La detección de procesos es un componente crucial de la gestión de procesos empresariales y automatización inteligente. Comprender su esencia y emplear las mejores prácticas puede mejorar significativamente la eficacia operativa de su organización y alcanzar la excelencia en los procesos.
¿Qué es exactamente la detección de procesos?
El descubrimiento de procesos es un conjunto de técnicas utilizadas en la gestión de procesos empresariales para identificar, aprender y comprender los procesos reales de una organización. Consiste en identificar eventos, desencadenantes, tareas y resultados para crear una visión "tal cual" de los procesos empresariales con el fin de mejorarlos.
El descubrimiento de procesos desempeña un papel fundamental en la mejora de la eficacia empresarial. Al identificar cuellos de botellaredundancias e ineficiencias, proporciona información para la mejora y la optimizacióny sirve de base para las iniciativas de automatización y transformación de procesos.
Buenas prácticas en el descubrimiento de procesos
Adoptar las mejores prácticas en el descubrimiento de procesos puede marcar la diferencia entre una transformación exitosa y otra fallida. He aquí algunas de ellas:
1. Aprovechar un marco de descubrimiento de procesos
Los mejores resultados de un ejercicio de descubrimiento de procesos se obtienen cuando se planifica con antelación y se utiliza un marco de descubrimiento de procesos para establecer cómo se convierten los conocimientos en mejoras de los procesos. En la infografía anterior tenemos un ejemplo de un marco de descubrimiento de procesos de cuatro etapas que incluye las cuatro etapas "D" de "descubrir", "definir", "desarrollar" y "entregar" inspiradas en modelos populares de descubrimiento de productos.
2. Adoptar herramientas de automatización del descubrimiento
La automatización es su aliada en el descubrimiento de procesos. Hay más de 20 opciones disponibles de software de descubrimiento de procesos que mapean automáticamente los procesos, ahorran tiempo, reducen errores y proporcionan una visión holística de las operaciones empresariales. Estas herramientas ofrecen muchas ventajas más allá del análisis de procesos tal cual. También permiten actualizaciones en tiempo real, garantizando que sus mapas de procesos sigan siendo precisos y relevantes.
3. Colaborar activamente con todas las partes interesadas
El descubrimiento de procesos es un esfuerzo de colaboración. Es esencial implicar a todas las partes interesadas, desde los empleados que realizan las tareas diarias hasta los directivos que supervisan las operaciones. Un error clave es no incluir los puntos de vista y opiniones de las personas que realmente hacen el trabajo. Sus puntos de vista pueden proporcionar una comprensión más profunda de los procesos, ayudando a identificar áreas de mejora.
4. Centrarse en los indicadores clave de rendimiento (KPI) adecuados
Hay un viejo dicho en excelencia operativa que dice: "No se puede gestionar lo que no se puede medir". Establecer los KPI u objetivos medibles adecuados es fundamental para el éxito del descubrimiento de procesos. Ayudan a medir la eficiencia y eficacia de los procesos, orientan la toma de decisiones y facilitan la mejora continua. Alinee siempre los esfuerzos de descubrimiento de procesos con los KPI y los objetivos empresariales clave de su organización.
5. No descubra y olvide
El descubrimiento de procesos no es una tarea puntual. Requiere un seguimiento regular y actualizaciones que reflejen los cambios en las operaciones de la empresa. Mantener actualizados los mapas de procesos garantiza que sigan siendo un recurso valioso para la toma de decisiones y la mejora de los procesos. Mejor aún, utilice software de inteligencia de procesos para mantener una visión precisa de sus tareas, procesos y uso del sistema empresarial en tiempo real.
Errores comunes en la detección de procesos y cómo evitarlos
Aunque el descubrimiento de procesos puede reportar importantes beneficios, también está sujeto a errores comunes. He aquí algunos de los más comunes:
Error 1: descuidar los detalles
La omisión de pequeños detalles puede dar lugar a mapas y modelos de procesos inexactos. Para evitarlo, revise a fondo los procesos, implique a todas las partes interesadas y utilice herramientas automatizadas como minería de tareas o minería de procesos que capturan cada evento con todo detalle.
Error 2: Resistencia al cambio
Los empleados pueden resistirse a los cambios derivados del descubrimiento de procesos por miedo o incertidumbre. Para ello, fomente la comunicación abierta, imparta formación y destaque las ventajas de los cambios. Considere la posibilidad de incorporar "campeones del cambio" en los equipos que realizan el trabajo real, que mantienen el progreso y rinden cuentas de la mejora de los procesos.
Error 3: Descuidar la mejora continua
El descubrimiento de procesos no es un proyecto puntual, sino un esfuerzo continuo. Descuidar la mejora continua puede hacer que los mapas de procesos queden obsoletos y se pierdan oportunidades de optimización. Evítelo estableciendo revisiones y actualizaciones periódicas, o mantenga una continua comprobación de conformidad a través de herramientas de de procesos.
Perspectivas de futuro: más allá de 2024
Según el exhaustivo análisis del sector realizado por Allied Market Research, se espera que el mercado mundial de análisis de procesos crezca en los próximos años, alcanzando la cifra de 18.600 millones de dólares en 2031. Aunque el descubrimiento de procesos es un segmento pequeño de ese mercado, ha venido mostrando constantemente signos prometedores de crecimiento saludable. Hasta ahora, el uso de herramientas de descubrimiento de procesos ha procedido principalmente de Norteamérica, pero se espera que Asia-Pacífico crezca y ocupe posiciones de liderazgo en este sentido.
El descubrimiento de procesos puede desempeñar un papel integral en cualquier empresa que aspire a la excelencia operativa. Comprendiendo lo que implica y adoptando buenas prácticas como la automatización, la participación de las partes interesadas, el enfoque en los KPI y la mejora continua, las organizaciones pueden optimizar sus procesos, mejorar la eficiencia e impulsar el crecimiento.
