Automatisation des processus au sein de la chaîne d'approvisionnement

automatisation de la chaîne d'approvisionnement

Avec une chaîne d'approvisionnement manuelle, vous devez porter plusieurs chapeaux. Vous devez être capable de gérer le flux de marchandises, de suivre leur progression sur la route et de vous assurer qu'elles arrivent à destination en toute sécurité. Heureusement, avec l'automatisation de la chaîne d'approvisionnement, il n'est pas nécessaire de procéder ainsi. 

Pensez à ce qu'il faut pour comprendre manuellement comment les performances de votre produit s'améliorent au fil du temps, quelles sont les qualités importantes pour la satisfaction de vos clients, et comment ces qualités interagissent entre elles. Une étude a révélé que 62 % des personnes interrogées pensent que les perturbations de la chaîne d'approvisionnement pourraient avoir un impact significatif sur les finances tandis que 54 % d'entre elles pensaient que cela pouvait nuire à la réputation d'une entreprise.

Cependant, il ne s'agit pas seulement de s'assurer que vos produits sont livrés ; il s'agit aussi de s'assurer qu'ils sont livrés quand ils doivent l'être et dans les bonnes conditions. Cela signifie qu'il faut comprendre comment les performances des produits évoluent en fonction de la température, du taux d'humidité et d'autres facteurs environnementaux.

Vous ne pouvez rien faire de tout cela si vous gérez une chaîne d'approvisionnement manuelle. Elle est chronophage et inefficace, ce qui signifie que vous ratez des occasions de développer votre entreprise. Ta chaîne d'approvisionnement est un écosystème complexe. Elle est composée de nombreux éléments différents, chacun ayant ses propres besoins et particularités. C'est pourquoi il est si important d'accélérer le processus sans sacrifier la précision. Si vous gérez encore votre chaîne d'approvisionnement manuellement, vous ressentez probablement déjà la pression de vos concurrents (ou de vos concurrents potentiels) qui vous poussent à apporter des changements, car les processus manuels ne sont pas aussi évolutifs que la technologie.

Plus de données, plus de problèmes

Le volume de données que devraient produire les dispositifs de l'internet des objets devrait atteindre 79 zettaoctets d'ici 2025. Comme les données sont générées par votre chaîne d'approvisionnement et son écosystème, elles peuvent être difficiles à gérer et à analyser. Pourtant, il ne s'agit encore que d'un sous-ensemble de toutes les données possibles.

Pourquoi y aurait-il tant de données supplémentaires à l'avenir ? La réponse se trouve du côté du consommateur. Comme les consommateurs sont de plus en plus à l'aise avec les appareils mobiles pour communiquer, ils vont générer encore plus d'informations qu'auparavant.

Ils attendront également de leurs fournisseurs qu'ils livrent de nouveaux produits à des coûts plus bas et à des niveaux de qualité plus élevés que jamais. Cela peut représenter un défi pour les entreprises qui ne sont pas préparées à tout ce flux de données supplémentaire (et qui veut avoir affaire à un client en colère ?). Cependant, selon des informations récentes d'Accenture, 94 % des entreprises du classement Fortune 1000 subissent des perturbations dans leur chaîne d'approvisionnement..

Mais s'il y avait un moyen d'accélérer le processus ? Et si vous pouviez supprimer certaines de ces fastidieuses étapes de travail manuel et tout rationaliser ? Il existe des solutions d'automatisation de la chaîne d'approvisionnement.

L'automatisation des processus peut vous aider à améliorer la gestion de votre chaîne d'approvisionnement :

  • Réduire les coûts en éliminant les erreurs humaines tout en augmentant l'efficacité.
  • En réduisant le temps consacré aux tâches fastidieuses, vous pouvez vous concentrer sur les processus essentiels tels que l'expédition des marchandises ou l'organisation des systèmes de gestion des stocks.
  • Développer votre entreprise grâce à des systèmes automatisés et évolutifs.

