Die Hyperautomatisierung hat den Automatisierungswettlauf verschärft: 66 % der Unternehmen haben mindestens einen kritischen Prozess automatisiert. Um jedoch eine echte End-to-End-Automatisierung zu erreichen, gibt es eine geheime Zutat, die Top-Performer nicht ignorieren können. Sie ist für die Handhabung anspruchsvoller, komplexer und vielschichtiger Prozesse so wichtig, dass Gartner sie zu den wichtigsten Innovationstreibern zählt. Prozessorchestrierung ist ein Muss, um Ihre ehrgeizigen Automatisierungsziele zu erreichen.
Was ist Prozessautomatisierung?
Es gibt viele Möglichkeiten, einen Prozess auszuführen. Ihre Strategie kann praxisorientiert sein, wobei Sie und Ihr Team eine Handvoll manueller Aufgaben ausführen. Sie können Technologie integrieren, z. B. ein Geschwader von Robotic Process Automation (RPA) -Bots, die bei der Dateneingabe helfen.
Intelligente Automatisierung ist nur eine der Möglichkeiten, die Arbeit zu erledigen. Sie können eine Reihe von Aufgaben in einem Business Process Manager (BPM) automatisieren oder eine Einzweckanwendung verwenden, um einfache Aufgaben auszuführen, wie z. B.:
- Planen von Instagram- oder Twitter-Inhalten für die automatische Veröffentlichung
- Weiterleitung von E-Mails, die eine Reihe von Schlüsselwörtern enthalten, in einen eigenen Ordner
- Senden einer Benachrichtigung an einen Manager, sobald ein Projekt als abgeschlossen markiert ist
- Ihre Waschmaschine meldet Ihnen, dass die Wäsche fertig ist
Die Prozessautomatisierung legt sich nicht auf eine bestimmte Art der Automatisierung fest - der Himmel ist die Grenze. Aber sie konzentriert sich speziell auf Aufgaben, die durch Automatisierung ausgeführt werden, und nicht auf solche, die Menschen manuell erledigen.
Was sind die verschiedenen Arten der Automatisierung?
Wenn Sie in Ihre Automatisierungstasche greifen, haben Sie die Qual der Wahl. Hier sind ein paar der beliebtesten Automatisierungstechnologien.
Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP)
Dokumente durchlaufen Ihre Systeme per Upload, Scan, E-Mail oder auf andere Weise, und die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) macht sich an die Arbeit, Inhalte zu extrahieren und zu organisieren.
Bei anderen Aufgaben, wie der Erstellung von Berichten oder dem Ausfüllen von Formularen, werden Daten wie Kundennamen oder Telefonnummern benötigt.
Computer Vision
Maschinen können Texte und Bilder "sehen" und Entscheidungen auf der Grundlage ihres Inhalts treffen.
Ein Beispiel für Computer Vision sind die KI-gestützten Know-Your-Customer-Checks einer Bank. Machen Sie ein Foto von einem Führerschein und ein Selfie in Echtzeit, dann übernimmt die Computer Vision das Steuer. Diese Technologie kann feststellen, ob ein Ausweis mit der Person auf dem Bildschirm übereinstimmt - und ob diese Person echt ist.
Konversationelle KI
Lösen Sie Automatisierungen durch Konversation im ChatGPT-Stil aus. Supercharged Chatbots können Benutzer durch komplexe Prozesse wie die Bewerbung für ein College oder die Eröffnung eines Bankkontos führen.
Der Dialog löst unter der Haube automatisierte Aufgaben aus, die die Kundenwünsche in Echtzeit erfüllen.
Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA)
Algorithmen des maschinellen Lernens übernehmen die administrative Arbeit. RPA-Bots können einfache Aufgaben erledigen, z. B. den Vornamen eines Kunden in eine E-Mail-Begrüßung einfügen. Ihre Fähigkeiten reichen bis hin zu komplexen, schweren Aufgaben wie der Suche nach potenziellen Compliance-Problemen in Daten.
Was ist Prozessorchestrierung?
Mit der Zeit werden die Dinge etwas komplexer. Ihr Prozesspuzzle zerfällt in mehr Teile. Denken Sie an ein Selbstbedienungs-Bankportal oder ein Luft- und Raumfahrtunternehmen, das Schlüsselkomponenten neu bestellt.
Diese Prozesse haben mehr als eine Automatisierung und verfolgen mehrere Ziele. Sie enthalten jeweils eine Kaskadenliste von Aufgaben, die sich durch mehrere Abteilungen ziehen.
Betrachten Sie diese drei Szenarien, bei denen der Erfolg von mehreren miteinander verknüpften Prozessen abhängt:
- Eine Bank sammelt Informationen von einem neuen Kreditantragsteller. Das Tool verkürzt die Phase um die Hälfte, aber die Bank verwendet immer noch die alten manuellen KYC-Prüfungen am hinteren Ende. Der Kunde wartet drei Tage auf die Genehmigung - aber bis dahin ist er schon zu einem reaktionsschnelleren Wettbewerber gewechselt.
