Las 5 principales tendencias en procesamiento inteligente de documentos (PID)

El procesamiento inteligente de documentos libera a las organizaciones de un problema que las aqueja a todas. La sanidad, el comercio minorista, los bancos, los gobiernos... casi todos los sectores luchan contra él. The Hill lo ha encontrado incluso en la Casa Blanca, donde la publicación se atreve a decir que los documentos clasificados no son el problema. Pero el verdadero problema es que hay demasiados. Y es un problema al que se enfrentan a diario la mayoría de las organizaciones.

Según Accenture, el 80% del contenido de una organización no está estructurado. Esto significa correos electrónicos, currículos, documentos de texto, acuerdos, notas manuscritas, informes jurídicos... casi cualquier cosa que se salga del formato prescriptivo de una hoja de cálculo o un recibo. Demasiados documentos no estructurados con muy pocas estrategias de gestión conducen a una sobrecarga de datos que se descontrola.

Estas son las cinco tendencias que las organizaciones tienen en el punto de mira en 2023 para mejorar el procesamiento automatizado de documentos.

La IA en la automatización de documentos

La IA se ha convertido en la fuerza motriz de las tecnologías de procesamiento de documentos. Toma prestadas tecnologías de uso cotidiano, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

Muchos centros comerciales y estadios deportivos han modernizado sus aparcamientos. ¿Cuántas veces has vuelto al aparcamiento y te has olvidado por completo de dónde lo habías aparcado? Acérquese a una cabina especial e introduzca su matrícula: el OCR escanea todas las matrículas para localizar la suya.

Del mismo modo, en EE.UU., puede inscribirse en el Servicio Postal para la Entrega Informada. Se trata de otro truco de magia del OCR. Las cámaras leen la dirección en sobres y paquetes y pasan la información a los sistemas de clasificación. Los datos extraídos no sólo ayudan a dirigir el correo con más precisión, sino que puedes recibir un resumen fotográfico de todas las cartas que van camino de tu casa o negocio.

El OCR convierte a IDP en un megaescáner capaz de procesar todos los documentos que soportan sus operaciones. Solicitudes, formularios y contratos son solo algunos ejemplos.

Las tecnologías de visión por ordenador como el OCR, y su compañera ligeramente más avanzada, el Reconocimiento Inteligente de Caracteres (ICR), son dos tecnologías que están detrás de la automatización de documentos. El OCR se ocupa de lo básico: imágenes o escaneados de texto mecanografiado en documentos normalizados como facturas, recibos o sobres. El ICR se ocupa de los casos atípicos: tipos de letra extravagantes, notas tomadas a mano o la escritura descuidada de un médico.

IDP en automatización de procesos empresariales

Pero la IA no se limita a la ingestión de documentos. También desempeña un papel fundamental en el encaminamiento de documentos. La inteligencia artificial hace brotar un par de ojos para leer el papeleo digital. Por ejemplo, aprende la diferencia entre un formulario W-4 del IRS y una orden de compra.

A partir de ahí, puede agruparlo con documentos similares o enviarlo al gestor adecuado para su revisión. La IDP cargada de IA hace que la información contenida en sus documentos esté disponible para ser utilizada en sus procesos.

A través de los procesos empresariales, IDP puede recurrir a otras tecnologías inteligentes de extracción de documentos, como la Automatización Robótica de Procesos (RPA). Cuando se trata de replicar una receta estricta de clics y pulsaciones de teclas, la RPA es un genio.

Aliste un escuadrón de robots para realizar diversas tareas basadas en documentos, como rellenar una hoja de cálculo. En este sencillo ejemplo, un RPA puede extraer todos los nombres y números de teléfono de los candidatos de cientos de solicitudes y colocarlos en una hoja de Excel. En un ejemplo más complejo, la RPA puede iniciar sesión en una base de datos de fraudes, consultar cada uno de los nombres y enviar las banderas rojas a un responsable de la toma de decisiones. Si el proceso implica una serie de instrucciones claras y excesivamente repetitivas, la RPA puede ejecutarlo sin problemas.

La PDI introduce a los humanos en el bucle

La inteligencia artificial puede ser un enigma misterioso. A veces da la sensación de que saca sus respuestas como un conejo de la chistera, dejando que los humanos desentrañen su proceso de decisión.

A veces la IA se inventa sus propias reglas. Le pedimos que "siga viva el mayor tiempo posible en un videojuego". Pone el juego en pausa infinita, retrasando eternamente la muerte.

