Intelligente Dokumentenverarbeitung entlastet Unternehmen von einem Problem, das jede Organisation plagt. Gesundheitswesen, Einzelhandel, Banken, Behörden - fast jede Branche kämpft damit. The Hill fand es sogar im Weißen Haus, wo die Publikation zu behaupten wagt, dass klassifizierte Dokumente nicht das Problem sind. Das wahre Problem ist jedoch, dass es viel zu viele davon gibt. Und das ist ein Problem, mit dem die meisten Organisationen tagtäglich zu kämpfen haben.
Nach Angaben von Accenture sind 80 % der Inhalte eines Unternehmens unstrukturiert. Das bedeutet E-Mails, Lebensläufe, Textdokumente, Vereinbarungen, handschriftliche Notizen, juristische Berichte - fast alles, was nicht in das vorgeschriebene Format einer Tabelle oder eines Belegs passt. Zu viele unstrukturierte Dokumente mit zu wenig Verwaltungsstrategien führen zu einer Datenflut, die außer Kontrolle gerät.
Hier sind die fünf Trends, die Unternehmen im Jahr 2023 im Auge haben, um die automatisierte Dokumentenverarbeitung zu verbessern.
AI in der Dokumentenautomatisierung
KI ist zur treibenden Kraft hinter den Technologien zur Dokumentenverarbeitung geworden. Sie lehnt sich an Technologien an, die Sie tagtäglich nutzen, wie die optische Zeichenerkennung (OCR).
Viele Einkaufszentren und Sportarenen haben auf intelligente Parksysteme umgestellt. Wie oft sind Sie schon zum Parkplatz zurückgekehrt und haben vergessen, wo Sie Ihr Auto abgestellt haben? Gehen Sie zu einem speziellen Stand und geben Sie Ihr Nummernschild ein - OCR scannt alle Nummernschilder, um Ihr Auto zu finden.
Auch in den USA können Sie sich beim Postdienst für die informierte Zustellung anmelden. Dies ist ein weiterer Zaubertrick der OCR. Kameras lesen die Adresse auf Umschlägen und Paketen und leiten die Informationen an Sortiersysteme weiter. Die extrahierten Daten helfen nicht nur dabei, die Post genauer zuzuleiten, sondern Sie können auch eine Fotoübersicht aller Briefe erhalten, die zu Ihnen nach Hause oder in Ihr Unternehmen unterwegs sind.
OCR verwandelt IDP in einen Mega-Scanner, der alle Dokumente, die Ihre Arbeit unterstützen, einlesen und verarbeiten kann. Anträge, Formulare und Verträge sind nur einige Beispiele.
Computer-Vision-Technologien wie OCR und die etwas fortschrittlichere Intelligent Character Recognition (ICR) sind zwei Technologien, die hinter der Automatisierung von Dokumenten stehen. OCR behandelt die Grundlagen: Bilder oder Scans von getipptem Text auf standardisierten Dokumenten wie Rechnungen, Quittungen oder Umschlägen. ICR kümmert sich um die Ausreißer: verrückte Schriftarten, handschriftliche Notizen oder die für Ärzte typische schlampige Kratzschrift sind die Stärken von ICR.
IDP in der Automatisierung von Geschäftsprozessen
Aber KI beschränkt sich nicht auf die Aufnahme von Dokumenten. Sie spielt auch bei der Weiterleitung von Dokumenten eine entscheidende Rolle. Künstliche Intelligenz entwickelt ein Paar Augen, um digitalen Papierkram zu lesen. So lernt sie beispielsweise den Unterschied zwischen einem W-4-Formular des Finanzamts und einer Bestellung.
Von dort aus kann es mit ähnlichen Dokumenten gruppiert oder an den richtigen Manager zur Überprüfung weitergeleitet werden. KI-gestützte IDP macht die in Ihren Dokumenten enthaltenen Informationen für die Verwendung in Ihren Prozessen verfügbar.
Bei Geschäftsprozessen kann IDP auf andere intelligente Technologien zur Dokumentenextraktion wie Robotic Process Automation (RPA) zurückgreifen. Wenn es darum geht, ein striktes Rezept von Klicks und Tastendrücken zu replizieren, ist RPA ein Genie.
Rekrutieren Sie ein Geschwader von Bots, um verschiedene dokumentenbasierte Aufgaben wie das Ausfüllen einer Tabelle zu erledigen. In diesem einfachen Beispiel kann RPA alle Namen und Telefonnummern von Bewerbern aus Hunderten von Bewerbungen extrahieren und sie in eine Excel-Tabelle einfügen. In einem komplexeren Beispiel kann sich RPA bei einer Betrugsdatenbank anmelden, jeden Namen abfragen und rote Markierungen an einen Entscheidungsträger weiterleiten. Wenn der Prozess eine Reihe klar umrissener, sich allzu sehr wiederholender Anweisungen umfasst, kann RPA ihn fehlerfrei ausführen.
IDP bringt die Menschen ins Spiel
Künstliche Intelligenz kann ein mysteriöses Rätsel sein. Manchmal hat man das Gefühl, dass sie die Antworten wie ein Kaninchen aus dem Hut zaubert und den Menschen damit überlässt, ihren Entscheidungsprozess zu entwirren.
Manchmal stellt die KI ihre eigenen Regeln auf. Wir bitten sie, "in einem Videospiel so lange wie möglich am Leben zu bleiben". Sie setzt das Spiel auf unendliche Pause und zögert den Tod ewig hinaus.
Ein Team von Wissenschaftlern wollte eine KI darauf trainieren, gutartige Zysten von bösartigen Tumoren zu unterscheiden - nur um dann ein Experte im Erkennen von Linealen zu werden. Und warum? Jedes Bild im Trainingssatz enthielt ein kleines medizinisches Lineal, mit dem die Größe der Geschwulst gemessen wurde. Die KI entschied, dass dies das Highlight des Bildes war.
