A medida que desarrollamos un lugar de trabajo cada vez más digital, es fundamental comprender y utilizar las herramientas a nuestra disposición para maximizar la eficiencia y la productividad.
Una de estas tecnologías es Automated Process Discovery (APD), un amplio conjunto de herramientas y métodos que pueden revolucionar el funcionamiento de las empresas. Estas herramientas identifican, mapean y analizan sistemáticamente los procesos empresariales para proporcionar información crucial para la mejora de los procesos y los esfuerzos de automatización. Veamos qué son, cómo funcionan y los mejores consejos para empezar.
¿Qué es la detección automática de procesos?
El descubrimiento automatizado de procesos (DPA) es un campo amplio dentro de la gestión de procesos empresariales que abarca cualquier herramienta o método de automatización que le ayude a descubrir el estado "tal cual" de los procesos empresariales con el fin de mejorarlos.
El descubrimiento automatizado de procesos mejora muchas de las limitaciones del descubrimiento manual de procesos. En el pasado, el descubrimiento de procesos de negocio se realizaba mediante la observación directa del trabajo o a través de talleres de descubrimiento de procesos o entrevistas a las principales partes interesadas. En todos estos casos, se trataba de un ejercicio que requería mucho tiempo y un esfuerzo considerable, y que a menudo daba lugar a conclusiones subjetivas o erróneas.
En la actualidad, existen en el mercado más de 20 herramientas diferentes de descubrimiento automatizado de procesos. Algunas de las herramientas APD más comunes son software de minería de procesos, herramientas de minería de tareasy análisis de procesos de creación propia que aprovechan las plataformas de inteligencia empresarial.
Las herramientas APD suelen utilizar algoritmos de aprendizaje automático (ML) y algoritmos de minería de procesos para identificar, analizar y visualizar los procesos empresariales. Esta tecnología rastrea y mapea automáticamente las huellas digitales dejadas por diversas actividades dentro de un sistema, creando una imagen precisa y en tiempo real de las operaciones empresariales. Estas herramientas no sólo identifican, sino que también optimizan continuamente los procesos analizándolos para mejorarlos.
Pasos clave del descubrimiento de procesos que pueden automatizarse
El descubrimiento de procesos empresariales puede automatizarse por completo, o bien puede utilizar la automatización en pasos clave del proceso de descubrimiento de procesos. Veamos cómo afecta la automatización a cada paso del descubrimiento de procesos.
Recogida de datos
Las herramientas de descubrimiento de procesos, como las soluciones de minería de procesos o minería de tareas, pueden automatizar la recopilación de datos. Estos datos pueden proceder de diversas fuentes, como registros del sistema, entrevistas a empleados y observación directa. El objetivo es recopilar tantos datos como sea posible sobre los pasos de cada proceso, quién los realiza y en qué orden.
Los datos recopilados pueden documentarse detalladamente y exportarse como documentos de definición de procesos para su posterior análisis y automatización.
Descubrimiento de "procesos tal cual"
Las herramientas APD pueden destacar en la identificación del verdadero estado de los procesos de una forma basada en datos. Puede tratarse de cualquier proceso crítico para las operaciones de su empresa, como la realización de pedidos, las interacciones con el servicio de atención al cliente o los procesos de desarrollo de productos, o puede tratarse de procesos en la sombra o flujos de trabajo que no están mapeados o documentados. Comprender la ejecución de los procesos puede mejorar la gestión de riesgos al identificar vulnerabilidades y permitir la toma de decisiones basada en datos.
Mapeo de procesos
Una vez que haya extraído y recopilado automáticamente los datos del proceso, el siguiente paso es crear una representación visual del mismo. Aunque se pueden crear mapas de procesos y seguir visualizaciones directamente de forma manual, existen muchas soluciones de software para mapear automáticamente tanto los procesos actuales como los que deberían ser y los modelos de procesos. Estas visualizaciones pueden ayudar a las partes interesadas a comprender el proceso e identificar áreas de mejora. La transparencia de los procesos es crucial para optimizar los procesos empresariales, ya que proporciona una visión clara y segura de los esfuerzos de automatización.
Comprobación de la conformidad
Una vez trazado el proceso, es importante validarlo periódicamente para mantener la conformidad con el plan. Esto implica compartir el mapa del proceso con las partes interesadas y los que realizan el proceso para asegurarse de que representa con precisión la realidad. La comprobación automática de la conformidad es una característica habitual en muchas soluciones de minería de tareas y minería de procesos.
