Geschäftsprozessmanagement (BPM) lässt sich am besten als eine Geschäftstätigkeit definieren, die durch Methoden und ein genau definiertes Verfahren gekennzeichnet ist. BPM-Software erleichtert die Identifizierung und Änderung bestehender Geschäftsprozesse, um einen gewünschten und vermutlich verbesserten Zustand in der Zukunft zu erreichen. Darüber hinaus geht es um die Einrichtung und Ausführung effektiverer Geschäftsabläufe.
Aufschlüsselung des Geschäftsprozessmanagements (BPM)
Ein Geschäftsprozess ist definiert als eine Sammlung von sich wiederholenden Vorgängen zur Erreichung eines bestimmten Ziels. Das Onboarding neuer Mitarbeiter und die Rechnungsfreigabe sind zwei Beispiele dafür. In jeder Phase dieser Prozesse sind die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Beteiligten klar definiert.
Zur Durchführung der täglichen Aktivitäten eines Unternehmens können Dutzende, wenn nicht Hunderte von Prozessen zum Einsatz kommen. Dies gilt insbesondere dann, wenn ein Unternehmen wächst und Änderungen erfährt, die eine Aktualisierung der Verfahren erforderlich machen.
Außerdem verbessert das Geschäftsprozessmanagement (BPM) die Geschäftsprozesse und stimmt sie auf die Unternehmensziele ab.
Zu den typischen Merkmalen einer effektiven BPM-Implementierung gehören die folgenden:
- Organisation auf der Grundlage von Ergebnissen und nicht von Aktivitäten, um den Fokus auf die richtigen Dinge zu richten
- Korrektur und Verbesserung von Geschäftsabläufen vor deren Automatisierung, um eine Beschleunigung des Prozesses zu vermeiden.
- Ausarbeitung von Protokollen und Zuweisung von Aufgaben für die menschlichen Gegenspieler
- Verringerung von Fehlern und Risiken durch die Standardisierung von Prozessen im gesamten Unternehmen, damit sie leichter zu verstehen und zu kontrollieren sind.
- Einrichtung eines Mechanismus zur kontinuierlichen Verbesserung. Und warum? Damit sich die Vorteile im Laufe der Zeit verbreiten und verlängern können.
Außerdem sollten bestehende Prozesse verbessert und nicht komplett neu aufgebaut oder "perfektioniert" werden, da letzteres so viel Zeit in Anspruch nehmen kann, dass die erzielten Vorteile verloren gehen oder zunichte gemacht werden.
Die Schulung im Geschäftsprozessmanagement sollte sich nicht auf eine einzige Sitzung beschränken. In diesem Zusammenhang sollten die Prozesse regelmäßig bewertet und Maßnahmen zur Verbesserung ihres Gesamtablaufs getroffen werden. All dies trägt zum kontinuierlichen Bewertungs- und Verbesserungszyklus des Unternehmens bei.
Hier sind einige Beispiele für Schritte des Geschäftsprozessmanagements:
- Analysieren und Wiederherstellen von Geschäftsprozessmodellen und Arbeitsabläufen.
- Monitore
- Verwaltet
- Automatisiert
Was ist BPMN und was sind seine Vorteile?
Die Business Process Modeling Notation ist eine visuelle Darstellungssprache, mit der Geschäftsprozesse visuell dargestellt werden können (BPMN). Mit Hilfe dieser Grafik können die Informationen leicht verstanden werden und man kann darauf reagieren.
Trotz ihrer weiten Verbreitung kann die Prozessabbildung schwierig zu erlernen und umzusetzen sein. Jeder, der nicht am Mapping-Prozess beteiligt ist, wird Schwierigkeiten haben, die Maps zu verstehen, da es keine allgemein akzeptierte Art gibt, Verfahren auszudrücken. Darüber hinaus wurde die BPMN entwickelt, um alle verbleibenden Unklarheiten zu beseitigen.
Darüber hinaus konzentriert sich BPMN 2.0 auf einzelne Prozesse und Abteilungen und deren Interkonnektivität. Der Vorteil der Diagrammdarstellung besteht darin, dass sie komplizierte Zusammenhänge für Nicht-Experten vereinfacht. Durch die Implementierung der entsprechenden BPMN-Technologie können Sie die Planungsfähigkeiten Ihrer Organisation verbessern.
