Zwei Drittel der Personalleiter geben an, dass ihre Abteilung von der digitalen Transformation und der HR-Automatisierung betroffen ist, doch nur 40 % haben einen Plan, um sich in diesem neuen Gebiet zurechtzufinden.
Die Personalabteilung kümmert sich um Stellenausschreibungen, Bewerberscreenings, Onboarding, Unternehmensleistungen, Leistungsverfolgung, Offboarding und mehr. Wenn ein Unternehmen skaliert, mehrere Standorte hat oder aus der Ferne arbeitet, ist es unmöglich, ohne Automatisierung zu überleben.
Ältere HR-Software erfordert möglicherweise eine individuelle Programmierung und ist zudem recht teuer und komplex. Die gute Nachricht ist, dass HR-Automatisierung heute sowohl kostengünstig als auch einfach zu implementieren ist. Die Lösungen haben sich auf die Cloud ausgeweitet, und es gibt Low-/Ono-Code-Optionen wie ProcessMaker.
Was ist HR-Automatisierung?
HR-Automatisierung ist eine Technologie, die wiederkehrende Prozesse im Personalwesen automatisiert und dokumentenlastige Aufgaben rationalisiert. Ohne Qualitätseinbußen wird die Zeit, die für die Abwicklung von HR-Prozessen benötigt wird, erheblich verkürzt.
Es kann viele wichtige Verwaltungsaufgaben übernehmen, z. B. die Eingabe von Daten, die Erstellung von Dateien, die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, die Auswahl von Bewerbern mit bestimmten Fähigkeiten, das Vorausfüllen von Formularen und vieles mehr. Bei manueller Bearbeitung können diese Aufgaben Stunden in Anspruch nehmen.
Warum sollte sich Ihr Unternehmen mit HR-Automatisierung befassen?
Die Automatisierung des Personalwesens bietet viele Vorteile, wie z. B. die Verringerung der Druck- und physischen Lagerkosten und den bequemen Zugriff auf Online-Dateien zu jeder Zeit und von jedem Ort aus.
Wenn Mitarbeiterdaten an einem zentralen Ort gespeichert werden können, erhöht dies die Effizienz von Auswahl, Einstellung und Schulung. Ebenso wichtig ist, dass die Mitarbeiter sich engagierter fühlen, wenn sie Zeit haben, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren, die die Geschäftsziele des Unternehmens voranbringen.
Wenn das Onboarding automatisiert ist, können neue Mitarbeiter direkt mit der Arbeit beginnen, anstatt sich in der ersten Woche durch Stapel von Papierkram und Formularen zu wühlen. Außerdem können Fehler bei der Dateneingabe vermieden werden.
Die Zeitersparnis kommt auch einer Kostenreduzierung gleich, vor allem wenn das HR-Team produktiver werden kann.
Konzentrieren Sie sich auf das, was am wichtigsten ist - Ihre Mitarbeiter
Im Durchschnitt verbringt die Personalabteilung 40 % ihrer Zeit mit lästigen Verwaltungsaufgaben wie das Abrufen von Daten aus einem System und die Eingabe der Informationen in ein anderes. Würden die Prozesse optimiert, könnte die Personalabteilung mehr Zeit für die Suche nach und die Bindung von Spitzenkräften aufwenden.
Mit der Automatisierung des Personalwesens können Sie ein Umfeld schaffen, das unbeabsichtigte Voreingenommenheit ausschließt - ein Umfeld, in dem Sie sich auf das Wichtigste konzentrieren können: die Qualifikationen. Außerdem verlieren neue Mitarbeiter nicht selten ihren Eifer, wenn sie mit dem Ausfüllen von Papierkram und der Verwaltung von E-Mails überfordert sind.