Une demande imprévisible

L'état actuel de la chaîne d'approvisionnement est marqué par l'imprévisibilité et la complexité. De nombreux facteurs y contribuent, notamment

  • Une demande imprévisible : En tant que consommateurs, nous ne savons pas toujours ce que nous voulons, quand et pourquoi. Cela peut entraîner des fluctuations de la demande qui ont un effet domino sur le reste de la chaîne d'approvisionnement, provoquant des goulots d'étranglement au niveau des ventes et des capacités inutilisées.
  • Une concurrence accrue : Plus de fabricants signifie plus de vendeurs pour les détaillants, ce qui exerce une pression sur les prix et les marges bénéficiaires de toutes les parties concernées.
  • La mondialisation : Les consommateurs recherchent de plus en plus des produits qui reflètent leur identité unique en tant que consommateurs du monde entier - et ils sont prêts à parcourir de longues distances si cela leur permet d'obtenir quelque chose d'unique qui ne peut être trouvé localement. L'explosion du commerce mondial qui en résulte a créé des chaînes d'approvisionnement complexes, avec de nombreux acteurs impliqués à chaque étape du processus.

Heureusement, il existe des moyens de s'assurer que vos efforts en matière de gestion de la chaîne logistique ne soient pas réduits à néant : l'utilisation de systèmes automatisés qui peuvent surveiller et suivre les niveaux de stock à tout moment tout en offrant une visibilité sur les processus de production. 

Augmentation des coûts

Nous connaissons tous l'augmentation des coûts de la main-d'œuvre, des matériaux et de l'énergie. Mais qu'en est-il de la conformité ? Le coût du respect des réglementations augmente également. Les primes d'assurance augmentent également. Et n'oubliez pas les frais de transport : Chaque fois que vous déplacez des marchandises d'un endroit à un autre (que ce soit à l'autre bout de la ville ou à l'autre bout du monde), cela coûte de l'argent, et beaucoup d'argent. 

Il faut également tenir compte des frais d'entreposage. Enfin, il y a l'élimination des déchets, un autre coût qui a augmenté de façon exponentielle au fil du temps en raison de la réglementation accrue et des progrès technologiques qui ont rendu des processus comme le recyclage plus efficaces.

L'état actuel des chaînes d'approvisionnement

Les chaînes d'approvisionnement sont complexes et imprévisibles. Elles sont également inefficaces, coûteuses, lentes et peu transparentes ou agiles - et elles ne font que se compliquer au fil du temps.

La bonne nouvelle est que les responsables de la chaîne d'approvisionnement peuvent utiliser des logiciels d'automatisation pour améliorer leur visibilité sur l'état de leur chaîne d'approvisionnement tout en augmentant l'efficacité, l'agilité et d'autres aspects qui facilitent leur travail.

Une chaîne d'approvisionnement comporte de nombreux composants, et chacun d'entre eux peut être automatisé pour offrir une meilleure visibilité de son état. Par exemple, la plupart des chaînes d'approvisionnement comprennent un certain niveau de gestion des stocks. L'automatisation de ce processus permet aux responsables de voir rapidement quelle quantité d'un produit a été vendue et quelle quantité est encore en stock. Cela les aide à décider quand commander plus de produits ou s'ils doivent cesser de les vendre. De même, les responsables de la chaîne d'approvisionnement peuvent utiliser des outils d'automatisation pour :

  • Recevez et traitez les commandes plus rapidement.
  • Obtenez les commentaires des clients sur leur expérience de la commande. 
  • Suivre les chiffres de vente, ce qui les aide à planifier la demande future.

L'automatisation de la chaîne d'approvisionnement facilite ces processus en éliminant les tâches répétitives comme la saisie de données dans des feuilles de calcul Les chaînes d'approvisionnement peuvent être complexes, imprévisibles et inefficaces. Elles peuvent être coûteuses à gérer, car elles nécessitent une équipe importante, et elles sont lentes à livrer les produits. Les responsables de la chaîne d'approvisionnement ont besoin d'une meilleure visibilité sur l'état de leurs chaînes d'approvisionnement tout en augmentant l'efficacité et l'agilité. De nombreux composants composent une chaîne d'approvisionnement. Chacun d'entre eux peut être automatisé afin de fournir une meilleure visibilité sur son état.

