8 Ejemplos de automatización de RRHH

Dos tercios de los directores de recursos humanos dicen que su departamento está experimentando la transformación digital y la automatización de los recursos humanos; sin embargo, sólo el 40% tiene un plan para navegar por este nuevo territorio.

Recursos Humanos se encarga de los anuncios de empleo, la selección de candidatos, la incorporación, los beneficios de la empresa, el seguimiento del rendimiento, la incorporación y más. Cuando una empresa escala, tiene múltiples ubicaciones o trabaja a distancia, es imposible sobrevivir sin la automatización.

El software de RRHH heredado puede requerir una programación personalizada además de ser bastante caro y complejo. La buena noticia es que la automatización de RRHH es ahora rentable y fácil de implementar. Las soluciones se han expandido a la nube, y hay opciones de bajo/sin código como ProcessMaker.

¿Qué es la Automatización de RRHH?

La automatización de los recursos humanos es una tecnología que funciona automatizando los procesos recurrentes de recursos humanos y racionalizando las tareas de gran cantidad de documentos. Sin sacrificar la calidad, reduce significativamente el tiempo necesario para completar los procesos de recursos humanos.

Puede encargarse de muchas tareas administrativas cruciales, como alimentar datos, crear archivos, compartir documentos, seleccionar candidatos con conocimientos específicos, rellenar previamente formularios y más. Cuando se procesan manualmente, este tipo de tareas pueden llevar horas y horas.

¿Por qué debería preocuparse su empresa por la automatización de los recursos humanos?

La automatización de los recursos humanos ofrece muchas ventajas, entre ellas la de ayudar a reducir los costos de impresión y de almacenamiento físico y, al mismo tiempo, ofrecer un acceso conveniente a los archivos en línea en cualquier momento y desde cualquier lugar. 

Cuando los datos de los empleados se pueden ubicar en un lugar centralizado, aumenta la eficiencia de la selección, la contratación y la capacitación. Igualmente importante es que los empleados se sienten más comprometidos cuando tienen tiempo para concentrarse en tareas estratégicas que ayudan a impulsar los objetivos comerciales de la empresa. 

Cuando la incorporación está automatizada, los nuevos contratados pueden ir directamente al trabajo en lugar de pasar su primera semana rebuscando entre montones de papeles y formularios. Y, los errores de entrada de datos pueden ser mitigados.

El ahorro de tiempo equivale a la reducción de costes también, especialmente cuando el equipo de RRHH puede ser más productivo.

Concéntrate en lo que más importa, tu gente.

En promedio, el departamento de RRHH pasa El 40% de su tiempo en tareas administrativas onerosas como la recuperación de datos de un sistema y la introducción de la información en otro. Si se optimizaran los procesos, los recursos humanos podrían dedicar más tiempo a la búsqueda y retención de los mejores talentos.

Con la automatización de RR.HH., puedes crear un entorno que elimine los prejuicios involuntarios, uno en el que puedas centrarte en el aspecto más importante, las cualificaciones. Además, es bastante común que los nuevos empleados pierdan algo de su entusiasmo después de haberse empantanado en rellenar el papeleo y gestionar los correos electrónicos. 

Sin embargo, cuando automatice sus flujos de trabajo de RRHH, las nuevas contrataciones y los empleados veteranos no se sentirán tan abrumados. Casi cualquier proceso de RR.HH. puede ponerse en marcha por la vía rápida y mejorar instantáneamente la carga de trabajo del departamento de RR.HH., a la vez que mejora el compromiso de los empleados que interactúan con RR.HH.

8 ejemplos comunes de automatización de RRHH

1. Empleado a bordo

La incorporación de los empleados es una de las tareas más tediosas del departamento de recursos humanos. de forma regular. Desde la publicación del trabajo hasta la recolección de currículums, pasando por las entrevistas y el acceso a la red de nuevos empleados, todos estos procesos pueden ser automatizados. La contratación, impulsada por la automatización de los recursos humanos, puede acelerar el proceso de incorporación y reducir los costos asociados.

Además, monitorear, analizar y medir el rendimiento no es un proceso fácil. Hay muchos casos en los que los sesgos y las ineficiencias pueden formar parte del ciclo. Por el contrario, la automatización de RRHH hará un seguimiento preciso de los KPI más significativos para asegurar que la contribución de cada empleado esté alineada con los objetivos de la empresa.

2. Offboarding

El traslado no es un proceso divertido ni para el empleado ni para el empleador. En algunos casos, puede sentirse incómodo y forzado. Sin embargo, los archivos de despido deben ser recogidos y procesados. Además, el equipo de la empresa debe ser contabilizado, devuelto y auditado. A continuación, se deben tomar medidas para eliminar al empleado despedido de la nómina y los beneficios. 

