La hiperautomatización ha intensificado la carrera de la automatización, con un 66% de empresas que automatizan al menos un proceso crítico. Pero para lograr una verdadera automatización integral, hay un ingrediente secreto que los mejores saben que no pueden ignorar. Es vital para gestionar procesos sofisticados, complejos y en capas, y Gartner lo considera uno de los principales impulsores de la innovación. La orquestación de procesos es imprescindible para alcanzar sus objetivos de automatización más agresivos.
¿Qué es la automatización de procesos?
Hay muchas formas de ejecutar un proceso. Su estrategia puede ser práctica, con usted y su equipo realizando un puñado de tareas manuales. Puedes integrar tecnología, como un escuadrón de robots de automatización robótica de procesos (RPA ), para ayudar con la introducción de datos.
La automatización inteligente es sólo una de las formas de hacer el trabajo. Puede automatizar una serie de tareas en un gestor de procesos de negocio (BPM) o utilizar una aplicación de propósito único para realizar tareas sencillas como:
- Programar contenidos de Instagram o Twitter para su publicación automática
- Enrutamiento de los correos electrónicos que contienen un conjunto de palabras clave a su propia carpeta
- Envío de una notificación a un gestor cuando un proyecto se marca como finalizado
- Tu lavadora te manda un mensaje para decirte que la colada está hecha
La automatización de procesos no especifica un tipo concreto de automatización: el cielo es el límite. Pero sí se centra específicamente en las tareas realizadas mediante automatización, no en las que los humanos realizan manualmente.
¿Cuáles son los distintos tipos de automatización?
Hay un nivel Mary Poppins de opciones a la hora de echar mano de su bolsa de automatización. Estas son algunas de las tecnologías de automatización más populares.
Procesamiento inteligente de documentos (IDP)
Los documentos llegan a sus sistemas mediante carga, escaneado, correo electrónico -u otros métodos- y el procesamiento inteligente de documentos (PID) se pone manos a la obra para extraer y organizar el contenido.
Otras tareas, como la generación de informes o el rellenado de formularios, utilizan datos como nombres de clientes o números de teléfono.
Visión por ordenador
Las máquinas pueden "ver" textos e imágenes y tomar decisiones en función de su contenido.
Un ejemplo de visión por ordenador son los cheques bancarios "Conozca a su cliente". Toma una foto de un carné de conducir y hazte un selfie en tiempo real. Esta tecnología puede determinar si un documento de identidad coincide con la persona que aparece en la pantalla y si esa persona es real.
IA conversacional
Active automatizaciones mediante conversaciones al estilo ChatGPT. Los chatbots sobrecargados pueden guiar a los usuarios a través de procesos complejos, como la solicitud de una plaza universitaria o la apertura de una cuenta bancaria.
Dialog desencadena tareas automatizadas bajo el capó, satisfaciendo las peticiones del cliente en tiempo real.
Automatización de Procesos Robóticos (RPA)
Los algoritmos de aprendizaje automático se encargan del trabajo administrativo. Los robots RPA pueden realizar tareas sencillas, como escribir el nombre de un cliente en un mensaje de correo electrónico. Sus habilidades van hasta el levantamiento de pesados complejos, como la búsqueda a través de los datos para encontrar posibles problemas de cumplimiento.
¿Qué es la orquestación de procesos?
Con el tiempo, las cosas se vuelven un poco más complejas. Su puzzle de procesos se rompe en más piezas. Pensemos en un portal bancario de autoservicio o en una empresa aeroespacial que reordena componentes clave.
Estos procesos tienen más de una automatización y persiguen varios objetivos. Cada uno de ellos contiene una lista de tareas en cascada que se entrelazan a través de múltiples departamentos.
Considere estos tres escenarios en los que el éxito depende de varios procesos interconectados:
- Un banco recopila información de un nuevo solicitante de préstamo. La herramienta reduce la fase a la mitad, pero el banco sigue utilizando las antiguas comprobaciones manuales de KYC. El cliente espera tres días para obtener la aprobación, pero para entonces ya se ha pasado a un competidor más receptivo.
