6 consejos para mejorar el proceso de solicitud de autorización
Las solicitudes de autorización son un hecho en la mayoría de los negocios, y hay muchos tipos diferentes. Se pueden solicitar autorizaciones para comprar equipo, solicitar tiempo libre pagado o reservar un vehículo de flota, por ejemplo. Los procesos de solicitud de autorización pueden tener detalles diferentes, pero generalmente incluyen pasos similares: alguien solicita que se autorice algo, alguien con autoridad de aprobación considera la solicitud y luego la concede o la niega.
Cuando el proceso de solicitud de autorización es bizantino o incluye varios pasos manuales como rellenar un formulario en papel y entregárselo a alguien, tiene muchas posibilidades de empantanarse y cargar a su personal con un montón de trabajo que no contribuye a la rentabilidad de la empresa. Afortunadamente, hay algunas maneras fáciles de mejorar el proceso de solicitud de autorización. Aquí hay 6 consejos para hacerlo.
1. Sea honesto sobre las deficiencias de su actual proceso de solicitud de autorización
Piense en cuando su compañía se le ocurrió el proceso de autorización de la solicitud actual para, digamos, solicitar tiempo libre remunerado. Tal vez entonces la compañía sólo tenía cinco o seis personas, y podrías simplemente preguntar si alguien tenía conflictos en el momento en que alguien quería tomar vacaciones. Más tarde, tal vez se le ocurrió un formulario en papel para hacer esto, para tener la documentación a medida que su empresa crecía. Pero ahora, el manejo de esos formularios de papel toma una cantidad desmesurada de tiempo. Tiene que haber una mejor manera.
2. 2. Planificar el proceso "ideal" de solicitud de autorización
Normalmente, el proceso ideal de solicitud incluye que un empleado haga una solicitud a través de la red de la empresa, que las autoridades de aprobación sepan inmediatamente que se ha hecho una solicitud y que la entrega de su aprobación o denegación tenga lugar a través de la red con prontitud. No hay papel que seguir, y todo el proceso se lleva a cabo mucho más rápido. Tal vez las solicitudes aprobadas entregarían automáticamente los datos pertinentes a otros sistemas. Digamos que la solicitud aprobada de un vehículo de flota de alguien podría introducir automáticamente la información de los empleados del solicitante en la base de datos del gerente de transporte.
3. Determinar las diferencias entre su proceso existente y el ideal
¿Cuáles son las diferencias entre el proceso de solicitud de autorización actual y el proceso perfecto que usted prevé? ¿Implica menos personas y menos trabajo? ¿Integra datos importantes en todos los departamentos? ¿Toma un proceso de una semana y lo reduce a un día? Evalúe por qué su proceso ideal es mejor y escriba lo que descubra. ¿Cómo pueden simplificarse, acelerarse y mejorarse los pasos torpes e ineficientes del proceso actual a través de la tecnología o eliminando los pasos innecesarios?
4. Determinar qué pasos pueden ser automatizados
Sólo porque la firma de alguien solía ser requerida en papel no significa que siempre tenga que ser así. Cuando las autoridades de aprobación son las únicas que tienen acceso a la parte de aprobación de un flujo de trabajo, su aprobación o denegación electrónica hace lo mismo, sólo que más rápido. O, en lugar de hacer que los trabajadores administrativos escriban los nombres de los suministros que su departamento necesita, se podría crear una hoja de códigos QR correspondientes a los suministros pedidos comúnmente y crear un proceso de pedido que se realiza principalmente con un rápido escaneo de códigos QR.
5. Pruebe primero su nuevo proceso a pequeña escala
Es posible que, en última instancia, desee que toda su organización utilice un proceso mejorado de solicitud de autorización, pero lo mejor es probar el nuevo procedimiento en un departamento para ver cómo funciona y si hay alguna consecuencia imprevista. Si descubre problemas, puede corregirlos antes de extender el proceso a todo el mundo. Una vez que haya puesto en marcha el nuevo proceso de solicitud de autorización, supervise los resultados. ¿Se aprueban más rápido las solicitudes? ¿Existe una pista de auditoría útil si surgen problemas? ¿Cuánto dinero ahorra en recursos como papel, tinta y tiempo?
6. Reevaluar periódicamente los flujos de trabajo
Los flujos de trabajo deben ser sobre la mejora continua, y lo que funciona maravillosamente hoy puede no ser ideal el próximo año. Podría entrar en vigor una nueva regulación, o podría aparecer una tecnología más avanzada que permitiera automatizar más pasos. Reevaluar los procesos automatizados cada seis meses más o menos, o cada vez que haya una actualización tecnológica importante o cuando entre en vigor una nueva regulación. Con el software de flujo de trabajo adecuado, puede afinar los procesos existentes según sea necesario sin tener que empezar de nuevo desde cero.
No requiere una iniciativa importante de tecnología de la información
La creación de procesos de solicitud de autorización automatizados (u otros procesos) no requiere contratar a un programador o sacar a uno de sus informáticos de un proyecto. ProcessMaker es un software de flujo de trabajo de código abierto hecho para ser usado por personas no técnicas que simplemente quieren mejores flujos de trabajo. Pruébelo usted mismo. Puede probar ProcessMaker Enterprise Edition de forma gratuita o descargar ProcessMaker Community Edition ahora mismo y ver por sí mismo lo fácil que es.