Doch wenn Sie Ihre HR-Arbeitsabläufe automatisieren, fühlen sich neue Mitarbeiter und langjährige Angestellte nicht mehr so überfordert. Fast jeder HR-Prozess kann auf die Überholspur gebracht werden und die Arbeitsbelastung der HR-Abteilung sofort verbessern, während das Engagement der Mitarbeiter, die mit der HR-Abteilung interagieren, erhöht wird.
8 gängige Beispiele für HR-Automatisierung
1. Einarbeitung der Mitarbeiter
DasOnboarding von Mitarbeitern ist eine der mühsamsten Aufgaben, die die Personalabteilung regelmäßig übernimmt. Von der Stellenausschreibung über das Sammeln von Lebensläufen bis hin zu Vorstellungsgesprächen und der Gewährung des Netzwerkzugangs für neue Mitarbeiter - all diese Prozesse können automatisiert werden. Eine automatisierte Einstellung kann den Onboarding-Prozess beschleunigen und gleichzeitig die damit verbundenen Kosten senken.
Darüber hinaus ist die Überwachung, Analyse und Messung der Leistung kein einfacher Prozess. Es gibt viele Fälle, in denen Verzerrungen und Ineffizienzen Teil des Zyklus werden können. Im Gegensatz dazu wird die HR-Automatisierung die aussagekräftigsten KPIs genau verfolgen, um sicherzustellen, dass der Beitrag jedes Mitarbeiters mit den Unternehmenszielen übereinstimmt.
2. Offboarding
Offboarding ist weder für den Arbeitnehmer noch für den Arbeitgeber ein angenehmer Prozess. In manchen Fällen kann er sich unangenehm und erzwungen anfühlen. Nichtsdestotrotz müssen die Kündigungsunterlagen gesammelt und bearbeitet werden. Darüber hinaus muss die Unternehmensausrüstung erfasst, zurückgegeben und geprüft werden. Als Nächstes müssen Schritte unternommen werden, um den gekündigten Mitarbeiter von der Gehaltsliste und den Sozialleistungen zu streichen.
Nutzen Sie stattdessen die Automatisierung, um jede einzelne dieser Aufgaben schnell, zuverlässig und konsistent zu erledigen, um den Entlassungsprozess überschaubarer zu machen und mögliche rechtliche Probleme zu vermeiden.
3. Urlaubsanträge
Es gibt viele Gründe, warum ein Teammitglied einen Urlaubsantrag stellen kann - sei es für eine medizinische Behandlung, ein Sabbatical, eine Fortbildung oder etwas anderes. Die Bearbeitung jedes Urlaubsantrags ist sowohl mühsam als auch zeitaufwändig. Außerdem erschwert der Zeitaufwand der Personalabteilung die rechtzeitige Beantwortung und Genehmigung von Anträgen.
Auf der anderen Seite kann eine intelligente Automatisierung sichere Genehmigungen in kürzester Zeit liefern und die Urlaubsdaten des Mitarbeiters sofort aktualisieren. So kann die Personalabteilung alle Urlaubsanträge zügig und effizient überwachen und genehmigen, so dass alle Beteiligten mit der Bequemlichkeit des Prozesses zufrieden sind. Sehen Sie sich ein Video über die Erstellung von Urlaubsanträgen in ProcessMaker an
4. Spesenabrechnungen
Vor der Automatisierung der Personalverwaltung mussten die Personalverantwortlichen verschiedene Excel-Tabellen und Stapel von Papierakten durchforsten. Deshalb dauerte es Tage, wenn nicht Wochen, um die Spesenabrechnungen eines Mitarbeiters zu sichten. Selbst bei einem detailorientierten manuellen Prozess konnten die Ausgaben veraltet und ungenau sein. Bevor eine Ablage erfolgen konnte, musste die Personalabteilung jeden Spesenposten in das System des Unternehmens einpflegen. Außerdem musste sie vom Vorgesetzten des Mitarbeiters geprüft und genehmigt werden. Als Nächstes kommt die Buchhaltung an die Reihe. Dieser Prozess ist unabhängig von der Höhe des Anspruchs.
