Todas las organizaciones, independientemente de su sector, aspiran a una cosa: la eficiencia. El reto suele consistir en desvelar las capas de los complejos flujos de trabajo, identificar las ineficiencias y liberar el potencial de mejora.
Aquí es donde entra en escena la inteligencia de procesos (IP). Piense en ella como la visión de rayos X para las empresas, que revela lo que realmente ocurre entre bastidores en sus operaciones.
Con la IP, las organizaciones pueden analizar, mejorar e incluso revolucionar sus flujos de trabajo de formas nuevas e interesantes. Pero, ¿qué es exactamente la inteligencia de procesos y cómo puede utilizarse para transformar su empresa? Esta guía está aquí para desmitificar la inteligencia de procesos y mostrar los principales casos de uso que impulsan el éxito en todos los sectores.
¿Qué es la inteligencia de procesos?
La inteligencia de procesos es como tener una lupa que se acerca a los flujos de trabajo que hay detrás de las operaciones de su organización. Recopila y analiza sistemáticamente los datos de los procesos para medir el rendimiento, identificar cuellos de botella y descubrir áreas listas para mejorar. No se trata sólo de "qué" ocurre; se trata del "cómo" y el "por qué".
PI va más allá de la analítica tradicional. Ofrece visibilidad de principio a fin y le guía hacia las soluciones más rápidas e impactantes. Ya se trate de descubrir ineficiencias, ajustar la productividad o identificar oportunidades de automatización, PI está revolucionando la forma en que las organizaciones abordan la excelencia operativa.
Ahora es el momento de explorar los principales casos de uso de la inteligencia de procesos y ver cómo las empresas la están poniendo en práctica.
Principales casos de uso de la inteligencia de procesos
1. Realización de un estudio de tiempo y movimiento
¿Adónde va el tiempo? Es una pregunta a la que muchas organizaciones se esfuerzan por dar respuesta.
Mediante el análisis detallado de los flujos de trabajo, PI permite a las empresas descubrir dónde se pierde un tiempo valioso durante las tareas y los procesos. Por ejemplo, ¿un paso repetitivo de aprobación ralentiza los plazos de sus proyectos? ¿Están los equipos abrumados por tareas manuales redundantes?
A diferencia de los estudios tradicionales de tiempo y movimiento, que requieren mucho tiempo y suelen ser perjudiciales, la inteligencia de procesos ofrece una alternativa racionalizada y basada en datos para comprender cómo se realiza el trabajo. En lugar de basarse en la observación manual y en la subjetividad humana, la inteligencia de procesos aprovecha las herramientas digitales para capturar datos en tiempo real sobre flujos de trabajo, tareas e ineficiencias. Este enfoque innovador no sólo acelera el proceso de análisis, sino que también proporciona información mucho más precisa y práctica.
2. Identificación de oportunidades de automatización
Saber qué automatizar y cómo hacerlo eficazmente no siempre es sencillo. PI arroja luz sobre las tareas más adecuadas para la automatización. Identifica los procesos repetitivos de gran carga que consumen mucho tiempo y recursos, y que tienen el mayor retorno de la inversión si se automatizan. Las herramientas de inteligencia de procesos como ProcessMaker también ofrecen una hoja de ruta para la implementación de la automatización. Ya se trate de automatizar la aprobación de facturas o la introducción de datos, PI le proporciona la información necesaria para maximizar el impacto de la automatización.
Piénselo así-PI actúa como un mapa del tesoro, descubriendo "minas de oro" ocultas de tareas que pueden automatizarse, ahorrando a las organizaciones miles de horas cada año.
Por ejemplo, American Financial Network pudo identificar 10.000 transacciones manuales que podían automatizarse y ahorrar incontables horas.
3. Mejora de la documentación de procesos
Muchas organizaciones carecen de la documentación de procesos adecuada. O, peor aún, sus equipos trabajan al margen del proceso documentado, lo que provoca costosas desviaciones. La inteligencia de procesos no solo ayuda a las organizaciones a crear una documentación de procesos exhaustiva, sino que también garantiza que las personas la sigan.
