6 conseils pour améliorer votre processus de demande d'autorisation

Les demandes d'autorisation sont une réalité dans la plupart des entreprises, et il en existe de nombreux types. Les autorisations peuvent être demandées pour l'achat de matériel, la demande de congés payés ou la réservation d'un véhicule de la flotte, par exemple. Les processus de demande d'autorisation peuvent avoir des détails différents, mais ils comprennent généralement des étapes similaires : quelqu'un demande que quelque chose soit autorisé, une personne ayant le pouvoir d'approbation examine la demande, puis l'accorde ou la refuse.
Lorsque la procédure de demande d'autorisation est byzantine ou comporte plusieurs étapes manuelles, comme le remplissage d'un formulaire papier et sa remise à quelqu'un, elle risque fort de s'enliser et d'imposer à votre personnel une charge de travail considérable qui n'ajoute rien aux résultats de l'entreprise. Heureusement, il existe des moyens simples d'améliorer le processus de demande d'autorisation. Voici six conseils pour y parvenir.

1. Soyez honnête au sujet des lacunes de votre processus actuel de demande d'autorisation
Pensez à l'époque où votre entreprise a mis au point la procédure actuelle d'autorisation de demande de congé payé, par exemple. À l'époque, l'entreprise ne comptait peut-être que cinq ou six personnes, et vous pouviez simplement demander si quelqu'un avait des conflits d'intérêts au moment où il voulait prendre des vacances. Plus tard, vous avez peut-être élaboré un formulaire papier pour ce faire, afin de disposer de documents au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise. Mais aujourd'hui, le traitement de ces formulaires papier prend un temps fou. Il doit y avoir un meilleur moyen.

2. Définissez votre processus "idéal" de demande d'autorisation
En règle générale, la procédure de demande idéale est la suivante : un employé fait une demande sur le réseau de l'entreprise, les autorités d'approbation savent immédiatement qu'une demande a été faite et l'approbation ou le refus de la demande est transmis rapidement sur le réseau. Il n'y a pas de papier à suivre, et l'ensemble du processus se déroule beaucoup plus rapidement. Peut-être que les demandes approuvées transmettront automatiquement les données pertinentes à d'autres systèmes. Par exemple, la demande approuvée d'un véhicule de la flotte pourrait automatiquement entrer les informations relatives à l'employé du demandeur dans la base de données du gestionnaire de transport.

3. Déterminez les différences entre votre processus actuel et votre processus idéal
Quelles sont les différences entre votre processus actuel de demande d'autorisation et le processus parfait que vous envisagez ? Implique-t-il moins de personnes et moins de travail ? Intègre-t-il des données importantes pour tous les services ? Le processus dure-t-il une semaine et se réduit-il à une journée ? Évaluez pourquoi votre processus idéal est meilleur et notez ce que vous découvrez. Comment les étapes maladroites et inefficaces du processus actuel peuvent-elles être simplifiées, accélérées et améliorées grâce à la technologie ou en éliminant les étapes inutiles ?

4. Déterminer les étapes qui peuvent être automatisées
Ce n'est pas parce que la signature de quelqu'un était requise sur papier qu'il doit toujours en être ainsi. Lorsque les autorités d'approbation sont les seules à avoir accès à la partie approbation d'un flux de travail, leur approbation ou refus électronique fait la même chose, mais plus rapidement. Ou, au lieu de demander aux employés administratifs de noter les noms des fournitures dont leur service a besoin, vous pourriez créer une feuille de codes QR correspondant aux fournitures couramment commandées et créer un processus de commande qui est principalement pris en charge par un balayage rapide des codes QR.

5. Testez d'abord votre nouveau processus à petite échelle
Vous souhaiterez peut-être que toute votre organisation utilise une procédure de demande d'autorisation améliorée, mais il est préférable d'essayer la nouvelle procédure dans un seul service pour voir comment elle fonctionne et s'il y a des conséquences imprévues. Si vous découvrez des problèmes, vous pouvez les corriger avant de déployer la procédure à tout le monde. Une fois que vous avez mis en place la nouvelle procédure de demande d'autorisation, surveillez les résultats. Les demandes sont-elles approuvées plus rapidement ? Existe-t-il une piste d'audit utile en cas de problème ? Combien d'argent économisez-vous sur des ressources comme le papier, l'encre et le temps ?

6. Réévaluer périodiquement les flux de travail
Les flux de travail doivent être en constante amélioration, et ce qui fonctionne bien aujourd'hui ne sera peut-être pas idéal l'année prochaine. Un nouveau règlement pourrait entrer en vigueur, ou une technologie plus avancée pourrait voir le jour, vous permettant d'automatiser davantage d'étapes. Réévaluez les processus automatisés tous les six mois environ, ou à chaque fois qu'il y a une mise à niveau technologique importante ou lorsqu'un nouveau règlement entre en vigueur. Avec le bon logiciel de gestion des flux de travail, vous pouvez affiner les processus existants selon vos besoins sans avoir à repartir de zéro.

Il ne nécessite pas d'initiative majeure en matière de TI
La création de processus automatisés de demande d'autorisation (ou d'autres processus) ne nécessite pas l'embauche d'un programmeur ou le retrait d'un de vos informaticiens d'un projet. ProcessMaker est un logiciel de flux de travail à code source ouvert destiné à être utilisé par des personnes non techniques qui souhaitent simplement améliorer les flux de travail. Essayez-le vous-même. Vous pouvez essayer gratuitement la ProcessMaker Enterprise Edition ou télécharger la ProcessMaker Community Edition dès maintenant et constater par vous-même combien c'est facile.