Un equipo de científicos quería entrenar a una inteligencia artificial para distinguir los quistes benignos de los tumores malignos. ¿Por qué? Todas las imágenes de su conjunto de entrenamiento incluían una pequeña regla médica que medía el tamaño del tumor. La IA decidió que eso era lo más destacado de la imagen.

Aunque estos ejemplos son un poco cómicos, una IA sin control puede desencadenar problemas menos cómicos. Depende de los humanos establecer algunas barreras y asegurarse de que las IA están en la misma página. Por eso, los mejores proveedores de IDP incluyen una capa de observación humana en el bucle.

• Los humanos proporcionan un conjunto de entrenamiento por adelantado hasta que tanto los humanos como la IA están satisfechos con la precisión.

• De forma intermitente, algunos resultados se envían a los humanos para su revisión manual.
• Los humanos fijan un umbral de precisión. Si la IA no se siente segura de su opinión, la envía a un humano para que la vuelva a comprobar.

En cualquiera de estos casos, la IA recibe formación continua. Absorbe los comentarios humanos para mejorar su rendimiento y ofrecer mejores resultados la próxima vez.

Computación en la nube

Las soluciones de PDI basadas en la nube aportan grandes ventajas a sus capacidades de gestión de documentos:

• Escalabilidad: Aproveche la potencia informática más allá de su infraestructura de TI interna. Las grandes organizaciones pueden procesar millones de documentos a la semana y el IDP en la nube es lo que lo hace rápido, fiable y, sobre todo, posible. Gestione los periodos punta, acomódese al crecimiento de la empresa y gestione las demandas de procesamiento de documentos con mayor eficacia.
• Accesibilidad: En la era del trabajo remoto e híbrido, los empleados necesitan acceder a documentos vitales desde cualquier lugar del mundo. Los miembros del equipo pueden encontrar información y datos en cualquier momento y lugar, siempre que haya conexión a Internet. Este alto nivel de accesibilidad es compatible con equipos y oficinas geográficamente diversos. Varios usuarios pueden trabajar simultáneamente en los documentos, lo que mejora la productividad y la colaboración.
• Seguridad y cumplimiento: Los proveedores de la nube despliegan sólidas medidas de seguridad para proteger sus datos. Los socios de IDP con certificación ISO 27001 defienden sus datos con el mejor cifrado de datos de su clase, controles de acceso y actualizaciones periódicas de seguridad.

La computación en nube ha abierto varias industrias, y la IDP no es una excepción.

Análisis avanzados

La PID se está orientando hacia el análisis predictivo y prescriptivo. Estas dos tendencias están poniendo patas arriba los informes de la vieja escuela. Con los métodos convencionales, una empresa puede descubrir una oportunidad -o una peligrosa trampa- tras meses de búsqueda de datos. Los análisis avanzados miran hacia el futuro, convirtiendo su repositorio de datos en una especie de bola de cristal.

• Análisis predictivo: Va más allá de informar sobre datos históricos y pretende hacer predicciones sobre el futuro. El análisis predictivo aprovecha los algoritmos de aprendizaje automático y la IA para identificar patrones, tendencias y relaciones dentro de su ecosistema de datos. Los sistemas IDP utilizan esta información para clasificar mejor los documentos, mejorar la precisión y advertirse a sí mismos de posibles anomalías.
• Análisis prescriptivo: Lleva el análisis predictivo un paso más allá. El análisis prescriptivo sugiere acciones basadas en la información obtenida de los datos. Los algoritmos de ML optimizan los flujos de trabajo o informan mejor el proceso de toma de decisiones. Por ejemplo, un IDP basado en análisis avanzados puede recomendar un flujo de trabajo más eficiente para procesar un tipo de documento específico.

Gracias a los análisis avanzados, IDP puede dar un sentido más valioso a sus datos. Las empresas lo utilizan para identificar los sentimientos de los clientes, analizar datos de facturas o detectar actividades fraudulentas en documentos financieros.

Aunque estas cinco tendencias están a la cabeza, hay docenas más que están burbujeando en la superficie. El Internet de las Cosas (IoT) está generando más información que nunca, extrayendo puntos de datos de relojes inteligentes y frigoríficos, e incluso de cartones de huevos de alta tecnología. Los grandes modelos lingüísticos, como ChatGPT o Google Bard, están ayudando a los proveedores a crear nuevas herramientas conversacionales. La capacidad de conversar con su ecosistema de documentos va en aumento. Solicite documentos que contengan términos específicos o extraiga un punto de datos concreto.

Si una empresa mediana ignorara este problema durante sólo dos años, todo su papeleo sin archivar se apilaría más alto que la trayectoria de vuelo de un avión. Considera qué tendencias puede aplicar tu empresa para salir adelante.