La automatización se ha convertido en un componente crucial de las operaciones empresariales, transformando significativamente las prácticas en diversos sectores. Las organizaciones no solo automatizan las tareas administrativas rutinarias, sino que también abordan procesos de toma de decisiones más complejos.
Sin embargo, esto no es más que el principio del viaje. Según un estudio de Goldman Sachs, hasta el 25% de todo el trabajo podría automatizarse con la ayuda de la IA generativa. En este artículo analizaremos la automatización empresarial y su papel en la racionalización de las operaciones y la mejora de la productividad.
¿Qué es la automatización empresarial?
La automatización empresarial puede describirse como el uso de software y tecnologías como la automatización robótica de procesos (RPA), la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático (ML), etc. para automatizar de forma integral los procesos empresariales.
Una plataforma de automatización empresarial es crucial para integrar estas tecnologías y garantizar una automatización sin fisuras en diversas funciones empresariales. Dichas tecnologías pueden ayudar a mejorar la toma de decisiones estratégicas, reducir el trabajo manual, disminuir los errores y aumentar la eficiencia del trabajo. La automatización empresarial puede aprovecharse en cualquier unidad y función y no se limita a un sector específico.
Panorama del software de automatización empresarial
Cómo crear una estrategia de automatización empresarial
La trayectoria de la automatización empresarial puede variar de una empresa a otra en función de su tamaño, estructura informática y nivel de automatización. Sin embargo, la estrategia general sigue siendo la misma y puede resumirse como sigue:
- Revisar y descubrir de forma holística los procesos empresariales de la organización.
- Identifique las partes de la empresa que pueden automatizarse.
- Encontrar tecnologías de automatización adecuadas para cada proceso.
- Elaborar una hoja de ruta para la implantación de actividades de automatización.
- Gestionar las iniciativas de automatización a nivel de empleado.
- Seguimiento de las actividades de automatización y evaluación de su eficacia.
Evaluación de los procesos empresariales para su automatización
La evaluación de los procesos empresariales para su automatización es un paso crucial en la implantación de la automatización empresarial. Implica identificar las áreas en las que la automatización puede aportar más valor, evaluar la complejidad de los procesos y determinar el posible retorno de la inversión (ROI). A continuación se exponen algunas consideraciones clave a la hora de evaluar los procesos empresariales para su automatización:
- Identificar las tareas manuales. Empiece por identificar las tareas repetitivas, que requieren mucho tiempo y son propensas a errores. Estas tareas manuales son las principales candidatas para la automatización, ya que pueden beneficiarse significativamente de una mayor eficiencia y precisión.
- Evaluar la complejidad del proceso. Considere la complejidad de cada proceso, incluido el número de pasos que implica, el número de personas que participan y el nivel de toma de decisiones necesario. Los procesos más sencillos pueden ser más fáciles de automatizar, mientras que los flujos de trabajo más complejos pueden necesitar soluciones de automatización avanzadas.
- Determinar el ROI potencial: Calcule el posible ahorro de costes, el aumento de la productividad y otras ventajas que la automatización puede aportar a cada proceso. Esto ayuda a priorizar qué procesos automatizar primero en función de su retorno de la inversión previsto.
- Considerar el impacto sobre los empleados: Evalúe cómo afectará la automatización a los empleados, incluido el posible desplazamiento de puestos de trabajo. Desarrolle estrategias de reciclaje y mejora de las competencias de los empleados para garantizar su transición a funciones de mayor valor añadido.
- Evaluar la necesidad de integración: Considere si el proceso automatizado necesitará integrarse con otros sistemas, aplicaciones o fuentes de datos. Garantizar una integración perfecta es vital para el éxito de las iniciativas de automatización.
Al evaluar cuidadosamente los procesos empresariales para su automatización, las organizaciones pueden identificar oportunidades para mejorar la eficiencia, reducir costes y mejorar la experiencia del cliente.
Tipos de automatización empresarial
La automatización empresarial abarca una serie de técnicas, herramientas y tecnologías diseñadas para automatizar de forma integral los procesos organizativos. Incluye diversas metodologías destinadas a agilizar los flujos de trabajo y minimizar el esfuerzo manual. Por consiguiente, el camino hacia la automatización empresarial varía de una empresa a otra, en función de su nivel actual de automatización. La automatización de procesos empresariales (BPA), la automatización robótica de procesos (RPA) y la automatización inteligente (IA) son tres tipos clave de automatización empresarial. Consolidándolas, se obtiene la Tecnología de Automatización y Orquestación Empresarial (BOAT). Analicémoslas con más detalle:
Automatización de procesos empresariales (BPA)
La BPA incluye la automatización de cualquier cosa, desde tareas sencillas hasta flujos de trabajo más complejos de varios pasos. Las herramientas de automatización empresarial desempeñan un papel crucial en la BPA al automatizar tareas repetitivas y permitir a los empleados centrarse en actividades más estratégicas. Suelen ser automatizaciones básicas de bajo o ningún código y simples soluciones introducidas por los empleados para adaptarse a sus propias necesidades.
Un ejemplo de la automatización más sencilla para marketing podría ser el uso del software para programar y publicar automáticamente mensajes en las redes sociales en momentos determinados. La automatización del flujo de trabajo en varios pasos para el equipo de ventas podría incluir la captación automática de clientes potenciales en varios puntos de contacto.
Automatización de Procesos Robóticos (RPA)
RPA es una tecnología de automatización empresarial que ayuda a automatizar tareas manuales repetitivas. Ha ido ganando popularidad en la última década con la entrada en el mercado de varios grandes proveedores como UIPath. La RPA utiliza robots de software para imitar acciones humanas mediante guiones preprogramados. Suele utilizarse para unidades como la atención al cliente, la introducción de datos y otras tareas similares de gran volumen.