Información automatizada
El último paso en el descubrimiento de procesos es utilizar la información obtenida para mejorar el proceso. Esto puede implicar la eliminación de pasos innecesarios, la automatización de tareas manuales o el rediseño completo del proceso. Algunas soluciones de inteligencia de procesos, como Workfellow, ofrecen análisis prescriptivos y perspectivas automatizadas como parte del descubrimiento de procesos.
Ventajas del descubrimiento automatizado de procesos
Automated Process Discovery destaca las ventajas de la detección de procesos, entre ellas la eliminación de la necesidad de trazar manualmente los procesos, que lleva mucho tiempo y es propensa a errores humanos. Al automatizarlo, las empresas pueden centrarse en mejorar los procesos en lugar de identificarlos.
Como ocurre con cualquier tarea manual, el mapeo de procesos es susceptible de error humano. APD reduce este riesgo mediante la captura precisa de los procesos a medida que ocurren, lo que conduce a datos y conocimientos más precisos.
APD permite a las empresas ampliar sus esfuerzos de descubrimiento de procesos con facilidad. A medida que una empresa crece, también lo hacen sus procesos. APD puede seguir el ritmo de este crecimiento, proporcionando mapas de procesos constantes y precisos y análisis de procesos oportunos.
Casos prácticos de descubrimiento de procesos por sector
El descubrimiento automatizado de procesos es una herramienta versátil que puede aplicarse en diversos sectores para optimizar los procesos empresariales, mejorar la eficacia y reducir los costes operativos. He aquí algunos ejemplos convincentes de cómo distintos sectores aprovechan el descubrimiento de procesos:
Ejemplos y aplicaciones
Evolución del descubrimiento de procesos
El descubrimiento de procesos ha evolucionado significativamente, pasando de esfuerzos manuales a sofisticadas soluciones automatizadas. He aquí un breve resumen de esta evolución:
De lo manual a lo automatizado
Comprender a las partes interesadas en el descubrimiento de procesos
El éxito de las iniciativas de descubrimiento de procesos implica la participación de diversas partes interesadas, cada una de las cuales desempeña un papel fundamental a la hora de garantizar la alineación con los objetivos empresariales. He aquí algunas de las principales partes interesadas y sus responsabilidades:
Funciones y responsabilidades
Ejemplos de herramientas de descubrimiento de procesos
El campo del descubrimiento automatizado de procesos es amplio, y puede encontrar muchas soluciones para diferentes tipos de organizaciones, procesos empresariales y casos de uso clave.
Minería de procesos
Las herramientas de minería de procesos utilizan los registros de eventos de los sistemas de información para descubrir procesos. Proporcionan una visión precisa y objetiva de los procesos, pero requieren datos limpios y completos para ser eficaces. Las herramientas de minería de procesos proporcionan a los usuarios empresariales un nivel de análisis profundo para la mejora de los procesos, que a menudo abarca miles o incluso millones de variaciones de procesos. Las herramientas de minería de procesos pueden utilizarse tanto para el descubrimiento de procesos como para la mejora continua de los procesos empresariales.
Minería de tareas
La minería de tareas es otra forma de APD que consiste en utilizar la captura de tareas y la IA para analizar las interacciones de los usuarios y descubrir procesos. Es beneficiosa para los procesos que implican mucha interacción humana y puede proporcionar información sobre cómo se realizan las tareas. Las herramientas de minería de tareas son especialmente valiosas para encontrar procesos automatizables, ya que identifican en detalle las tareas manuales realizadas en los flujos de trabajo y pueden detectar ineficiencias que no se archivan en los registros de eventos de los sistemas informáticos.
Análisis de procesos de creación propia
La tercera opción para automatizar el descubrimiento de procesos es utilizar algoritmos de minería de procesos y ciencia de datos para crear sus propios cuadros de mando y modelos de descubrimiento de procesos dentro de plataformas de inteligencia empresarial. Hoy en día, hay muchas bibliotecas de código abierto, por ejemplo, algoritmos de minería de procesos que le permiten hacer su propio descubrimiento de procesos utilizando lenguajes de programación como Python y herramientas estándar de visualización de BI, como Tableau o Power BI.