Flussdiagramme und Methoden der Geschäftsprozessmodellierung haben ähnliche Merkmale. Sie verwenden eine grafische Notation, um Prozessschritte, Abteilungsorganisation usw. darzustellen und gleichzeitig Unternehmensstrategien zu entwickeln. Der Beobachter kann dann seine Aufmerksamkeit auf bestimmte Bereiche richten, um besser zu verstehen, wie sie zusammenhängen und wie sie verbessert werden könnten.
Die BPMN teilt die Elementtypen in vier Kategorien ein. Jedes Beispiel veranschaulicht einen bestimmten Teil eines Geschäftsprozesses:
- Swimlanes werden verwendet, um Teilnehmer an einem Prozess grafisch darzustellen. Die Becken und Bahnen sind segmentiert.
- Ein Geschäftsablauf besteht aus vielen Teilabläufen, die auf verschiedene Weise miteinander verbunden sind. Das Verhalten eines Prozesses setzt sich aus Ereignissen, Aktionen und Gates zusammen.
- Um einen Fluss zu konstruieren, müssen alle Flusskomponenten miteinander verbunden werden. Man kann sie sich als Sequenz-, Nachrichten- oder Assoziationsflüsse vorstellen.
- Die Daten, die mit einem Geschäftsprozess verbunden sind, sind die Informationen, die für die Durchführung dieser Aktivität erforderlich sind oder erzeugt werden. Daten-Inputs, Daten-Outputs, Daten-Objekte und Daten-Repositories fallen alle unter diese Kategorie.
Auch können Aufgaben und Informationen gleichzeitig zwischen den Swimlanes transportiert werden. Keine zwei Komponenten eines Unternehmens sind völlig in sich abgeschlossen; wenn man ihre Verbindungen versteht, kann man besser nachvollziehen, wie das Unternehmen funktioniert und wie sich künftige Veränderungen auswirken können. Darüber hinaus ist es möglich, den Informationsfluss und die Aktionen zu erklären, die zur Erstellung eines Endprodukts oder einer Dienstleistung führen.
Was ist Low-Code-BPM-Software?
Laut Gartner wird der Low-Code-Markt bis Ende 2021 voraussichtlich 13,8 Milliarden erreichen. Low-Code-Plattformen, einschließlich intuitiver grafischer Benutzeroberflächen und Assistenten für die Konfiguration von Anwendungen, ermöglichen es Benutzern mit wenig oder gar keiner Programmiererfahrung, Programme schnell zu erstellen.
Oft hat die IT-Abteilung Schwierigkeiten, die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen und rechtzeitig zu liefern, weil es an Ressourcen mangelt. Mit dieser Strategie können Projekte schneller abgeschlossen werden.
Die Prozessabbildung kann mit Low-Code-BPM-Technologien durchgeführt werden. Sie können einfach und schnell elektronische Formulare erstellen, um die Kontrolle und Transparenz zu erhalten. Dies steigert die Effizienz ihrer Abteilung.
Was ist Geschäftsprozessautomatisierung (BPA)?
Während BPM die Methodik hinter den verschiedenen Arten von Geschäftsprozessstrategien ist, ist die Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) die Lösung. Manchmal wird sie auch als intelligente Prozessautomatisierung und/oder Hyperautomatisierung bezeichnet. Ein gutes BPM sollte Sie in die Lage versetzen, Geschäftsprozesse zu automatisieren, um die Effizienz und Produktivität zu steigern. Mit dieser Technologie ist der Geschäftsanwender in der Lage, Geschäftsvorgänge auszuführen und menschliche Fehler durch automatisierte Aufgaben zu reduzieren.
Was sind die Vorteile von Low-Code-BPM?
Viele Unternehmen setzen aus den folgenden Gründen bereits Low-Code-BPM ein:
- Low-Code-BPM beschleunigt die Entwicklung und Bereitstellung von geschäftsprozessbasierten Systemen und ermöglicht eine schnellere Bereitstellung von Werten.
- Die Kosten werden durch das erhöhte Entwicklungstempo gesenkt.