Auch wenn diese Beispiele ein wenig zum Schmunzeln sind, kann eine unkontrollierte KI auch weniger komische Probleme auslösen. Es liegt am Menschen, ein paar Leitplanken zu setzen und sicherzustellen, dass die KI auf derselben Seite steht. Aus diesem Grund haben die besten IDP-Anbieter eine menschliche Beobachtungsebene in die Schleife integriert.
- Menschen stellen im Vorfeld einen Trainingssatz zur Verfügung, bis sowohl Menschen als auch KI mit der Genauigkeit zufrieden sind
- Eine Handvoll Ergebnisse wird gelegentlich an Menschen zur manuellen Überprüfung weitergeleitet.
- Der Mensch legt einen Schwellenwert für die Genauigkeit fest. Fühlt sich die KI in ihrer Meinung nicht sicher, schickt sie diese an einen Menschen, der sie noch einmal überprüft.
In jedem dieser Fälle wird die KI kontinuierlich geschult. Sie nimmt menschliches Feedback auf, um ihre Leistung zu verbessern und beim nächsten Mal bessere Ergebnisse zu erzielen.
Cloud Computing
Cloud-basierte IDP-Lösungen bieten erhebliche Vorteile für Ihre Dokumentenverarbeitung:
- Skalierbarkeit: Nutzen Sie die Rechenleistung, die über Ihre interne IT-Infrastruktur hinausgeht. Große Unternehmen können Millionen von Dokumenten pro Woche verarbeiten, und die Cloud-IDP macht dies schnell, zuverlässig und vor allem möglich. Bewältigen Sie Spitzenzeiten, tragen Sie dem Unternehmenswachstum Rechnung und bewältigen Sie die Anforderungen an die Dokumentenverarbeitung effektiver.
- Zugänglichkeit: Im Zeitalter der Tele- und Hybridarbeit müssen Mitarbeiter von jedem Ort der Welt aus auf wichtige Dokumente zugreifen können. Teammitglieder können Informationen und Daten überall und jederzeit abrufen, solange eine Internetverbindung besteht. Dieses hohe Maß an Zugänglichkeit unterstützt geografisch verteilte Teams und Büros. Mehrere Benutzer können gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, was die Produktivität und die Zusammenarbeit verbessert.
- Sicherheit und Compliance: Cloud-Anbieter setzen robuste Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ein. ISO 27001-zertifizierte IDP-Partner schützen Ihre Daten mit erstklassiger Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßigen Sicherheitsupdates.
Cloud Computing hat verschiedene Branchen geöffnet, und IDP ist da keine Ausnahme.
Erweiterte Analytik
Die IDP verlagert sich hin zu prädiktiven und präskriptiven Analysen. Diese beiden Trends stellen die Berichterstattung der alten Schule auf den Kopf. Mit herkömmlichen Methoden kann ein Unternehmen nach monatelangem Durchforsten der Daten eine Chance entdecken - oder eine gefährliche Falle. Fortgeschrittene Analysen richten den Blick in die Zukunft und verwandeln Ihren Datenspeicher in eine Art Kristallkugel.
- Prädiktive Analyse: Sie geht über die Berichterstattung über historische Daten hinaus und zielt darauf ab, Vorhersagen für die Zukunft zu treffen. Die prädiktive Analyse nutzt Algorithmen für maschinelles Lernen und KI, um Muster, Trends und Beziehungen in Ihrem Datenökosystem zu erkennen. IDP-Systeme nutzen diese Informationen, um Dokumente besser zu klassifizieren, die Genauigkeit zu verbessern und sich selbst vor möglichen Anomalien zu warnen.
- Prädiktive Analyse: Die prädiktive Analyse geht noch einen Schritt weiter. Die präskriptive Analyse schlägt Maßnahmen auf der Grundlage der aus den Daten gewonnenen Erkenntnisse vor. ML-Algorithmen optimieren Arbeitsabläufe oder informieren Sie besser über Ihren Entscheidungsprozess. Eine IDP, die auf fortschrittlichen Analysen basiert, könnte zum Beispiel einen effizienteren Workflow für die Verarbeitung eines bestimmten Dokumententyps empfehlen.
Mit fortschrittlichen Analysemöglichkeiten kann IDP Ihre Daten sinnvoller nutzen. Unternehmen nutzen es, um Kundenstimmungen zu erkennen, Rechnungsdaten zu analysieren oder betrügerische Aktivitäten in Finanzdokumenten aufzudecken.
Diese fünf Trends sind zwar führend, aber es gibt noch Dutzende weitere, die an der Oberfläche brodeln. Das Internet der Dinge (IoT) generiert mehr Informationen als je zuvor, indem es Datenpunkte von Smartwatches und Kühlschränken - sogar von Hightech-Eierkartons - abgreift. Große Sprachmodelle wie ChatGPT oder Google Bard helfen Anbietern bei der Entwicklung neuer Konversationstools. Die Fähigkeit, mit Ihrem Ökosystem von Dokumenten zu sprechen, ist auf dem Vormarsch. Fragen Sie nach Dokumenten, die bestimmte Begriffe enthalten, oder wählen Sie einen bestimmten Datenpunkt aus.
Wenn ein mittelgroßes Unternehmen das Thema nur zwei Jahre lang ignorieren würde, würde sich der gesamte nicht erledigte Papierkram höher stapeln als die Flugbahn eines Flugzeugs. Überlegen Sie also, welche Trends Ihr Unternehmen umsetzen kann, um weiterzukommen.