Kein Wunder, dass sich der Rückstand in die Höhe schraubt und zu Frustration und Ermüdung führt. Mit der HR-Automatisierung werden jedoch mühsame manuelle Prozesse beseitigt, während gleichzeitig die Zahl der Buchungsfehler sinkt und das HR-Team von der Teilnahme an veralteten Prozessen entlastet wird.
5. Gehaltsabrechnung
Im Zeitalter der staatlichen Regulierung erhöht die manuelle Bearbeitung der Gehaltsabrechnung das Fehlerrisiko exponentiell. Anstelle der manuellen Verarbeitung kann die HR-Automatisierung genaue Berechnungen bieten, die Lohn- und Gehaltsabrechnungen so führen, dass sie den Vorgaben der IRS und des US-Arbeitsministeriums entsprechen, und sicherstellen, dass die Mitarbeiter zielsicher und pünktlich bezahlt werden.
6. Zeitmanagement
Wenn Sie immer noch eine manuelle Zeiterfassung verwenden, dann ist es sicher, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden erst nach Ablauf der Woche eintragen. Diese Form der Zeiterfassung ist oft sehr fehleranfällig, da sich nicht jeder an alles erinnern kann, was während des Arbeitstages passiert ist. Ich will niemandem eine böse Absicht unterstellen, aber man kann nicht erwarten, dass sich Menschen an alles erinnern, was nicht typisch ist, wie z. B. Arzttermine, Staus, das Abholen der Kinder von der Schule und andere unerwartete Aktivitäten. Ohne Automatisierung kann dies zu erheblichen Kopfschmerzen führen, wenn es Zeit für die Lohnabrechnung ist.
7. Leistungen für Arbeitnehmer
Die Leistungen für Mitarbeiter können sich im Laufe der Zeit für jeden Mitarbeiter ständig ändern, z. B. aufgrund von Ereignissen, die das Leben verändern, oder aufgrund von Einschreibungsfristen. Ganz zu schweigen davon, dass es außerordentlich schwierig ist, die Leistungen für die Mitarbeiter auf Papier und manuell zu erfassen. Es ist an der Zeit, die mit der Verwaltung von Sozialleistungen verbundenen Kosten durch HR-Automatisierung zu senken. Zum Beispiel können Sie Folgendes automatisieren:
- Anspruchsberechtigung
- Profitieren Sie von Bildung und Ausbildung
- Leistungsänderung bei lebensverändernden Ereignissen wie Heirat, Scheidung, Umzug, ein neues Kind oder ein neues Gesundheitsproblem
- Offene Immatrikulation
- Onboarding von Vorteilen
Die Verwaltung von Sozialleistungen muss sich nicht wie ein Alptraum anfühlen.
8. Steueranmeldung
Die Steuerzeit ist für viele Unternehmen immer mühsam, ebenso wie die Einhaltung der Steuervorschriften. Die gute Nachricht ist, dass die HR-Automatisierung Ihrem Unternehmen die Möglichkeit gibt, schnell zu skalieren. Mit dieser cloudbasierten Plattform können Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Steuern für Ihre Produkte und Dienstleistungen sowie die Nutzungssteuern berechnen. Darüber hinaus können Sie die Lohnsteuer in Übereinstimmung mit den Gesetzen der einzelnen Bundesländer automatisieren.
Zusammenfassend
Bevor Sie mehr Ressourcen für die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter zur Verwaltung Ihrer Personalaufgaben ausgeben, sollten Sie über die Automatisierung Ihrer Personalprozesse nachdenken. Es gibt keinen Grund, mit manuellen Prozessen im Schneckentempo zu konkurrieren, da sich die Unternehmen weiterhin rasant entwickeln. Mit der visuellen Plattform von Processmaker, der benutzerfreundlichen Oberfläche und dem unübertroffenen Support könnten Sie auf dem Weg zu einer rationalisierten und optimierten Personalabteilung sein.
