Genehmigungsanträge gehören in den meisten Unternehmen zum Alltag, und es gibt viele verschiedene Arten davon. Genehmigungen können z. B. für den Kauf von Geräten, die Beantragung von bezahlter Freistellung oder die Reservierung eines Flottenfahrzeugs beantragt werden. Die Abläufe bei der Beantragung von Genehmigungen können sich im Detail unterscheiden, umfassen aber in der Regel ähnliche Schritte: Jemand beantragt die Genehmigung für etwas, jemand mit Genehmigungsbefugnis prüft den Antrag und gewährt oder verweigert ihn dann.
Wenn der Genehmigungsprozess umständlich ist oder mehrere manuelle Schritte umfasst, wie das Ausfüllen eines Papierformulars und die Übergabe an einen Mitarbeiter, besteht die Gefahr, dass er sich verzettelt und Ihre Mitarbeiter mit einer Menge Arbeit belastet werden, die sich nicht positiv auf den Gewinn des Unternehmens auswirkt. Glücklicherweise gibt es einige einfache Möglichkeiten, den Prozess der Genehmigungsanfrage zu verbessern. Hier sind 6 Tipps dazu.
1. Seien Sie ehrlich über die Unzulänglichkeiten Ihres derzeitigen Genehmigungsverfahrens
Denken Sie daran, wie Ihr Unternehmen das derzeitige Genehmigungsverfahren für die Beantragung von bezahltem Urlaub eingeführt hat. Vielleicht hatte das Unternehmen damals nur fünf oder sechs Mitarbeiter, und Sie konnten einfach fragen, ob jemand zu der Zeit, zu der er Urlaub nehmen wollte, Konflikte hatte. Später haben Sie vielleicht ein Papierformular für diesen Vorgang entwickelt, damit Sie eine Dokumentation haben, wenn Ihr Unternehmen wächst. Aber jetzt nimmt die Bearbeitung dieser Papierformulare unverhältnismäßig viel Zeit in Anspruch. Es muss doch eine bessere Lösung geben.
2. Skizzieren Sie Ihren "idealen" Prozess für Genehmigungsanfragen
In der Regel sieht Ihr idealer Antragsprozess so aus, dass ein Mitarbeiter einen Antrag über das Unternehmensnetzwerk stellt, dass die Genehmigungsbehörden sofort wissen, dass ein Antrag gestellt wurde, und dass die Genehmigung oder Ablehnung umgehend über das Netzwerk erfolgt. Man muss sich nicht mehr um Papier kümmern, und der gesamte Prozess läuft viel schneller ab. Vielleicht würden genehmigte Anträge automatisch relevante Daten an andere Systeme liefern. Angenommen, ein genehmigter Antrag auf ein Flottenfahrzeug könnte automatisch die Mitarbeiterdaten des Antragstellers in die Datenbank des Transportmanagers eingeben.
3. Ermitteln Sie die Unterschiede zwischen Ihrem bestehenden und Ihrem idealen Prozess
Was sind die Unterschiede zwischen Ihrem derzeitigen Genehmigungsverfahren und dem perfekten Verfahren, das Sie sich vorstellen? Sind weniger Mitarbeiter und weniger Arbeitsaufwand erforderlich? Werden dabei wichtige Daten abteilungsübergreifend integriert? Wird ein wochenlanger Prozess auf einen Tag verkürzt? Überlegen Sie, warum Ihr idealer Prozess besser ist, und schreiben Sie auf, was Sie entdeckt haben. Wie können die klobigen, ineffizienten Schritte des heutigen Prozesses durch Technologie oder durch die Beseitigung unnötiger Schritte vereinfacht, beschleunigt und verbessert werden?
4. Bestimmen Sie, welche Schritte automatisiert werden können
Nur weil früher die Unterschrift eines Mitarbeiters auf Papier erforderlich war, muss dies nicht immer so bleiben. Wenn die Genehmigungsbehörden die einzigen sind, die Zugriff auf den Genehmigungsteil eines Arbeitsablaufs haben, bewirkt ihre elektronische Genehmigung oder Verweigerung das Gleiche, nur schneller. Anstatt die Verwaltungsmitarbeiter zu bitten, die Namen der von ihrer Abteilung benötigten Materialien aufzuschreiben, könnten Sie ein Blatt mit QR-Codes für häufig bestellte Materialien erstellen und einen Bestellvorgang einrichten, der größtenteils mit einem schnellen QR-Code-Scan erledigt wird.
5. Probieren Sie Ihr neues Verfahren zunächst in kleinem Rahmen aus
Vielleicht möchten Sie, dass Ihr gesamtes Unternehmen ein verbessertes Verfahren für Genehmigungsanträge anwendet, aber es ist am besten, das neue Verfahren in einer Abteilung auszuprobieren, um zu sehen, wie es funktioniert und ob es unvorhergesehene Konsequenzen gibt. Wenn Sie Probleme entdecken, können Sie diese beheben, bevor Sie das Verfahren für alle einführen. Sobald Sie das neue Genehmigungsverfahren eingeführt haben, überwachen Sie die Ergebnisse. Werden die Anträge schneller genehmigt? Gibt es einen hilfreichen Prüfpfad, wenn Probleme auftreten? Wie viel Geld sparen Sie an Ressourcen wie Papier, Tinte und Zeit?
6. Regelmäßige Neubewertung der Arbeitsabläufe
Arbeitsabläufe sollten ständig verbessert werden, und was heute gut funktioniert, ist im nächsten Jahr vielleicht nicht mehr ideal. Es könnte eine neue Vorschrift in Kraft treten oder eine fortschrittlichere Technologie entwickelt werden, die es Ihnen ermöglicht, weitere Schritte zu automatisieren. Überprüfen Sie automatisierte Prozesse etwa alle sechs Monate oder immer dann, wenn es ein größeres technologisches Upgrade gibt oder wenn eine neue Vorschrift in Kraft tritt. Mit der richtigen Workflow-Software können Sie bestehende Prozesse nach Bedarf optimieren, ohne von Grund auf neu beginnen zu müssen.
Es erfordert keine große IT-Initiative
Um automatisierte Prozesse für Genehmigungsanträge (oder andere Prozesse) zu erstellen, muss kein Programmierer eingestellt oder einer Ihrer IT-Mitarbeiter von einem Projekt abgezogen werden. ProcessMaker ist eine Open-Source-Workflow-Software, die auch von technisch nicht versierten Personen genutzt werden kann, die einfach bessere Arbeitsabläufe wünschen. Probieren Sie es selbst aus. Sie können die ProcessMaker Enterprise Edition kostenlos ausprobieren oder die ProcessMaker Community Edition jetzt herunterladen und sich selbst davon überzeugen, wie einfach es ist.