La necesidad de un marco de descubrimiento de procesos
Hoy en día existen muchas formas de automatizar el descubrimiento de procesos de negocio. Es importante recordar que el descubrimiento es sólo el principio del análisis de procesos empresariales. Para obtener resultados duraderos, la optimización de procesos requiere un análisis de datos continuo y la iteración para convertir los procesos existentes en modelos de procesos más eficaces o flujos de trabajo automatizados.
Ayuda a aprovechar un marco de descubrimiento de procesos para aclarar y comunicar cómo el descubrimiento de procesos sirve como plataforma de lanzamiento para la optimización de procesos y la transformación digital. Con un marco y un modelo operativo claros, el descubrimiento de procesos puede ser una fuente de ventaja competitiva para ofrecer ahorros de costes, identificar oportunidades de automatización, implementar iniciativas estratégicas de automatización para mejorar la eficiencia y estandarizar pasos y flujos de trabajo de procesos clave. ¿Creando un caso para el descubrimiento de procesos?
Preguntas y respuestas sobre el descubrimiento automatizado de procesos
1. ¿Qué es el descubrimiento de procesos de negocio?
El descubrimiento de procesos es el acto de definir, trazar y comprender un proceso empresarial. Es un primer paso fundamental en cualquier iniciativa de mejora de procesos. El mejor método de descubrimiento de procesos depende de las necesidades y recursos específicos de una organización. El descubrimiento manual de procesos puede ser eficaz para procesos pequeños o sencillos, mientras que el descubrimiento automatizado de procesos es más adecuado para procesos grandes o complejos.
2. ¿Por qué es importante el descubrimiento de procesos?
El descubrimiento de procesos es vital para las organizaciones, ya que proporciona una comprensión clara de sus procesos de negocio, que es el primer paso hacia la mejora de procesos. Revela la secuencia real de tareas realizadas, identifica quién las realiza y descubre ineficiencias, cuellos de botella y áreas de desperdicio o riesgo dentro de un proceso. Este conocimiento detallado ayuda a las organizaciones a racionalizar sus operaciones, aumentar la productividad y reducir los errores, lo que se traduce en una mejora del rendimiento y la competitividad. Además, el descubrimiento de procesos constituye la base de otras iniciativas estratégicas como la automatización robótica de procesos (RPA) y la gestión de procesos empresariales (BPM), por lo que es un componente crítico en el viaje de transformación digital de una organización. Al supervisar y actualizar continuamente sus mapas de procesos, las organizaciones también pueden garantizar que se adaptan a los entornos empresariales cambiantes y mantienen la eficiencia operativa.
3. ¿Cómo ayuda el descubrimiento de procesos a RPA?
El descubrimiento de procesos desempeña un papel fundamental en la automatización robótica de procesos (RPA) al proporcionar una comprensión clara de las tareas y procesos que podrían automatizarse. Permite a las organizaciones trazar con precisión sus procesos empresariales, identificar redundancias, señalar cuellos de botella y observar variaciones. De este modo, el descubrimiento de procesos ayuda a identificar los candidatos adecuados para la automatización, sentando una base sólida para las iniciativas de RPA. Además, los conocimientos detallados obtenidos del descubrimiento de procesos guían el diseño, la implementación y el mantenimiento de los robots, garantizando que puedan reproducir con precisión las tareas deseadas. En consecuencia, esto conduce a una automatización más eficaz, una mayor eficiencia, una reducción de errores y un mayor retorno de la inversión en tecnología RPA.
4. ¿Cuáles son ejemplos de análisis automatizado de procesos?
Los métodos automatizados de descubrimiento de procesos aprovechan la tecnología para rastrear y mapear automáticamente los procesos empresariales, reduciendo el tiempo y el esfuerzo que supone el mapeo manual de procesos. Un ejemplo es la minería de procesos, que utiliza los registros de eventos generados por los sistemas de la empresa para crear un mapa visual detallado de un proceso. Identifica la secuencia de tareas, sus dependencias y variaciones, proporcionando una visión objetiva del proceso basada en datos objetivos. Otro ejemplo es la minería de tareas, que aplica la IA y el aprendizaje automático a los datos de interacción del usuario, como grabaciones de pantalla o pulsaciones de teclas, para trazar procesos. Es especialmente útil para procesos que implican mucha interacción humana. Los métodos automatizados de descubrimiento de procesos ofrecen un enfoque más preciso, eficaz y objetivo que los métodos manuales tradicionales.