Marges faibles

La chaîne d'approvisionnement est le point de départ de tous vos produits, mais c'est aussi là que vous perdez de l'argent. En raison des différentes étapes nécessaires pour acheminer un produit du point A au point B, les possibilités d'erreurs et les coûts qui en découlent sont nombreux. Plus il y a d'étapes dans un processus, plus il y a de chances que quelque chose se passe mal.

Vous pouvez réduire ces coûts en automatisant les processus manuels sujets aux erreurs, comme la saisie manuelle de données dans une base de données ou l'introduction d'informations sur les nouveaux produits dans un système ERP. Vous pourrez le faire sans sacrifier la précision, car vous avez intégré la précision dès le départ, au lieu de chercher à rendre les processus manuels précis plus tard dans la chaîne (en espérant qu'ils le restent).

Étude de cas : Marinter importe des produits tels que du vin, des pâtes et de la charcuterie entre autres, du monde entier. Pour ses principales opérations, l'entreprise utilise ACCPAC ERP, qui l'aide à gérer plusieurs activités liées à la comptabilité, aux comptes créditeurs, aux comptes débiteurs, aux factures et aux stocks.

L'ERP de la société est très fiable, mais il manque des processus bien structurés pour la notification, le suivi et le contrôle, ainsi que pour la gestion des nombreux documents générés qui sont envoyés aux fabricants à l'étranger. En outre, cette chaîne d'activités est importante pour intégrer l'ensemble du dossier afin de réaliser l'intégralité du processus d'importation depuis le site du fabricant jusqu'aux installations de Marinter :

  1. Questions liées au suivi des conteneurs qui sont sur le point d'être importés.
  2. Absence de la documentation requise pour satisfaire aux exigences en matière d'hygiène et de santé, en raison de la nature des produits. Cela provoque des retards importants et entraîne des amendes et des surfacturations.
  3. Visibilité zéro entre la direction, le contrôle et le service logistique.
  4. Plusieurs tentatives précédentes d'installation d'autres solutions logicielles ont toutes échoué.
  5. Les remorques et les marchandises qui ne sont pas importées à un jour et à une heure très précis, tombent sous le coup de pénalités et de frais de stockage.

Comment l'automatisation améliore-t-elle la chaîne d'approvisionnement dans le secteur manufacturier ? Les avantages de l'automatisation ne se limitent pas à l'utilisateur final. De nombreux fabricants connaissent depuis longtemps les avantages de l'automatisation et ont commencé à la mettre en œuvre dans leurs processus de production. Les avantages comprennent :

  • Réduction des coûts
  • Augmentation de la productivité
  • Amélioration de la qualité et de la satisfaction des clients
  • Réduction des erreurs
  • Conformité et visibilité accrues

La chaîne d'approvisionnement manuelle est en train de mourir ou déjà morte

La chaîne d'approvisionnement manuelle est soit en train de mourir, soit déjà morte. Si vous l'utilisez encore, il est temps de vous mettre au goût du jour et d'utiliser un système de chaîne d'approvisionnement automatisé.

La chaîne d'approvisionnement manuelle est coûteuse. Il faut beaucoup de temps et d'efforts pour gérer manuellement toutes vos données d'inventaire, surtout s'il n'y a pas un système central auquel peuvent accéder tous les membres du personnel qui en ont besoin (ce qui n'est généralement pas le cas).

Les systèmes manuels sont inefficaces : ils reposent sur l'erreur humaine, ce qui signifie qu'ils sont lents et sujets à des erreurs, entraînant une perte de temps et de ressources. De plus, la gestion manuelle des informations rend presque impossible l'évolution de votre entreprise au fur et à mesure de sa croissance.