- Mason kauft eine neue Handyhülle bei einem Online-Händler. Die Website muss jedoch mit dem Echtzeitbestand synchronisiert werden. Das Inventarsystem ist auch nicht mit einem CRM-System verknüpft, das Mason darüber informieren kann, dass das Produkt nicht mehr vorrätig ist. Er bemerkt das Problem erst, als er seine Bestellung abholen will - und ist frustriert.
- Paula, eine Verkäuferin in der Luft- und Raumfahrtindustrie, erhält eine Anfrage von einem neuen Kunden. Begeistert schickt sie die Musterbestellung von HF-Steckverbindern sofort los. Da es nur wenige automatische Sicherheitsvorkehrungen gibt, verlässt die Bestellung das Lager, ohne dass die Buchhaltung davon erfährt. Die Rechnung gerät in Verzug, was Paula daran hindert, weitere Geschäfte mit dem heißen Eisen zu machen.
Das Problem? Unzusammenhängende Aktionen, die den Heiligen Gral der digitalen Transformation verfehlen: End-to-End-Automatisierung.
Hier kommt die Prozessorchestrierung ins Spiel, eine Strategie, die Experten zufolge im Jahr 2030 um 18,5 Milliarden Dollar wachsen wird. Die Prozessorchestrierung ermöglicht eine durchgängige Automatisierung, indem sie alle Ihre Apps, KI-Tools, Bots, Mitarbeiter und Legacy-Software wie ein Orchester zusammenspielen lässt.
Wie steigert die Prozessorchestrierung die Hyper-Produktivität?
Die Orchestrierung von Prozessen kann für Ihr Unternehmen in mehrfacher Hinsicht von entscheidender Bedeutung sein. Eine der wichtigsten Möglichkeiten zur Umgestaltung Ihrer Arbeitsabläufe ist die Steigerung der Hyper-Produktivität. Anstatt einfach nur produktiv zu sein, kann Ihr Team hyperproduktiv werden und die Arbeit schneller und effizienter als je zuvor erledigen.
Vorteile der Prozessorchestrierung:
- Transparenz: Ein Echtzeit-Einblick in alle Prozesse, die Ihr Unternehmen durchlaufen
- Kosteneinsparungen: Identifizieren Sie redundante Aufgaben oder zeigen Sie Bereiche für zusätzliche Automatisierung auf.
- Eine einzige Quelle der Wahrheit: Anstatt dass ein CRM, ein Fakturierungssystem und ein Marketing-E-Mail-Anbieter auf ihre separaten Kopien von Kunden-E-Mails zugreifen, können Sie alle Prozesse über eine zentrale Stelle laufen lassen.
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Wenn die Prozessüberwachung an einem Ort stattfindet, ist es viel einfacher, Audits zu verwalten.
- Schnelles Skalieren neuer Technologien: Legen Sie die neueste Technologie in einem Prozessmanager ab, anstatt sie in mehreren Instanzen zu installieren und auszuführen.
- Eliminieren Sie das Risiko von "Schattenanwendungen": Abteilungen, die Einzweckanwendungen einsetzen, können die Bemühungen um die Informationssicherheit beeinträchtigen und für die IT-Abteilung unüberschaubar werden. Sie können die Abläufe besser überwachen, indem Sie Ihren Tech-Stack über einen Prozessmanager leiten, der durch Prozessorchestrierung gesteuert wird.
Ohne Prozessorchestrierung ist es so, als würden Sie nur zwei Noten einer einstündigen Sinfonie hören und dann raten müssen, wie der Rest der Aufführung verlaufen ist. Bei der Prozessorchestrierung sitzen Sie während der gesamten Aufführung am Dirigentenpult. Sie können bei Bedarf Anpassungen vornehmen und haben einen umfassenden Überblick über die gesamte Aufführung.
Wie arbeiten Prozessorchestrierung und Automatisierung zusammen?
In den Anfängen der Automatisierung suchten Unternehmen nach Tools und Technologien, um so viele Anwendungsfälle wie möglich zu automatisieren.
Aber es gab keinen Kapitän des Schiffes.
Der Vertrieb automatisierte wesentliche Aufgaben mit einer Plattform, während Marketing oder Einkauf sich für ihr Toolkit entschieden. Die Software arbeitete selten zusammen. Die Anwendungen liefen unabhängig voneinander, ohne dass man wusste, was die anderen taten. Es war schwierig, Prozesse zu überwachen, zu verfolgen und zu verwalten.
Sie können die Synergie durch die Linse eines schmerzhaften modernen Problems betrachten, das fast jeden Haushalt plagt: die Auswahl eines Films, den man gemeinsam anschauen möchte.
Unterhaltungsanbieter haben sich von Mega-Streamern wie Hulu abgespalten und bieten ihre Inhalte über eigene Apps an. Für den Durchschnittsamerikaner bedeutet das 100.000 Stunden an Filmen und Fernsehsendungen - 11Jahre an Inhalten, aus denen er an einem Freitagabend auswählen kann.
