Automatización de procesos en la cadena de suministro

Con una cadena de suministro manual, hay que llevar varios sombreros. Tiene que ser capaz de gestionar el flujo de mercancías, seguir su progreso en la carretera y asegurarse de que llegan a su destino de forma segura. Afortunadamente, con la automatización de la cadena de suministro, no tiene por qué ser así. 

Piense en lo que supone comprender manualmente cómo mejora el rendimiento de su producto con el tiempo, qué cualidades son importantes para la satisfacción de sus clientes y cómo interactúan esas cualidades entre sí. Un estudio reveló que el 62% de los encuestados creía que las interrupciones de la cadena de suministro podrían afectar significativamente a las finanzas mientras que el 54% creía que afectaría negativamente a la reputación de la empresa.

Sin embargo, no se trata sólo de asegurarse de que sus productos se entregan; también hay que asegurarse de que se entregan cuando es necesario y en las condiciones adecuadas. Eso significa entender cómo cambia el rendimiento del producto con la temperatura, los niveles de humedad y otros factores ambientales.

No puede hacer nada de esto si lleva una cadena de suministro manual. Es lento e ineficiente, lo que significa que está perdiendo oportunidades de hacer crecer su negocio. Ta cadena de suministro es un ecosistema complejo. Se compone de muchas partes diferentes, cada una con sus propias necesidades y peculiaridades. Por eso es tan importante acelerar el proceso sin sacrificar la precisión. Si sigue gestionando su cadena de suministro de forma manual, probablemente ya esté sintiendo la presión de su competencia (o de la competencia potencial) para realizar algunos cambios, porque los procesos manuales no se adaptan a la escala de la tecnología.

Más datos, más problemas

La cantidad de datos que se prevé que produzcan los dispositivos del Internet de las Cosas alcanzará los 79 zettabytes en 2025. Como los datos son generados por su cadena de suministro y su ecosistema, pueden ser difíciles de gestionar y analizar. Sin embargo, esto sigue siendo solo un subconjunto de todos los datos posibles.

¿Por qué habría muchos más datos en el futuro? La respuesta está en el consumidor. A medida que los consumidores se sientan más cómodos utilizando los dispositivos móviles para comunicarse, generarán aún más información que antes.

También esperarán que sus proveedores les entreguen nuevos productos con costes más bajos y niveles de calidad más altos que antes. Esto puede suponer un reto para las empresas que no estén preparadas para todo este flujo de datos adicional (¿y quién quiere lidiar con un cliente enfadado?). Sin embargo, según datos recientes de Accenture el 94% de las empresas de la lista Fortune 1000 están experimentando interrupciones en la cadena de suministro.

Pero, ¿y si hubiera una forma de acelerar el proceso? ¿Y si pudiera eliminar algunos de esos molestos pasos de trabajo manual y agilizarlo todo? Existe a través de las soluciones de automatización de la cadena de suministro.

La automatización de procesos puede ayudarle a mejorar la gestión de su cadena de suministro:

  • Reducir los costes eliminando los errores humanos y aumentando la eficacia.
  • Reduzca el tiempo dedicado a las tareas tediosas para poder centrarse en procesos esenciales como el envío de mercancías o la organización de sistemas de gestión de inventarios.
  • Haga crecer su negocio con sistemas automatizados y escalables.

Demanda imprevisible

La situación actual de la cadena de suministro es de imprevisibilidad y complejidad. Muchos factores contribuyen a ello, entre ellos:

  • Demanda imprevisible: Como consumidores, no siempre sabemos qué queremos, cuándo o por qué. Esto puede provocar fluctuaciones en la demanda que tienen un efecto dominó en el resto de la cadena de suministro, causando cuellos de botella en las ventas y capacidad ociosa.
  • Mayor competencia: Más fabricantes significan más vendedores para los minoristas, lo que ejerce presión sobre el precio y los márgenes de beneficio para todas las partes implicadas.
  • La globalización: Los compradores buscan cada vez más productos que reflejen sus identidades únicas como consumidores de todo el mundo, y están dispuestos a viajar largas distancias si eso significa conseguir algo único que no se puede encontrar localmente. La explosión resultante del comercio mundial ha creado complejas cadenas de suministro con muchos actores involucrados en cada etapa del camino.

Afortunadamente, hay formas de asegurarse de que sus esfuerzos de SCM no se pierdan: utilizando sistemas automatizados que pueden controlar y seguir los niveles de inventario en cualquier momento, al tiempo que proporcionan visibilidad en los procesos de producción. 