En su lugar, utilice la automatización para procesar cada una de esas tareas de manera rápida, fiable y coherente para hacer más manejable el proceso de salida y evitar que se produzca cualquier posible problema jurídico.

3. Solicitudes de vacaciones

Hay muchas razones por las que un miembro del equipo puede presentar una solicitud de licencia, ya sea para un procedimiento médico, sabático, educativo o de otro tipo. Procesar cada solicitud de licencia es tedioso y lleva mucho tiempo. Además, el tiempo que lleva hace más difícil que Recursos Humanos responda y apruebe las solicitudes a tiempo.

Por otro lado, la automatización inteligente puede proporcionar aprobaciones seguras al instante mientras actualiza los registros de las licencias de los empleados inmediatamente. Así, RRHH puede controlar y aprobar todas las solicitudes de permisos de forma rápida y más eficiente, dejando a todos más satisfechos con la comodidad del proceso. Ver un vídeo de la creación de solicitudes de permisos en ProcessMaker

4. Reclamaciones de gastos

Antes de la automatización de RR.HH., los administradores de RR.HH. tenían que escanear varias hojas de cálculo de Excel y pilas de archivos de papel. Por eso tardaban días, si no semanas, en clasificar los registros de gastos de un empleado. Incluso con un proceso manual orientado a los detalles, los gastos tenían el potencial de aparecer actualizados y con inexactitudes. Antes de que se produjera cualquier archivo, el equipo de RRHH tendría que procesar cada elemento de gasto en el sistema de la empresa. También tendría que ser revisado y aprobado por el gerente del empleado. A continuación, en el departamento de contabilidad. Este es el proceso independientemente del tamaño de la reclamación. 

No es de extrañar que el retraso se multiplique causando frustración y fatiga. Sin embargo, con la automatización de RRHH, se eliminan los tediosos procesos manuales al mismo tiempo que se reducen los errores de contabilidad y se libera al equipo de RRHH de participar en procesos anticuados.

5. Nómina

En la era de la regulación gubernamental, el procesamiento manual de las nóminas aumenta exponencialmente el riesgo de error. En lugar de procesar a mano, la automatización de RR.HH. puede ofrecer cálculos precisos, mantener los registros de la nómina para cumplir con los mandatos del IRS y el Departamento de Trabajo de los EE.UU., y asegurar que los empleados sean pagados de manera infalible y a tiempo.

6. Gestión del tiempo

Si todavía usas un rastreador manual de tiempo de empleados, entonces es seguro decir que los empleados ingresan sus horas de trabajo después de la semana. A menudo, esta forma de rastreo de tiempo está llena de errores ya que no todos pueden recordar todo lo que ha sucedido durante el día de trabajo. Sin querer implicar ninguna mala intención, pero no se puede esperar que la gente recuerde algo que no es típico, como las citas con el médico, el tráfico, el tiempo libre para recoger a sus hijos de la escuela y otras actividades inesperadas. Sin la automatización, esto puede convertirse en un importante dolor de cabeza cuando llega la hora de la nómina.

7. 7. Prestaciones para los empleados

Los beneficios de los empleados a lo largo del tiempo pueden estar en un estado constante de cambio para cada empleado debido a eventos que cambian la vida, la inscripción abierta y más. Sin mencionar que el seguimiento de los beneficios de los empleados a través de papel y procesos manuales es extraordinariamente difícil. Es hora de mitigar los costos asociados con la administración de beneficios a través de la automatización de RRHH. Por ejemplo, se puede automatizar lo siguiente: 

• Elegibilidad de los beneficios 
• Beneficiar la educación y la formación 
• Modificación de beneficios para eventos que cambien la vida como un matrimonio, divorcio, mudanza, un nuevo hijo o un nuevo problema de salud
• Inscripción abierta 
• Beneficio de la incorporación 

La gestión de los beneficios de los empleados no tiene que parecer una pesadilla. 

8. Declaración de impuestos.

El tiempo de los impuestos siempre es cansado para muchas compañías, como lo es el cumplimiento de los impuestos. La buena noticia es que la automatización de RRHH puede dar a su organización la oportunidad de escalar rápidamente. El uso de esta plataforma basada en la nube puede asegurar que usted cobre los impuestos correctos para sus productos y servicios, así como los impuestos de uso. Además, puede automatizar los impuestos sobre la nómina de acuerdo con las leyes de cada estado.

En conclusión

Antes de gastar más recursos en la contratación de empleados adicionales para gestionar sus tareas de RRHH, piense en la automatización de sus procesos de RRHH. A medida que las organizaciones continúan avanzando a una velocidad vertiginosa, no hay razón para competir a paso de caracol usando procesos manuales. Con la plataforma visual de Processmaker, la interfaz de fácil uso y el apoyo sin igual, usted podría estar en camino hacia un departamento de RRHH racionalizado y optimizado.