El uso de la automatización inteligente en el proceso de adquisición

Tradicionalmente, la adquisición se ha considerado como una función del back-office, pero esta área se está convirtiendo rápidamente en una mina de oro de oportunidades para la automatización inteligente. De hecho, muchas organizaciones están ampliando las adquisiciones para que desempeñen la función de un socio estratégico que impulse un mayor ahorro de costos, eficiencia, resistencia del mercado y objetivos comerciales. Además, la automatización inteligente puede potenciar esta transformación particular.

Invariablemente, los líderes de las adquisiciones han sido desafiados con sus nuevos roles ampliados frente a sus roles tradicionales. Por ejemplo, muchas tareas se siguen gestionando manualmente mediante hojas de cálculo e incluso herramientas de papel y una gran interacción humana. Lamentablemente, las tareas manuales que requieren mucho tiempo sólo ralentizan el proceso, al tiempo que disminuyen los rendimientos de la eficiencia y la productividad. 

En el pasado, las adquisiciones eran una función administrativa que era difícil de automatizar porque muchos procesos requerían múltiples sistemas e interesados, por ejemplo, la adquisición de nuevos productos de comercialización requería procesos de varios departamentos, comenzando por la determinación de la necesidad de investigar y seleccionar los proveedores adecuados para crear la orden de compra hasta la gestión del proceso de entrega y la supervisión de todos los pagos. No es de extrañar que los embotellamientos fueran comunes.

Sin embargo, la automatización inteligente puede mejorar tanto la eficiencia como la precisión y ayudar a reducir los costos de adquisición. Y, la automatización inteligente puede ayudar a proporcionar conocimientos estratégicos que impulsen mejores asociaciones comerciales. Según el Kearney Consulting...las adquisiciones operacionales se automatizarán completamente a través de la automatización inteligente.

Indudablemente, las adquisiciones deben centrarse en mejorar la velocidad de los procesos comerciales para que los empleados tengan más tiempo en sus manos para centrarse en proyectos de mayor valor. Como tal, es aquí donde se puede encontrar gran parte del valor de la automatización inteligente, reduciendo drásticamente el número de tareas y procesos repetitivos plagados de errores. 

Entonces, ¿cómo se puede aplicar la automatización inteligente de manera efectiva en el proceso de adquisición? Siga leyendo para saber más.

Principales esferas de interés para la automatización del proceso de adquisición

Podemos analizar una cadena de procesos de adquisición central y determinar dónde la automatización inteligente puede tener el impacto más relevante. La clave es poner un foco en las zonas de oportunidad de la automatización inteligente. ¿Dónde se puede encontrar el potencial de automatización? 

1. Los procesos con el potencial más considerable de ahorro de costes deberían ser la mayor prioridad en la lista de automatización inteligente.
2. Los procesos que demuestran dónde los beneficios pueden superar los costos también deberían asegurar un lugar en la lista de oportunidades de automatización inteligente.
3. Procesos que serían fáciles de automatizar.
4. Los procesos que serían difíciles y demasiado costosos de automatizar deberían quedar fuera de la lista de prioridades de la automatización inteligente.

Teniendo en cuenta lo anterior, examinemos más a fondo el proceso de solicitud de autorización, que a menudo entraña muchos obstáculos, como el trabajo con sistemas heredados anticuados y procesos manuales propensos a errores. En el proceso de solicitud de pedido, los empleados deben entregar los datos relativos a las solicitudes de propuestas, peticiones de oferta, órdenes de compra, acuerdos, correos electrónicos y más. Considere todos estos tipos de datos como no estructurados y estructurados. Imagine cuánta productividad y ahorro de costos se pierden dentro del procesamiento manual de datos. ¿Qué sucede cuando los datos vitales se pierden, se calculan mal o se interpretan mal?

A continuación, hay una jerarquía de aprobación muy complicada. Cualquier error podría causar retrasos, cuellos de botella, largos plazos de entrega y una mala experiencia general para el cliente, el equipo de adquisiciones, los proveedores y las partes interesadas.

Además, los sistemas de legado pueden añadir a la miríada de problemas por medio de los silos, la falta de visibilidad, el almacenamiento ineficaz de datos y las masas de archivos de papel que hacen que todo sea complicado y engorroso de gestionar. Los sistemas heredados tampoco están equipados para hacer frente a sofisticados ciberataques o actividades fraudulentas. Además, los sistemas heredados no proporcionan análisis perspicaces.

¿Cómo ayudará la automatización inteligente al proceso de adquisición?

Para convertirse en una organización seria de adquisición digital se requiere la automatización inteligente de tareas repetibles y proporcionar a los interesados conocimientos y análisis en tiempo real mediante herramientas en línea fáciles de usar. La automatización inteligente puede proporcionar datos para mejorar la toma de decisiones y los procesos comerciales diarios. Además, la automatización inteligente puede proporcionar una plataforma para mejorar la colaboración entre compradores y proveedores.

La automatización inteligente utiliza la inteligencia artificial (IA) para resolver problemas complejos, incluso cuando se trata de una gran cantidad de datos. Algunas de las áreas en las que la automatización inteligente puede ayudar al proceso de adquisición incluyen: 

• Una mejor toma de decisiones a través de los datos y el análisis en tiempo real.
• Utilizando los datos para identificar nuevas oportunidades.
• Racionalizar los procesos y operaciones de adquisición incluso con una fuerza de trabajo dispersa y remota.
• Automatización de tareas manuales y mensuales que consumen mucho tiempo.
• Devuelve a los empleados su tiempo automatizando las tareas rutinarias para que el personal pueda centrarse en los esfuerzos que impulsan la rentabilidad.
• Capturar las fuentes de datos pertinentes.
• Mejorar las relaciones con los proveedores.
• Acelerar los tiempos de los ciclos.
• Ayudar a satisfacer las demandas de los clientes más rápidamente.
• Utilizar los datos para gestionar más eficazmente las relaciones con los proveedores.