- Mason compra una funda nueva para el móvil en una tienda online. Sin embargo, el sitio web debe sincronizarse con el inventario en tiempo real. El sistema de inventario tampoco está vinculado a un CRM que pueda informar a Mason de que el producto está agotado. Sólo se da cuenta del problema cuando llega a recoger su pedido, y ahora está frustrado.
- Paula, una vendedora del sector aeroespacial, recibe un pedido de un nuevo cliente. Entusiasmada, envía inmediatamente el pedido de muestra de conectores de radiofrecuencia. Con pocas salvaguardas automatizadas, el pedido sale del almacén sin que la contabilidad se entere. La factura se retrasa, lo que impide a Paula hacer más negocios con el cliente potencial.
¿Cuál es el problema? Acciones inconexas que no dan en el clavo en el Santo Grial de la transformación digital: la automatización de extremo a extremo.
Entre: orquestación de procesos, una estrategia que los expertos predicen que explotará en 18.500 millones de dólares en 2030. La orquestación de procesos logra la automatización de extremo a extremo haciendo que todas sus aplicaciones, herramientas de IA, bots, personal y software heredado toquen juntos como una orquesta.
¿Cómo impulsa la orquestación de procesos la hiperproductividad?
La orquestación de procesos puede cambiar las reglas del juego de su organización en más de un sentido. Una de las formas más significativas de transformar su flujo de trabajo es impulsar la hiperproductividad. En lugar de ser simplemente productivo, su equipo puede convertirse en hiperproductivo, completando el trabajo más rápido y de forma más eficiente que nunca.
Ventajas de la orquestación de procesos:
- Transparencia: Una visión en tiempo real de todos los procesos que se mueven a través de su organización.
- Ahorro de costes: Identifique tareas redundantes o destaque áreas para automatización adicional.
- Una única fuente de información: en lugar de que un CRM, un sistema de facturación y un proveedor de correo electrónico de marketing accedan a sus propias copias de los correos electrónicos de los clientes, puede canalizar todos los procesos a través de una ubicación centralizada.
- Cumplimiento de la normativa: Cuando los esfuerzos de supervisión de procesos existen en un solo lugar, es mucho más fácil gestionar las auditorías.
- Amplíe rápidamente las nuevas tecnologías: Introduzca la tecnología más reciente en un gestor de procesos en lugar de instalarla y ejecutarla en varias instancias.
- Elimine el riesgo de las "aplicaciones en la sombra": Los departamentos que despliegan aplicaciones de propósito único pueden dañar los esfuerzos de seguridad de la información y hacer que las cosas sean inmanejables para TI. Puede supervisar mejor las operaciones dirigiendo su pila tecnológica a través de un gestor de procesos gobernado por la orquestación de procesos.
Sin un proceso de orquestación, es como si escucharas dos notas de una sinfonía de una hora y te pidieran que adivinaras cómo ha ido el resto del espectáculo. La orquestación de procesos le sitúa en el podio del director durante toda la actuación. Puedes hacer ajustes cuando sea necesario y tener una visión integral de todo el espectáculo.
¿Cómo se combinan la orquestación de procesos y la automatización?
En los primeros tiempos de la automatización, las organizaciones buscaban herramientas y tecnologías para automatizar el mayor número posible de casos de uso.
Pero no había capitán del barco.
Ventas automatizaba las tareas esenciales utilizando una plataforma, mientras que marketing o compras optaban por su conjunto de herramientas. El software rara vez trabajaba conjuntamente. Las aplicaciones funcionaban independientemente unas de otras, sin saber lo que hacían las demás. Los procesos eran difíciles de supervisar, seguir y gestionar.
Puedes ver la sinergia a través de la lente de un problema dolorosamente moderno que aqueja a casi todos los hogares: elegir una película para ver juntos.
Los proveedores de entretenimiento se separaron de los megatransmisores como Hulu para ofrecer sus contenidos a través de aplicaciones propias. Para el estadounidense medio, eso significa 100.000 horas de películas y programas de televisión, 11años de contenido para elegir un viernes por la noche.