Aumento de los costes

Todos conocemos el aumento de los costes de mano de obra, materiales y energía. ¿Pero qué pasa con el cumplimiento de la normativa? El coste de cumplir la normativa también aumenta. Las primas de los seguros también aumentan. Y no hay que olvidar los gastos de transporte: Cada vez que se trasladan mercancías de un lugar a otro (ya sea al otro lado de la ciudad o al otro lado del mundo), cuesta dinero, y mucho. 

También hay que tener en cuenta los gastos de almacenamiento. Por último, está la eliminación de residuos, otro coste que ha crecido exponencialmente con el tiempo debido a la mayor regulación y a los avances tecnológicos que han hecho más eficientes procesos como el reciclaje.

El estado actual de las cadenas de suministro

Las cadenas de suministro son complejas e imprevisibles. También son ineficientes, caras, lentas y no son transparentes ni ágiles, y cada vez se complican más.

La buena noticia es que los gestores de la cadena de suministro pueden utilizar el software de automatización para mejorar su visibilidad sobre el estado de sus cadenas de suministro, al tiempo que aumentan la eficiencia, la agilidad y otras áreas que facilitan su trabajo.

Una cadena de suministro tiene muchos componentes, y cada uno de ellos puede automatizarse para ayudar a proporcionar una mejor visibilidad de su estado. Por ejemplo, la mayoría de las cadenas de suministro incluyen algún nivel de gestión de inventario; la automatización de este proceso permite a los gestores ver rápidamente qué cantidad de un producto se ha vendido y cuánta queda en stock. Esto les ayuda a decidir cuándo pedir más del producto o si deben dejar de venderlo. Del mismo modo, los responsables de la cadena de suministro pueden utilizar las herramientas de automatización para:

  • Reciba y procese los pedidos más rápidamente.
  • Obtenga comentarios de los clientes sobre su experiencia con el pedido. 
  • Llevan un registro de las cifras de ventas, lo que les ayuda a planificar la demanda futura.

El uso de la automatización de la cadena de suministro facilita estos procesos al eliminar tareas repetitivas como la introducción de datos en hojas de cálculo Las cadenas de suministro pueden ser complejas, impredecibles e ineficientes. Su funcionamiento puede ser costoso porque requieren un gran equipo y son lentas en la entrega de productos. Los gestores de la cadena de suministro necesitan una mejor visibilidad del estado de sus cadenas de suministro, al tiempo que aumentan la eficiencia y la agilidad. La cadena de suministro está formada por muchos componentes, cada uno de los cuales puede automatizarse para ayudar a mejorar la visibilidad de su estado.

Márgenes bajos

La cadena de suministro es el punto de partida de todos sus productos, pero también es el lugar donde se pierde dinero. Debido a todos los diferentes pasos que hay que dar para llevar un producto del punto A al punto B, hay muchas oportunidades de cometer errores y los consiguientes costes. Cuantos más pasos haya en un proceso, más probable será que algo salga mal.

Puede reducir estos costes automatizando los procesos manuales propensos a errores, como la introducción manual de datos en una base de datos o la introducción de información sobre nuevos productos en un sistema ERP. Podrá hacerlo sin sacrificar la precisión, ya que la tiene incorporada desde el principio, en lugar de tener que averiguar cómo hacer que los procesos manuales sean precisos más adelante (y esperar que sigan siéndolo).

Estudio de caso: Marinter importa productos como vino, pasta y embutidos entre otros, de todo el mundo. Para sus operaciones principales, la empresa utiliza el ERP ACCPAC, que ayuda a gestionar varias actividades relacionadas con la contabilidad, las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar, las facturas y el inventario.

El ERP de la empresa es muy fiable, pero carece de procesos bien estructurados de notificación, seguimiento y control, así como de gestión de una gran cantidad de documentos generados que se envían a los fabricantes en el extranjero. Además, esta cadena de actividades es importante para integrar todo el registro para hacer todo el proceso de importación desde el sitio del fabricante hasta las instalaciones de Marinter:

  1. Cuestiones relacionadas con el seguimiento de los contenedores que van a ser importados.
  2. Falta la documentación necesaria para cumplir los requisitos sanitarios y de salud, debido a la naturaleza de los productos. Esto provoca importantes retrasos y da lugar a multas y recargos.
  3. Cero visibilidad entre el departamento de gestión, control y logística.
  4. Varios intentos anteriores de instalar otras soluciones de software han fallado.
  5. Los remolques y las mercancías que no se importan en un día y hora muy determinados, caen en penalizaciones y gastos de almacenamiento.