Exemples d'automatisation de la chaîne d'approvisionnement en action

De nombreuses organisations utilisent des solutions d'automatisation de la chaîne d'approvisionnement telles que l'automatisation des processus numériques (DPA) et l'automatisation des processus robotiques (RPA) pour rationaliser leurs processus opérationnels. Les cas d'utilisation courants pour l'automatisation des processus dans les opérations de vente au détail et de fabrication comprennent :

Traitement des factures

Le traitement des factures implique la numérisation et le tri des factures, la saisie des données dans le système et la génération de rapports. Ce processus peut être fastidieux et répétitif pour les travailleurs, qui ne disposent pas toujours de l'équipement adéquat pour effectuer ces tâches.

Les solutions d'automatisation de la chaîne logistique peuvent automatiser ce processus en surveillant les scanners lorsque les clients scannent leurs achats, en identifiant les informations pertinentes (telles que le nom du produit ou le prix), en stockant ces données dans une base de données pour une utilisation ultérieure et en envoyant les informations à d'autres systèmes par le biais d'API. Cela permet aux employés de passer moins de temps à saisir manuellement les données tout en améliorant la précision des entrées de factures.

Outre le fait qu'elles permettent d'économiser du temps sur le travail manuel associé au traitement des factures et de laisser aux employés plus de temps pour d'autres tâches, les factures automatisées sont souvent plus précises que les factures manuscrites car les programmes informatiques peuvent identifier les erreurs que les humains peuvent manquer, comme les fautes de frappe ou les champs incomplets dans un formulaire de saisie.

Cartographie de la passerelle EDI

Si l'EDI ne vous est pas familier, il s'agit d'une norme d'échange de documents commerciaux entre entreprises. Il est utilisé dans la chaîne d'approvisionnement pour automatiser le processus de traitement des commandes et de facturation. Comme il s'agit d'un processus répétitif et manuel, il constitue une excellente cible pour les solutions d'automatisation de la chaîne d'approvisionnement.

La première étape de l'automatisation de votre flux de mappage EDI consiste à créer des mappages qui automatisent l'ingestion de vos commandes dans SAP ou Salesforce. Supposons, par exemple, que vous ayez une commande qui vous parvient au format XML. Dans ce cas, vous pouvez mapper des aspects tels que l'ID du client ou le nom de l'article afin qu'ils deviennent automatiquement des champs dans votre système lorsqu'ils sont ingérés à partir du fichier entrant.

Exécution des commandes

L'exécution des commandes est un bon endroit pour appliquer l'automatisation de la chaîne d'approvisionnement. L'automatisation peut être utilisée pour automatiser l'exécution des commandes, y compris la gestion des stocks et le traitement des paiements. Voici un exemple de la manière dont les solutions d'automatisation de la chaîne logistique peuvent être utilisées pour l'exécution des commandes :

  • Un client passe une commande sur votre site Web et sélectionne la "livraison gratuite" comme mode de livraison préféré. Le système envoie alors automatiquement au client un message confirmant son achat par courriel, message texte ou appel téléphonique.
  • Un employé prépare l'envoi sur la base de toutes les données disponibles en temps réel, en tenant compte des personnes qui ont opté pour la livraison gratuite et de tout autre détail pertinent concernant les commandes passées par cet acheteur particulier (par exemple, ses préférences en matière de taille/couleur). Ces informations les aideront à déterminer quels articles doivent être inclus dans ce colis spécifique, afin qu'il n'y ait pas de surprise lorsqu'ils l'ouvriront chez eux.

Un exemple de la façon dont ce type de système peut améliorer l'efficacité est celui des commandes multiples qui doivent être traitées. Le robot traitera automatiquement chacune d'entre elles individuellement ; il n'y aura pas de confusion sur ce qui doit aller où ou qui reçoit quel produit si plusieurs personnes ont placé le même article sur leur liste de souhaits (cela fait gagner du temps aux employés). 

Comment l'automatisation améliore-t-elle la chaîne d'approvisionnement dans le commerce de détail ?