- Indem sie Programmierern und Geschäftsanalysten mit wenig oder gar keiner Programmiererfahrung die Möglichkeit gibt, ihre Arbeit zu leisten, erweitert diese Strategie den verfügbaren Arbeitskräftepool.
- Low-Code-BPM ermöglicht die schnelle Entwicklung neuer Anwendungen und digitaler Lösungen und steigert die Produktivität und Kreativität.
Papier, E-Mails und Tabellenkalkulationen sind nicht nur ineffizient, sondern auch anfällig für Fehler und Datenverlust. Low-Code-BPM ermöglicht eine schnellere Verarbeitung und Genehmigung und verbessert gleichzeitig die Transparenz und Kontrolle des Workflows. Urlaubsanträge, Kaufanträge und Reiseanträge sind nur einige Beispiele für diese Art von Anträgen.
Darüber hinaus wird eine digitale Strategie immer wichtiger für den Erfolg eines Unternehmens. Low-Code-BPM-Technologien ermöglichen die Installation von Lösungen, die Prozesse rationalisieren und die Erfüllung von Geschäftszielen erleichtern, die ohne technologische Unterstützung häufig nicht möglich sind. Zweifelsohne kann eine wirksame Strategie die langfristige Leistung eines Unternehmens erheblich beeinflussen.
Was ist besser? Vor-Ort- oder Cloud-basierte BPM-Software?
Cloud-basierte Software für die Verwaltung von Geschäftsprozessen ist zwar nicht neu, aber der technische Fortschritt hat sie zu einer beeindruckenden Realität gemacht.
Ist es nicht kosteneffizienter, ein cloudbasiertes Geschäftsprozessmanagementsystem zu verwenden als ein herkömmliches? Evolution ist die Antwort. Was ist damit gemeint? Nun, wenn Sie sich nicht anpassen, wird Ihr Unternehmen irgendwann zum Stillstand kommen.
Wie funktionieren cloudbasierte BPM-Systeme?
Cloud-BPM-Lösungen werden häufig als Serviceplattform eingesetzt, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Arbeitsabläufe zu gestalten und zu optimieren. Ohne ein einziges MB an Software auf Ihrer Bürohardware zu installieren, können Sie diese Cloud-basierten Softwarelösungen nutzen, um regelmäßige Geschäftsaktivitäten zu automatisieren und zu verbessern.
In älteren Systemen werden die Daten auf einem lokalen Laufwerk gespeichert. Dies kann den Zugriff auf die Daten stark einschränken. Bei der Implementierung einer Cloud-basierten Lösung für das Geschäftsprozessmanagement (BPM) werden die Daten in einer einzigen zentralen Datenbank gespeichert, auf die von jedem Ort aus zugegriffen werden kann. Außerdem können die Beteiligten von jedem Gerät aus auf die App zugreifen.
Was die Benutzerfreundlichkeit angeht, haben Altsysteme einen schlechten Ruf. Sie sind zumindest zeitaufwändig und anspruchsvoll. Darüber hinaus sind die Endnutzer ständig der Gefahr von Serverausfällen und Viren- oder Malware-Angriffen ausgesetzt.
Andererseits bieten Anbieter von Cloud-BPM-Software eine Reihe von Backup-Optionen an, um Ausfallzeiten zu vermeiden. Außerdem werden die Daten durch integrierte Firewalls geschützt.
Der Einsatz von cloudbasierten Geschäftsprozessmanagementsystemen kann die Fehlerquote minimieren - Schluss mit lästigem Papierkram und fehlerhafter Dateneingabe. Es werden nicht nur keine doppelten Datensätze mehr benötigt, sondern Aktualisierungen werden auch umgehend synchronisiert und allen Teams mit Zugriff zur Verfügung gestellt.
Zusammenfassend
Die Auswahl der richtigen Automatisierungsplattform und Software für die Verwaltung von Geschäftsprozessen ist für jedes Unternehmen, das seine Prozesse vereinfachen und verbessern möchte, von entscheidender Bedeutung - sowohl für Menschen als auch für Systeme. Entscheiden Sie sich nicht für eine BPM-Plattform, die nicht für Sie und Ihr Unternehmen geeignet ist.