Con PI, puede mapear los flujos de trabajo existentes, resaltar las desviaciones y garantizar que se siguen los procedimientos operativos estándar (SOP) en todos los ámbitos. Esto minimiza el caos, mitiga el riesgo y mejora el cumplimiento en los sectores regulados.
Ejemplo
Una agencia de suscripción independiente identificó un potencial de reducción de 17 días en el tiempo de tramitación de contratos mediante una optimización eficaz de los procesos.
4. Aumentar la productividad y la eficiencia
Si el objetivo es la eficiencia, la inteligencia de procesos es el libro de jugadas. Al eliminar pasos innecesarios, reasignar recursos y racionalizar actividades, PI ayuda a los equipos a centrarse en lo que realmente importa.
Imagine recortar reuniones innecesarias del calendario de un proyecto o reducir tareas redundantes de introducción de datos. La inteligencia de procesos evalúa la eficiencia operativa y señala exactamente dónde puede hacer más con menos esfuerzo.
He aquí algunas formas en que PI puede aumentar la productividad:
- Eliminación de los cuellos de botella que ralentizan los flujos de trabajo
- Identificación y automatización de actividades manuales repetitivas
- Asignación de recursos a tareas de alto impacto
Cuando la productividad se dispara, la eficiencia general de la organización hace lo propio, lo que se traduce en mayores ingresos, mayor satisfacción de los empleados y clientes más satisfechos.
5. Optimización de los sistemas informáticos
Las empresas gastan entre 1.000 y 3.500 dólares anuales por empleado en aplicaciones SaaS. Pero, ¿se ha preguntado alguna vez cuántas de estas herramientas está utilizando su equipo, o infrautilizando? La inteligencia de procesos puede descubrir patrones en la utilización del software, garantizando que sus herramientas digitales funcionen para para usted, no en su contra.
Mediante el seguimiento de los patrones de uso del software, PI pone de relieve las herramientas infrautilizadas o que causan ineficiencias. Permite a los equipos abandonar las plataformas que no se utilizan y mejorar la adopción de herramientas valiosas mediante la formación y el intercambio de buenas prácticas. En pocas palabras, PI garantiza que su entorno de TI sea tan eficaz como sus operaciones.
Una historia real
Por ejemplo, casi el 80% de las herramientas analizadas en Iris Bank se utilizaban en menos del 1% del tiempo total de trabajo, lo que sugería la necesidad de racionalizar los costes de software. Otra empresa de banca hipotecaria identificó 120 aplicaciones de software infrautilizadas que representan un ahorro sustancial.
Cómo desbloquear estos casos de uso con ProcessMaker
Si la inteligencia de procesos suena como el arma secreta que su organización necesita, no busque más allá de ProcessMaker Inteligencia de Procesos. Diseñado para empresas ávidas de innovación, ProcessMaker ofrece una plataforma integral construida para abordar cada uno de estos casos de uso sin problemas.
- ¿Estudios de tiempo y movimiento? Compruébalo.
- ¿Oportunidades de automatización? Lo tenemos cubierto.
- ¿Mejora de la documentación de los procesos, aumento de la productividad y optimización de los sistemas informáticos? Todo en el mismo sitio.
Con ProcessMaker, puede liberar todo el potencial de la inteligencia de procesos e impulsar el crecimiento exponencial en todos los departamentos.
Dé el primer paso hacia unas operaciones más inteligentes
Las empresas que prosperan hoy en día no son las que se limitan a seguir procesos, sino las que los redefinen cada día. La inteligencia de procesos es su kit de herramientas para una innovación significativa. Al integrar PI en su organización, descubrirá oportunidades que no sabía que existían.
Ahora es el momento de actuar. Comience con la Inteligencia de Procesos de ProcessMaker y vea cómo se transforman sus flujos de trabajo. Su futuro de excelencia operativa empieza aquí.
