Las 5 claves para una implementación exitosa del BPM

La gestión de los procesos empresariales (BPM) es un gran concepto. Incorpora el análisis de los procesos de negocio, la automatización, la optimización, el diseño del flujo de trabajo y la estrategia empresarial. Comprender el BPM y diseñar un plan de antemano es esencial para una implementación exitosa del BPM, pero una vez que se ha implementado correctamente los beneficios pueden ser tremendos.
Organizaciones de todos los tamaños y tipos utilizan BPM para mejorar los procesos de negocio de punta a punta. Una implementación particular de BPM usualmente comienza definiendo los pasos involucrados en un proceso de trabajo para que se pueda determinar qué se puede mejorar, qué se puede automatizar y cómo se puede rastrear. Con la solución de software de BPM adecuada, la BPM puede personalizarse completamente, lo cual es fundamental porque no hay dos organizaciones que funcionen exactamente igual, y los diferenciadores son claves para la competitividad. A continuación se presentan 5 claves para la implementación exitosa de BPM.

1. Calificar sus objetivos de antemano
Antes de implementar el BPM, tienes que preguntar: "¿Por qué estamos haciendo esto?" La respuesta debería cubrir cosas como:
- ¿En qué proceso(s) nos estamos centrando?
- ¿Qué debería salir de ese proceso?
- ¿Cumple el proceso sus objetivos?
- ¿Qué aspectos del proceso necesitan ser mejorados?
- ¿Qué cambios mejorarían esos aspectos del proceso?
Muchas organizaciones optan por empezar con algo pequeño, con un proceso que saben que pueden llevar a cabo. Tener éxito con una implementación piloto de BPM genera confianza y valor para expandir el BPM a otros procesos.

2. Obtener la compra de arriba y abajo del organigrama
Obviamente, la gestión y el compromiso y la aprobación de los ejecutivos son importantes. Pero también lo es el compromiso de los usuarios de primera línea que se ocuparán del proceso todos los días. Todos los involucrados deben entender los objetivos de la BPM y deben sentirse cómodos para proporcionar retroalimentación durante la planificación y la implementación. Educar y comunicar. Algunos pueden ser postergados por el BPM porque amenaza el status quo. Averigüe cuáles son sus preocupaciones y deje en claro las ventajas que se espera que la BPM traiga. Comuníquese con su equipo de TI desde el principio. Aunque no sean directamente responsables del diseño de los flujos de trabajo, necesitan saber si se requerirá algún cambio en la infraestructura de TI.

3. Seleccione su software de BPM con cuidado

En última instancia, usted y su equipo son los únicos que pueden determinar qué solución de software BPM es la adecuada para sus necesidades. Así como muchos forasteros tienen una opinión sobre el tipo de coche que debes conducir, hay mucha gente dispuesta a decirte qué software de BPM necesitas. Su software debe permitir una fácil colaboración y comunicación, y debe permitirle definir flujos de trabajo sin tener que contratar a un programador o sacar a alguien de su equipo de IT. También debe ofrecerle amplias opciones de personalización porque sus procesos son únicos, y su solución BPM debe ser implementada de manera única a la luz de ellos.

4. Monitoreo y medición después de la implementación
El BPM está construido sobre una base de compromiso con la mejora continua. Así que eso significa que no puedes implementar el BPM e irte. Comprende tu rendimiento básico antes de implementar el BPM para que tengas algo con lo que medir tu rendimiento después. Planifique la documentación de la implementación de BPM desde el principio. Sepa exactamente a quiénes afecta cada etapa de un proceso y pida retroalimentación de ellos. Si usted monitorea, mide y afina de manera manejable y táctica, hace que su proceso de BPM sea mejor iterativamente y prepara a la organización para expandir la BPM a otros procesos.

5. No pienses en el BPM como un "proyecto"
Por último, no pienses en el BPM como un proyecto con un principio y un final definidos. Sí, hay pasos definibles involucrados, pero el BPM es más sobre un viaje hacia la optimización de procesos y un enfoque para hacer que eso suceda. Un "proyecto" es demasiado limitante para lo que es realmente BPM, que es un sistema para anticipar y gestionar los cambios a medida que las circunstancias cambian o la tecnología lo permite. La implementación de BPM requiere planificación, comunicación y trabajo duro, pero una vez que la gente vea que sus ideas cobran vida y los procesos se optimizan, comprenderán por qué existe BPM y qué es lo que realmente hace.

Conclusión
El BPM está diseñado para ayudar a su organización a obtener valor comercial y perfeccionar su ventaja competitiva. Requiere trabajo duro y planificación, pero la mayoría de los esfuerzos que valen la pena lo hacen. ProcessMaker es un software BPM de código abierto que permite a su equipo definir procesos de forma intuitiva teniendo en cuenta sus objetivos. Incluye una impresionante colección de herramientas incorporadas, y debido a que es de código abierto y es seguido por una activa comunidad de usuarios, puede ser perfectamente adaptado para su caso de negocio. Le animamos a que pruebe la Edición Empresarial de ProcessMaker. O puede descargar la Community Edition de ProcessMaker de forma gratuita. Es un excelente primer paso hacia la implementación exitosa de BPM.

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