Entdeckung von Prozessen ist eine entscheidende Komponente des Geschäftsprozessmanagement und intelligenten Automatisierung. Wenn Sie das Wesentliche verstehen und die besten Praktiken anwenden, können Sie die betriebliche Effizienz Ihres Unternehmens erheblich steigern und eine Prozess-Exzellenz.
Was genau ist Prozessfindung?
Process Discovery ist eine Reihe von Techniken, die im Geschäftsprozessmanagement eingesetzt werden, um die tatsächlichen Prozesse in einem Unternehmen zu identifizieren, zu lernen und zu verstehen. Dazu gehört die Identifizierung von Ereignissen, Auslösern, Aufgaben und Ergebnissen, um eine Ist-Ansicht der Geschäftsprozesse zu erstellen und diese zu verbessern.
Die Entdeckung von Prozessen spielt eine entscheidende Rolle bei der Steigerung der Unternehmenseffizienz. Durch die Identifizierung von EngpässenRedundanzen und Ineffizienzen liefert sie Erkenntnisse zur Verbesserung und Optimierungund dient als Grundlage für Initiativen zur Prozessautomatisierung und -umgestaltung.
Bewährte Praktiken bei der Prozessentdeckung
Die Anwendung von Best Practices bei der Prozessfindung kann den Unterschied zwischen einer erfolgreichen und einer erfolglosen Transformation ausmachen. Hier sind einige zu berücksichtigen:
1. Nutzung eines Rahmens für die Prozessfindung
Die besten Ergebnisse einer Prozessentdeckungsübung werden erzielt, wenn Sie im Voraus planen und einen Prozessentdeckungsrahmen verwenden, um festzulegen, wie Ihre Erkenntnisse in Prozessverbesserungen umgesetzt werden. In der obigen Infografik finden Sie ein Beispiel für einen vierstufigen Prozessentdeckungsrahmen mit den vier "D"-Stufen "Entdecken", "Definieren", "Entwickeln" und "Liefern", die von beliebten Produktentdeckungsmodellen inspiriert sind.
2. Automatisierungswerkzeuge für die Erkennung nutzen
Automatisierung ist Ihr Verbündeter bei der Prozessermittlung. Es gibt über 20 Optionen für Prozesserkennungssoftware, die automatisch Prozesse abbilden, Zeit sparen, Fehler reduzieren und einen ganzheitlichen Blick auf die Geschäftsabläufe ermöglichen. Diese Tools bieten viele Vorteile, die über die Ist-Prozessanalyse hinausgehen. Sie ermöglichen auch Aktualisierungen in Echtzeit, um sicherzustellen, dass Ihre Prozessabbildungen genau und relevant bleiben.
3. Aktive Zusammenarbeit mit allen Beteiligten
Die Entdeckung von Prozessen ist ein gemeinschaftliches Unterfangen. Es ist wichtig, alle Beteiligten einzubeziehen - von den Mitarbeitern, die die täglichen Aufgaben erledigen, bis hin zu den Managern, die den Betrieb überwachen. Ein entscheidender Fehler besteht darin, die Ansichten und Meinungen derjenigen, die die Arbeit tatsächlich erledigen, nicht einzubeziehen. Deren Einblicke können zu einem tieferen Verständnis der Prozesse führen und dabei helfen, Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu identifizieren.
4. Konzentration auf die richtigen Leistungsindikatoren (KPIs)
Ein altes Sprichwort im Bereich der operativen Exzellenz lautet: "Man kann nicht managen, was man nicht messen kann." Die Festlegung der richtigen KPIs oder messbaren Ziele ist entscheidend für den Erfolg der Prozessfindung. Sie helfen dabei, die Prozesseffizienz und -effektivität zu messen, die Entscheidungsfindung zu steuern und die kontinuierliche Verbesserung zu erleichtern. Richten Sie die Prozessermittlung immer an den KPIs und den wichtigsten Geschäftszielen Ihres Unternehmens aus.
5. Nicht entdecken-und-vergessen
Die Erkennung von Prozessen ist keine einmalige Aufgabe. Sie muss regelmäßig überwacht und aktualisiert werden, um Änderungen im Geschäftsbetrieb zu berücksichtigen. Wenn Sie Ihre Prozesslandkarten auf dem neuesten Stand halten, bleiben sie eine wertvolle Ressource für die Entscheidungsfindung und Prozessverbesserung. Besser noch, nutzen Sie Prozessintelligenz-Software um einen genauen Überblick über Ihre Aufgaben, Prozesse und die Nutzung von Unternehmenssystemen in Echtzeit zu erhalten.
Häufige Fallstricke bei der Prozessfindung und wie man sie vermeidet
Die Prozessentdeckung kann zwar erhebliche Vorteile bringen, ist aber auch mit häufigen Fehlern behaftet. Hier sind ein paar häufige Fehler, auf die Sie achten sollten:
Fallstrick 1: Details übersehen
Das Fehlen kleinster Details kann zu ungenauen Prozesslandkarten und -modellen führen. Vermeiden Sie dies, indem Sie für eine gründliche Überprüfung der Prozesse sorgen, alle Interessengruppen einbeziehen und automatisierte Tools verwenden, wie z. B. Task-Mining oder Prozessanalyse die jedes Ereignis bis ins kleinste Detail erfassen.
Fallstrick 2: Widerstand gegen Veränderungen
Die Mitarbeiter können sich aus Angst oder Unsicherheit gegen Veränderungen wehren, die sich aus der Prozessentdeckung ergeben. Gehen Sie dieses Problem an, indem Sie eine offene Kommunikation fördern, Schulungen anbieten und die Vorteile der Änderungen hervorheben. Ziehen Sie in Erwägung, innerhalb der Teams, die die eigentliche Arbeit leisten, "Change Champions" einzusetzen, die den Fortschritt aufrechterhalten und die Verantwortung für die Prozessverbesserung übernehmen.
Fallstrick 3: Vernachlässigung der kontinuierlichen Verbesserung
Die Entdeckung von Prozessen ist kein einmaliges Projekt, sondern eine kontinuierliche Aufgabe. Wird die kontinuierliche Verbesserung vernachlässigt, kann dies zu veralteten Prozesslandkarten und verpassten Möglichkeiten zur Optimierung führen. Vermeiden Sie dies, indem Sie regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen einführen - oder pflegen Sie kontinuierliche Überprüfung der Konformität durch Prozessanalyse Werkzeuge.
Die Zukunftsperspektiven: nach 2024
Laut einer umfassenden Branchenanalyse von Allied Market Research wird erwartet, dass der globale Markt für Prozessanalyse in den nächsten Jahren wächst und bis zum Jahr 2031 bis zu 18,6 Milliarden Dollar bis 2031. Process Discovery ist zwar nur ein kleines Segment dieses Marktes, zeigt aber durchweg vielversprechende Anzeichen für ein gesundes Wachstum. Bislang werden Prozesserkennungs-Tools vor allem in Nordamerika eingesetzt, aber es wird erwartet, dass der asiatisch-pazifische Raum in dieser Hinsicht wachsen und eine führende Position einnehmen wird.
Die Entdeckung von Prozessen kann in jedem Unternehmen, das operative Spitzenleistungen anstrebt, eine wichtige Rolle spielen. Indem sie verstehen, was das bedeutet, und bewährte Verfahren wie Automatisierung, Einbeziehung von Stakeholdern, Konzentration auf KPIs und kontinuierliche Verbesserung anwenden, können Unternehmen ihre Prozesse optimieren, die Effizienz steigern und das Wachstum fördern.