¿Cómo mejora la automatización la cadena de suministro en la fabricación? Las ventajas de la automatización no se limitan al usuario final. Muchos fabricantes son conscientes desde hace tiempo de las ventajas de la automatización y han comenzado a implantarla en sus procesos de producción. Los beneficios incluyen:

  • Reducción de costos
  • Aumento de la productividad
  • Mejora de la calidad y la satisfacción del cliente
  • Reducción de errores
  • Mayor cumplimiento y visibilidad

La cadena de suministro manual está muriendo o ya está muerta

La cadena de suministro manual está muriendo o ya está muerta. Si todavía la utiliza, es hora de ponerse al día y empezar a utilizar un sistema de cadena de suministro automatizado.

La cadena de suministro manual es cara. Lleva mucho tiempo y esfuerzo gestionar manualmente todos los datos del inventario, sobre todo si no hay un sistema central al que puedan acceder todos los miembros del personal que lo necesiten (lo que no suele haber).

Los sistemas manuales son ineficaces: dependen del error humano, lo que significa que son lentos y propensos a cometer errores, lo que supone una pérdida de tiempo y recursos. La gestión manual de la información también hace que sea casi imposible ampliarla a medida que la empresa crece.

Ejemplos de automatización de la cadena de suministro en acción

Muchas organizaciones utilizan soluciones de automatización de la cadena de suministro, como la automatización de procesos digitales (DPA) y la automatización de procesos robóticos (RPA), para agilizar sus procesos empresariales. Entre los casos de uso habituales para la automatización de procesos en operaciones minoristas y de fabricación se incluyen:

Procesamiento de facturas

El procesamiento de facturas implica escanear y clasificar las facturas, introducir los datos en el sistema y generar informes. El proceso puede ser tedioso y repetitivo para los trabajadores, que no siempre disponen del equipo correcto necesario para realizar estas tareas.

Las soluciones de automatización de la cadena de suministro pueden automatizar este proceso supervisando los escáneres cuando los clientes escanean sus compras, identificando la información pertinente (como el nombre del producto o el precio), almacenando esos datos en una base de datos para su uso futuro y enviando la información a otros sistemas a través de las API. Esto permite a los empleados dedicar menos tiempo a la introducción manual de datos, al tiempo que mejora la precisión de las entradas de facturas.

Además de ahorrar tiempo en la carga de trabajo manual asociada al procesamiento de las facturas y permitir a los empleados disponer de más tiempo para otras tareas, las facturas automatizadas suelen ser más precisas que las escritas a mano, ya que los programas informáticos pueden identificar los errores que los humanos pueden pasar por alto, como errores tipográficos o campos incompletos en un formulario de entrada.

Mapeo de la pasarela EDI

Si no está familiarizado con el EDI, se trata de un estándar para el intercambio de documentos comerciales entre empresas. Se utiliza en la cadena de suministro para automatizar el proceso de procesamiento de pedidos y facturación. Dado que se trata de un proceso repetitivo y manual, es un objetivo excelente para las soluciones de automatización de la cadena de suministro.

El primer paso para automatizar su flujo de trabajo de mapeo EDI es crear mapeos que automaticen la ingesta de sus órdenes de compra en SAP o Salesforce. Por ejemplo, suponga que tiene un pedido que llega como XML. En ese caso, puede asignar aspectos como el ID del cliente o el nombre del artículo para que se conviertan automáticamente en campos de su sistema cuando se ingieran desde el archivo entrante.

Cumplimiento de pedidos

El cumplimiento de los pedidos es un buen lugar para aplicar la automatización de la cadena de suministro. La automatización puede utilizarse para automatizar el cumplimiento de los pedidos, incluida la gestión del inventario y el procesamiento de los pagos. Este es un ejemplo de cómo las soluciones de automatización de la cadena de suministro pueden utilizarse para el cumplimiento de pedidos:

  • Un cliente realiza un pedido en su sitio web y selecciona "envío gratuito" como método de entrega preferido. A continuación, el sistema envía automáticamente al cliente un mensaje de confirmación de su compra por correo electrónico, mensaje de texto o llamada telefónica.
  • Un empleado prepara el envío basándose en todos los datos disponibles en tiempo real, teniendo en cuenta a los que optaron por el envío gratuito y cualquier otro detalle relevante relacionado con pedidos anteriores realizados por ese comprador en particular (es decir, preferencias de tamaño/color). Esta información les ayudará a determinar qué artículos deben incluirse en este paquete específico, para que no haya sorpresas cuando lo abran en casa.