Automatización inteligente (AI)
Automatización inteligente es un enfoque holístico para automatizar las tareas y procesos dentro de la organización utilizando el poder de la IA y herramientas como RPA, y el Procesamiento Inteligente de Documentos (PID) para automatizar tareas mundanas. A veces se denomina hiperautomatización, término acuñado por Gartner.
Tecnología de automatización y organización empresarial (BOAT)
BARCOes un término de reciente introducción que marca un notable avance en el sector de la automatización empresarial. Su objetivo no es solo gestionar procesos, sino también orquestarlos con mayor sofisticación. Cuenta con IA incorporada como componente central y hace hincapié en una experiencia adaptable y fácil de usar que pueda ajustarse a las cambiantes necesidades empresariales.
Ventajas de la automatización empresarial
La automatización empresarial conlleva una serie de ventajas, y éstas son sólo algunas de ellas:
- Mayor satisfacción de los empleados. Al eliminar el trabajo mundano y repetitivo, las personas pueden hacer un trabajo más interesante y tener menos actividades aburridas y rutinarias.
- Mejor servicio al cliente. La automatización empresarial puede ayudar a mejorar el servicio al cliente mejorando los tiempos de respuesta, aumentando la coherencia y la precisión en la prestación de servicios.
- Mejora de la productividad y la eficacia del trabajo. Cuando las tareas de poco valor las realiza el software, las personas disponen de más tiempo para actividades de mayor valor.
- Reducción de errores y mejora de la precisión. La automatización empresarial ayuda a ejecutar tareas sin riesgo de error humano.
- Rentabilidad. La automatización de determinadas actividades puede suponer un ahorro de tiempo, ya que las personas se centran más en iniciativas estratégicas y dedican menos tiempo a tareas que requieren mucho tiempo.
Tecnologías emergentes que impulsan la automatización empresarial
El mundo de la automatización empresarial está en continuo cambio, con tecnologías emergentes que agilizan y facilitan la automatización incluso de los flujos de trabajo más complejos. Algunas de las tecnologías o métodos más destacados son:
- Inteligencia de procesos: Un enfoque holístico para comprender los procesos, flujos de trabajo y tareas dentro de la organización. Uno de los enfoques notables en la inteligencia de procesos es utilizar la herramienta híbrida API de trabajo para obtener transparencia en las operaciones. Combina las capacidades tanto de la minería de procesos como de la minería de tareas.
- Proceso de extracción: Una herramienta de mapeo de procesos que ayuda a identificar áreas de mejora y automatización.
- Tarea de minería: Herramienta de seguimiento de tareas que permite conocer cómo utilizan los empleados los sistemas y herramientas.
- RPA: Los robots de software ayudan a automatizar los procesos manuales simulando las actividades repetitivas que, de otro modo, realizarían los propios empleados.
- Chatbots y asistentes de voz: Tecnologías basadas en PNL que pueden automatizar las interacciones de atención al cliente.
Superar los retos comunes
La implantación de la automatización empresarial puede suponer un reto, y las organizaciones suelen enfrentarse a obstáculos comunes que pueden dificultar el éxito de sus proyectos de automatización. He aquí algunos retos comunes y estrategias para superarlos:
- Resistencia al cambio: Los empleados pueden resistirse a los cambios en sus flujos de trabajo y procesos. Para superarlo, comunique las ventajas de la automatización, ofrezca formación y apoyo, e implique a los empleados en el proceso de automatización. Destaque cómo la automatización puede reducir las tareas repetitivas y manuales, permitiéndoles centrarse en actividades más estratégicas.
- Complejidad técnica: Los proyectos de automatización pueden ser técnicamente complejos y requerir conocimientos y experiencia especializados. Para superarlo, asóciese con proveedores experimentados, invierta en la formación de los empleados y considere la posibilidad de contratar a expertos externos. Así se asegurará de que su equipo dispone de los conocimientos necesarios para implantar y gestionar soluciones de automatización con eficacia.
- Retos de integración: Integrar los procesos automatizados con los sistemas y aplicaciones existentes puede resultar complicado. Para superarlo, elija herramientas que ofrezcan integraciones preconstruidas, utilice API y conectores, e invierta en experiencia en integración. Una integración perfecta es crucial para el buen funcionamiento de los procesos automatizados.
- Problemas de calidad de los datos: Una mala calidad de los datos puede obstaculizar el éxito de los proyectos de automatización. Para superarlo, invierta en iniciativas de calidad de datos, utilice herramientas de validación y limpieza de datos y establezca políticas de gobernanza de datos. Los datos de alta calidad son esenciales para que los procesos automatizados sean precisos y fiables.
- Seguridad y conformidad: Los proyectos de automatización deben cumplir los requisitos de seguridad y conformidad. Para superarlo, asegúrese de que las herramientas y los procesos cumplen las normas de seguridad y conformidad, invierta en expertos en seguridad y establezca políticas de gobernanza. Esto ayuda a proteger los datos confidenciales y garantiza el cumplimiento de la normativa.
Al comprender los retos comunes y desarrollar estrategias para superarlos, las organizaciones pueden garantizar el éxito de sus proyectos de automatización empresarial y alcanzar sus objetivos.
El futuro de la automatización empresarial
Las organizaciones siguen implantando soluciones de automatización, por lo que el futuro de la automatización empresarial parece prometedor. Podemos esperar que más herramientas y tecnologías innovadoras entren en el mercado, lo que puede reforzar colectivamente el impacto que la automatización empresarial puede tener en las empresas. Dicho esto, la automatización empresarial ha sido una parte integral de la mayoría de las actividades de transformación digital, permitiendo a las empresas mejorar la eficiencia, reducir los costes y fortalecer las capacidades de toma de decisiones.
