurs comptables et en libérant l'équipe des RH de la participation à des processus obsolètes.

5. Paie

À l'ère de la réglementation gouvernementale, le traitement manuel de la paie augmente de manière exponentielle le risque d'erreur. Au lieu de traiter manuellement, l'automatisation des RH peut offrir des calculs précis, tenir à jour les dossiers de paie pour répondre aux mandats de l'IRS et du ministère américain du travail, et garantir que les employés sont payés infailliblement et à temps.

6. Gestion du temps

Si vous utilisez toujours un système manuel de suivi du temps de travail des employés, on peut dire sans risque que les employés saisissent leurs heures de travail après la fin de la semaine. Souvent, cette forme de suivi du temps est source d'erreurs, car tout le monde ne peut pas se souvenir de tout ce qui s'est passé pendant la journée de travail. Cela ne veut pas dire qu'il y a une mauvaise intention, mais on ne peut pas s'attendre à ce que les gens se souviennent de quelque chose qui n'est pas habituel, comme les rendez-vous chez le médecin, la circulation, les congés pour aller chercher les enfants à l'école et d'autres activités inattendues. Sans automatisation, cela peut devenir un casse-tête considérable lorsqu'il s'agit de la paie.

7. Avantages du personnel

Les avantages sociaux peuvent évoluer au fil du temps pour chaque employé en raison des événements qui changent sa vie, de l'ouverture des inscriptions, etc. Sans compter qu'il est extrêmement difficile de suivre les prestations des employés sur papier et par des processus manuels. Il est temps de réduire les coûts liés à l'administration des avantages sociaux grâce à l'automatisation des RH. Par exemple, vous pouvez automatiser ce qui suit : 

• Admissibilité aux prestations 
• Bénéficier de l'éducation et de la formation 
• Modification des prestations en cas d'événements qui changent la vie, tels qu'un mariage, un divorce, un déménagement, un nouvel enfant ou un nouveau problème de santé
• Inscription ouverte 
• Avantages à l'embarquement 

La gestion des avantages sociaux des salariés ne doit pas nécessairement ressembler à un cauchemar. 

8. Déclaration d'impôt

Le temps consacré à la fiscalité est toujours fatigant pour de nombreuses entreprises, tout comme le respect des obligations fiscales. La bonne nouvelle, c'est que l'automatisation des RH peut donner à votre organisation la possibilité d'évoluer rapidement. L'utilisation de cette plate-forme en nuage peut vous permettre de facturer les taxes appropriées pour vos produits et services, ainsi que les taxes d'utilisation. En outre, vous pouvez automatiser les charges sociales conformément aux lois en vigueur dans chaque État.

En conclusion

Avant de consacrer davantage de ressources à l'embauche d'employés supplémentaires pour gérer vos tâches RH, pensez à l'automatisation de vos processus RH. Alors que les organisations continuent d'évoluer à une vitesse fulgurante, il n'y a aucune raison de rivaliser à un rythme d'escargot en utilisant des processus manuels. Grâce à la plate-forme visuelle de Processmaker, à son interface conviviale et à son assistance inégalée, vous pourriez bien être sur la voie d'un service des ressources humaines rationalisé et optimisé.