Un ejemplo de cómo este tipo de sistema puede mejorar la eficiencia es cuando se tienen varios pedidos que deben ser procesados. El robot procesará automáticamente cada uno de ellos de forma individual; no habrá ninguna confusión sobre qué debe ir a dónde o quién recibe qué producto si más de una persona ha puesto el mismo artículo en su lista de deseos (esto ahorra tiempo a los empleados). 

¿Cómo mejora la automatización de la cadena de suministro en el comercio minorista?

  • Mejorar la velocidad de la cadena de suministro
  • Aumentar la satisfacción del cliente
  • Mejorar el servicio al cliente

Servicio de atención al cliente

El servicio de atención al cliente es un buen campo para las soluciones de automatización de la cadena de suministro. Las tareas de los empleados del servicio de atención al cliente son repetitivas, lo que las convierte en un gran candidato para convertirlas en un proceso automatizado. Algunos ejemplos de estas tareas son:

  • Mapeo de la pasarela EDI: El mapeo de un pedido electrónico entrante de un proveedor a los sistemas internos apropiados y los procesos de cumplimiento se puede hacer mediante la automatización con una mínima participación humana.
  • Procesamiento de facturas: La automatización del procesamiento de facturas puede ahorrar tiempo a las grandes empresas que reciben miles de facturas cada mes.

Además de estas áreas, el cumplimiento de pedidos y otras funciones relacionadas también pueden beneficiarse del software de automatización de procesos robóticos.

Gestión de contenidos empresariales

Además de automatizar los pasos del proceso, la automatización también puede ayudarle a gestionar todo el ciclo de vida de un documento.

A continuación se presenta un ejemplo de cómo la automatización puede automatizar la creación, la revisión, el archivo y la recuperación de documentos:

  • Automatice la creación de nuevos documentos a partir de los datos recogidos mediante el escaneo de códigos de barras u otros medios.
  • Automatice la revisión y aprobación de los documentos antes de enviarlos a imprimir o distribuir.
  • Automatice el proceso de archivo, de modo que las versiones antiguas se guarden para poder consultarlas en el futuro si es necesario.
  • Automatizar la recuperación de los archivos si alguien necesita acceder a ellos de nuevo por cualquier motivo

Lo mejor de utilizar la automatización para la gestión de documentos es que no hace falta ser un experto en programación. Todo lo que necesitas es una comprensión básica de los flujos de trabajo y cómo escribir scripts simples (o utilizar plantillas). El proceso puede automatizarse con unos pocos clics del ratón.

Control de los contratos

La supervisión de contratos es un proceso que implica la revisión y el análisis de los contratos para garantizar el cumplimiento de las políticas y normativas internas. La automatización puede utilizarse para automatizar este proceso.

El proceso de supervisión de contratos puede incluir la revisión y el análisis de los contratos para garantizar el cumplimiento de las políticas y normativas internas. Normalmente lo hacen los humanos, pero también puede automatizarse utilizando la automatización de la cadena de suministro.

He aquí algunos ejemplos reales de automatización en uso:

  1. Amazon utiliza la automatización para gestionar sus operaciones de almacén. Puede hacer un seguimiento del inventario y asegurarse de que los empleados no se saltan ningún paso a la hora de cumplir con los pedidos. Esto ayuda a garantizar que los pedidos se envíen a tiempo y con los artículos correctos.
  2. Ikea utiliza la automatización para las interacciones del servicio de atención al cliente con sus clientes a través del chat en directo o las respuestas por correo electrónico de un sistema automatizado en lugar de una persona. Esto libera a los agentes de atención al cliente para tareas más complejas como las devoluciones de productos o los cambios de pedidos, lo que mejora la satisfacción del cliente y reduce los costes simultáneamente.
  3. Bank of America Merrill Lynch utiliza la automatización de procesos para su sistema de originación de préstamos. El software del banco escanea las solicitudes de préstamo en busca de la información necesaria y rellena automáticamente los campos que faltan para acelerar el proceso de aprobación.
  4. GEICO Insurance utiliza la automatización para procesar las reclamaciones, revisando los documentos de seguro presentados por los clientes y devolviéndoles automáticamente la información sobre lo que hay que hacer para resolver la reclamación lo antes posible. Esto ayuda a GEICO a ahorrar dinero en costes de personal y, al mismo tiempo, a mejorar la satisfacción del cliente.
  5. En 2017, Aeropostale Inc, un minorista de ropa estadounidense que opera más de 600 tiendas en todo Estados Unidos, comenzó a utilizar la automatización para mejorar sus procesos de gestión de pedidos mediante la automatización de las tareas de entrada de datos manuales que estaban ralentizando las operaciones y causando errores en el sistema.

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