Anstatt die Auswahl zu loben, geht die Stimmung in die entgegengesetzte Richtung: Die Zuschauer wollen nicht zwischen 3 oder 4 Apps hin- und herspringen, um etwas zu sehen. Sie vermissen die Kabeltage von früher, wo ein einziger Leitfaden alles in einer Liste zusammenfasste.
Man kann sich die Prozessorchestrierung als das Äquivalent zu vielen Streaming-Apps im Unternehmen vorstellen - zu viele Einzellösungen oder Anwendungen mit einem/einem begrenzten Zweck, die isoliert voneinander laufen, ohne dass es einen Leitfaden gibt, der das alles verwaltet.
Mit der Prozessorchestrierung haben Sie das Ruder in der Hand. Es ist ein digitaler Anführer, der sofortigen Einblick in automatisierte oder manuelle Prozesse bietet und Ihnen erlaubt, Änderungen vorzunehmen. Identifizieren Sie redundante Schritte, machen Sie Hindernisse ausfindig und optimieren Sie Aufgabenabfolgen oder Aktionen. Ohne Orchestrierung, die alle Ihre Prozesse unter einem Dach vereint, geht es nicht.
Prozessorchestrierung vs. Prozessautomatisierung: Was ist das Beste für mich?
Kleinstunternehmen, die nur eine Handvoll Einweg-Automatisierungen benötigen, wie z. B. einen Terminplaner oder einen Planer für Social Postings, benötigen wahrscheinlich keine Prozessorchestrierung.
Sobald Sie jedoch komplexere Technologien mit anspruchsvollen Entscheidungspunkten einsetzen, ist es Zeit für eine neue Strategie.
Prozessorchestrierung ist ideal für Unternehmen, die:
- Durchführung von Prozessen, die mehrere Abteilungen (und Regionen!) umfassen
- Sammeln von Informationen aus mehreren Systemen
- Verlassen Sie sich auf mehrere Technologien, um Kundenversprechen zu erfüllen
- Prozesse mit umfangreicher bedingter Logik verwenden
- mehrere Ebenen der Genehmigung durch die Geschäftsleitung erforderlich machen
- in einer stark regulierten Branche tätig sind, in der eine Änderung der Regierungspolitik mehrere lebenswichtige Prozesse auf den Kopf stellen kann
Branchen wie das Gesundheitswesen, das Finanzwesen und das Hochschulwesen - also alle Bereiche, in denen komplexe, vielschichtige Prozesse ablaufen - sollten sich für ein BPM-System entscheiden, das Wert auf Prozessorchestrierung legt.
Sehen Sie, wie dieser Versicherungsanbieter mithilfe von Prozessorchestrierung mehr als 100.000 einfache Formularübermittlungen in einen vollständig automatisierten Workflow verwandelt hat
Die Redwoods Group übernahm das Kommando über ihre Vorfallmeldeprozesse, indem sie eine Denkweise der Prozessorchestrierung einsetzte.
Zuvor übermittelten die Berater ihre Berichte über ein Google-ähnliches Formular, das sich hervorragend zum Sammeln von Informationen eignete, aber nicht so sehr, um darauf zu reagieren. Sie mussten E-Mail-Anhänge separat versenden, wodurch die Gruppe nur wenig Einblick in die Berichte hatte, die noch zur Bearbeitung anstanden.
Mit ProcessMaker konnte die Redwoods Group ihr einfaches Online-Formular in einen vollwertigen automatisierten Workflow verwandeln. Jede Aufgabe wurde zu einem Rädchen im großen Getriebe. Sie konnten Berichte nachverfolgen, sehen, wessen Büro sie noch prüfen musste, und alle Materialien - Text, Bilder und Videos - in einem einzigen Datensatz sammeln, der per Mausklick verfügbar war.
Künftige Trends in der Prozessorchestrierung
Alles, was das heutige Geschäft antreibt, deutet auf eine zunehmende Komplexität der Prozesse hin, von der Menge der Daten bis zur Anzahl der Kundeninteraktionen.
Das Internet der Dinge kennzeichnet ein Heer von Sensoren an physischen Gütern wie Fitness-Spiegeln und Kaffeemaschinen. Unternehmen werden mit mehr Daten als je zuvor konfrontiert sein, was die Notwendigkeit gut organisierter Prozesse unterstreicht.
APIs geben und nehmen mehr Daten als je zuvor. Unternehmen müssen den Prozessfluss genau überwachen, von komplexen Banking-as-a-Service-Spielen bis hin zu Integrationen mit großen Sprachmodellen.
Mit gut funktionierenden, hochgradig orchestrierten Prozessen können Unternehmen die Trends übernehmen, die das zukünftige Wachstum vorantreiben. Das ist ein Muss für jedes Unternehmen, das sich mit intelligenter Automatisierung beschäftigt - ist Ihre Strategie zur Prozessorchestrierung bereit?
Chatten Sie mit unserem Team, um die beste Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen für Sie zu finden.