En lugar de elogiar la selección, los sentimientos van en la dirección contraria: los espectadores no quieren rebotar entre 3 y 4 aplicaciones para encontrar algo que ver. Echan de menos los tiempos del cable de antaño, en los que una guía única reunía todo en una sola lista.
Se puede pensar en la orquestación de procesos como el equivalente empresarial de demasiadas aplicaciones de streaming: demasiadas soluciones puntuales o aplicaciones de propósito único/limitado que se ejecutan aisladas unas de otras, sin una guía que las gestione todas.
La orquestación de procesos le pone al timón. Es un líder digital que proporciona visibilidad instantánea de los procesos automatizados o manuales y le permite realizar cambios. Identifique los pasos redundantes, señale los obstáculos y ajuste las secuencias de tareas o acciones. No podría hacer las cosas sin orquestación, uniendo todos sus procesos bajo un mismo paraguas.
Orquestación de procesos frente a automatización de procesos: ¿Cuál me conviene más?
Las microempresas que sólo necesitan un puñado de automatizaciones de un solo uso, como un programador de citas o de publicaciones en redes sociales, probablemente no necesitarán orquestación de procesos.
Pero cuando se empiezan a emplear tecnologías más complejas con puntos de decisión sofisticados, es el momento de cambiar de estrategia.
La orquestación de procesos es ideal para empresas que:
- Ejecutar procesos que se extienden a varios departamentos (¡y a través de las regiones!)
- Recopilar información de múltiples sistemas
- Depender de varias tecnologías para cumplir las promesas de los clientes
- Utilizar procesos con lógica condicional expansiva
- Requieren varios niveles de aprobación por parte de la dirección
- Trabaja en un sector muy regulado en el que un cambio en la política gubernamental puede poner en peligro varios procesos vitales.
Sectores como la sanidad, las finanzas y la enseñanza superior -cualquier espacio en el que se ejecuten procesos complejos y en capas- deberían seleccionar un BPM que valore la orquestación de procesos.
Vea cómo este proveedor de seguros utilizó la orquestación de procesos para convertir más de 100.000 envíos de formularios básicos en un flujo de trabajo totalmente automatizado.
El Grupo Redwoods tomó el mando de sus procesos de notificación de incidentes utilizando una mentalidad de orquestación de procesos.
Anteriormente, los consejeros enviaban los informes a través de un formulario similar al de Google, que es estupendo para recopilar información, pero no tanto para actuar en consecuencia. Había que enviar archivos adjuntos por correo electrónico por separado, lo que no permitía al grupo saber qué informes estaban pendientes de resolución.
Con ProcessMaker, el Grupo Redwoods fue capaz de convertir su formulario en línea básica en un flujo de trabajo automatizado en toda regla. Cada tarea se convirtió en un engranaje de una máquina mayor. Podían hacer un seguimiento de los informes, ver qué oficina aún tenía que revisarlos y recopilar todos los materiales (texto, imágenes y vídeo) en un único registro disponible con un solo clic.
Tendencias futuras en la orquestación de procesos
Todo lo que impulsa el negocio actual apunta a una creciente sofisticación de los procesos, desde la cantidad de datos hasta el número de interacciones con los clientes.
La Internet de los objetos etiqueta un ejército de sensores en bienes físicos como espejos de fitness y cafeteras. Las empresas tendrán que lidiar con más datos que nunca, lo que subraya la necesidad de contar con procesos bien organizados.
Las API dan y toman más datos que nunca. Las organizaciones deben vigilar de cerca el flujo del proceso, desde complejas jugadas de banca como servicio hasta integraciones con grandes modelos lingüísticos.
Las organizaciones pueden adoptar las tendencias que impulsan el crecimiento futuro con procesos bien engrasados y altamente orquestados. Es imprescindible para cualquier empresa que se dedique a la automatización inteligente: ¿está preparada su estrategia de orquestación de procesos?
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