  • Améliorer la rapidité de la chaîne d'approvisionnement
  • Augmenter la satisfaction des clients
  • Améliorer le service à la clientèle

Service à la clientèle

Le service clientèle est un bon domaine pour les solutions d'automatisation de la chaîne d'approvisionnement. Les tâches des employés du service clientèle sont répétitives, ce qui en fait un excellent candidat pour être converti en un processus automatisé. Voici quelques exemples de ces tâches :

  • Mappage des passerelles EDI : La mise en correspondance d'une commande électronique entrante provenant d'un fournisseur avec les systèmes internes et les processus d'exécution appropriés peut être effectuée de manière automatisée avec une participation humaine minimale.
  • Traitement des factures : L'automatisation du traitement des factures peut faire gagner du temps aux grandes entreprises qui reçoivent des milliers de factures chaque mois.

En plus de ces domaines, l'exécution des commandes et d'autres fonctions connexes peuvent également bénéficier d'un logiciel d'automatisation des processus robotiques.

Gestion de contenu d'entreprise

Outre l'automatisation des étapes du processus, l'automatisation peut également vous aider à gérer l'ensemble du cycle de vie d'un document.

Voici un exemple de la manière dont l'automatisation peut automatiser la création, la révision, l'archivage et la récupération des documents :

  • Automatisez la création de nouveaux documents à partir des données collectées par la numérisation des codes-barres ou par d'autres moyens.
  • Automatisez l'examen et l'approbation des documents avant leur envoi pour impression ou distribution.
  • Automatisez le processus d'archivage, de sorte que les anciennes versions soient sauvegardées pour être consultées ultérieurement si nécessaire.
  • Automatiser la récupération des fichiers archivés si quelqu'un a besoin d'y accéder à nouveau pour une raison quelconque.

L'avantage de l'automatisation de la gestion des documents est que vous n'avez pas besoin d'être un expert en programmation. Il suffit d'avoir une connaissance de base des flux de travail et de savoir écrire des scripts simples (ou utiliser des modèles). Le processus peut être automatisé en quelques clics de souris.

Suivi des contrats

Le suivi des contrats est un processus qui implique l'examen et l'analyse des contrats afin de garantir leur conformité avec les politiques et réglementations internes. L'automatisation peut être utilisée pour automatiser ce processus.

Le processus de suivi des contrats peut inclure l'examen et l'analyse des contrats afin de garantir leur conformité aux politiques et réglementations internes. Cette tâche est généralement confiée à des humains, mais elle peut aussi être automatisée grâce à l'automatisation de la chaîne d'approvisionnement.

Voici quelques exemples concrets d'utilisation de l'automatisation :

  1. Amazon utilise l'automatisation pour gérer les opérations de son entrepôt. Elle permet de suivre les stocks et de s'assurer que les employés ne manquent aucune étape lors de l'exécution des commandes. Cela permet de s'assurer que les commandes sont expédiées à temps et avec les bons articles.
  2. Ikea utilise l'automatisation pour les interactions du service clientèle avec ses clients, par le biais d'un chat en direct ou de réponses par courrier électronique provenant d'un système automatisé plutôt que d'une personne. Cela libère les agents du service clientèle pour des tâches plus complexes comme les retours de produits ou les modifications de commandes, ce qui améliore la satisfaction des clients et réduit les coûts simultanément.
  3. La Bank of America Merrill Lynch utilise l'automatisation des processus pour son système de montage de prêts. Le logiciel de la banque analyse les demandes de prêt pour y rechercher les informations requises et remplit automatiquement les champs manquants afin d'accélérer le processus d'approbation.
  4. GEICO Insurance utilise l'automatisation pour traiter les sinistres en examinant les documents d'assurance soumis par les clients et en les renvoyant automatiquement avec des informations sur ce qui doit être fait pour régler le sinistre le plus rapidement possible. Cela permet à GEICO d'économiser sur les coûts de personnel tout en améliorant la satisfaction des clients.
  5. En 2017, Aeropostale Inc, un détaillant américain de vêtements qui exploite plus de 600 magasins à travers les États-Unis, a commencé à utiliser l'automatisation pour améliorer ses processus de gestion des commandes en automatisant les tâches de saisie manuelle des données qui ralentissaient les opérations et causaient des erreurs dans le système.

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