¿Dónde se puede utilizar la automatización inteligente en el proceso de adquisición?

Hay muchas oportunidades para desplegar la automatización inteligente en las adquisiciones; una de ellas es la clasificación de los gastos. La automatización de las facturas puede ayudar a facilitar la clasificación de los gastos en diversas categorías y subcategorías, como las diferentes categorías de embalaje. 

Otra esfera sería la clasificación de los proveedores para garantizar todos los procesos de adquisición y alinearse con el proveedor adecuado. Además, la automatización inteligente puede aplicarse en cualquier proceso que sea manual, repetitivo y basado en reglas. De acuerdo con la Accenturehay elementos específicos para crear un entorno de adquisición digital. Pasa a la siguiente sección para averiguar cuáles son.

Cinco elementos que conducen al éxito de la adquisición digital

Cuando se dispone de un entorno de adquisición digital, se pueden realizar mejoras vertiginosas en la eficiencia, la agilidad y la velocidad. La automatización inteligente ayuda a impulsar el valor y mejora la gestión de riesgos, el cumplimiento y la transparencia. Sin embargo, para realizar la transición a la adquisición digital se requieren los cinco elementos clave que se indican a continuación:

• Datos
• Tecnología
• Experiencias intuitivas de los usuarios
• Habilidades y talento 
• Nuevas políticas, procedimientos y modelo operativo

Data: Los datos son la fuente orientadora de todo lo que las adquisiciones quieren hacer en torno a la predicción de las necesidades de los usuarios finales, para determinar qué bienes y servicios están equipados para satisfacer las demandas, identificar a los proveedores adecuados y averiguar lo que hay que pagar.

Sin embargo, la amplitud de los datos es más de lo que cualquier departamento puede manejar con sólo recursos humanos al timón. No hay suficiente tiempo, ni personas, para aprovechar los puntos de datos relevantes e inteligentes de todas las fuentes de información, como los datos contextuales sobre decisiones de compra, revisiones, aprobaciones, contratos, solicitudes de propuestas, requisiciones y más. Pero, espere, hay más. Las adquisiciones también deberían obtener información de todo lo que tocan - datos internos, externos y de terceros relevantes para las adquisiciones. Nos referimos a los pagos, las facturas, las órdenes de compra, los datos relativos al cumplimiento, los precios, los procesos y más.

La tecnología: Los datos por sí solos no pueden hacer nada; la tecnología es el catalizador. La automatización inteligente puede aprovechar y dar sentido a los datos relevantes para automatizar varias tareas y procesos y extender el soporte a la analítica. Cualquier proceso que ofrezca datos estructurados como un código de producto, proveedor o número de SKU y el procesamiento de negocios basado en reglas puede ser automatizado para mejorar la eficiencia.

A modo de ejemplo, cuando todos los campos obligatorios de una solicitud se rellenan y completan con precisión, el siguiente paso de la conversión de una solicitud en un pedido puede y debe automatizarse. También puede automatizarse la asignación de códigos de libro mayor general y de categorías.

Experiencias intuitivas de los usuarios: Uno de los muchos beneficios de la adquisición digital es una experiencia intuitiva para el usuario que atrae a los usuarios finales. Cuantos más interesados utilicen la plataforma de automatización inteligente, más eficaces serán para ahorrar tiempo y extraer conocimientos útiles. Si la experiencia del usuario no es amigable, los empleados no utilizarán los medios de comunicación y encontrarán otras formas de desplazarse. La experiencia ideal sería una única fuente de verdad o portal que presente datos en tiempo real, de manera transparente, a todos los interesados y para cada acción.

Habilidades y talento: Hay más en la creación y operación de una organización de adquisición digital que simplemente recolectar más datos y aplicar herramientas digitales. La generación de valor real requiere otro elemento crítico, un equipo multifuncional de personas con habilidades claramente diferentes:

La adquisición digital implica más que datos y tecnología. También necesita un equipo multifuncional de colaboradores como:

• Categoría expertos en negocios que pueden hablar de correlaciones.
• Científicos de datos que entienden de modelos.
• Profesionales de la tecnología de la información que entiendan cómo integrar nuevas plataformas y cómo extraer el valor pertinente.

La adquisición digital debe diseñarse para impulsar los resultados y requiere elementos críticos para asegurar un viaje coherente.

Nuevas políticas, procedimientos y modelo operativo: Una plataforma de automatización inteligente proporcionará al equipo de adquisiciones y a los proveedores una mejor manera de colaborar y de acceder a conocimientos completos y basados en datos. No obstante, todos los interesados deben ser conscientes de sus funciones y responsabilidades actualizadas y de la forma en que pueden adoptar decisiones basadas en datos. Será una nueva forma de trabajar que requiere nuevas políticas, procedimientos y un nuevo modelo operativo.

Pensamiento final

Atarlo todo junto llevará más que el toque de un interruptor para crear un entorno de adquisición digital. Una transformación digital robusta en la adquisición requiere tiempo, recursos, una visión y los pasos enumerados anteriormente. Si bien los pasos pueden variar de una empresa a otra, se entiende que deben adoptarse medidas digitales que reflejen la evolución de las necesidades de la empresa y del mercado.

Processmaker se ha asociado con ParaMatrix, que dirige un centro de excelencia que reúne la gestión de procesos empresariales (BPM) y la automatización de procesos robóticos (RPA), con una superposición de inteligencia artificial (AI) y aprendizaje automático (ML). Póngase en contacto con Processmaker hoy para saber más sobre la automatización de las adquisiciones.