Unternehmensautomatisierung: Was, warum und wie im Jahr 2024

Die Automatisierung ist zu einer entscheidenden Komponente der Geschäftsabläufe geworden und hat die Praktiken in verschiedenen Branchen erheblich verändert. Unternehmen automatisieren nicht nur routinemäßige Verwaltungsaufgaben, sondern nehmen auch komplexere Entscheidungsprozesse in Angriff.

Dies ist jedoch erst der Anfang der Reise. Nach einer Studie von Goldman Sachs könnten bis zu 25 % aller Arbeiten potenziell automatisiert werden mit Hilfe von generativer KI automatisiert werden. In diesem Artikel befassen wir uns mit der Unternehmensautomatisierung und ihrer Rolle bei der Rationalisierung von Abläufen und der Steigerung der Produktivität.

Was ist Unternehmensautomatisierung?

Unternehmensautomatisierung kann als Einsatz von Software und Technologien wie robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA), künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen (ML) usw. beschrieben werden, um Geschäftsprozesse umfassend zu automatisieren. 

Eine Automatisierungsplattform für Unternehmen ist entscheidend für die Integration dieser Technologien und die Gewährleistung einer nahtlosen Automatisierung über verschiedene Geschäftsfunktionen hinweg. Die genannten Technologien können dazu beitragen, die strategische Entscheidungsfindung zu verbessern, manuelle Arbeit zu reduzieren, Fehler zu verringern und die Arbeitseffizienz zu steigern. Die Unternehmensautomatisierung kann in jeder Einheit und Funktion genutzt werden und ist nicht auf eine bestimmte Branche beschränkt.

Software-Landschaft zur Unternehmensautomatisierung

Wie man eine Strategie zur Unternehmensautomatisierung aufbaut

Der Weg zur Unternehmensautomatisierung kann sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden, je nach Größe, IT-Struktur und Automatisierungsgrad. Die Gesamtstrategie bleibt jedoch gleich und lässt sich wie folgt zusammenfassen:

1. Ganzheitliche Überprüfung und Entdeckung der Geschäftsprozesse im Unternehmen.
2. Identifizieren Sie die Teile des Unternehmens, die automatisiert werden können.
3. Finden Sie geeignete Automatisierungstechnologien für jeden Prozess.
4. Erstellung einer Roadmap für die Umsetzung von Automatisierungsaktivitäten.
5. Verwalten Sie Automatisierungsinitiativen auf Mitarbeiterebene.
6. Nachverfolgung der Automatisierungsmaßnahmen und Bewertung ihrer Wirksamkeit.

Bewertung von Geschäftsprozessen für die Automatisierung

Die Bewertung von Geschäftsprozessen für die Automatisierung ist ein entscheidender Schritt bei der Implementierung der Unternehmensautomatisierung. Es geht darum, Bereiche zu identifizieren, in denen die Automatisierung den größten Nutzen bringen kann, die Komplexität der Prozesse zu bewerten und die potenzielle Investitionsrendite (ROI) zu bestimmen. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Überlegungen zur Bewertung von Geschäftsprozessen für die Automatisierung:

• Identifizieren Sie manuelle Aufgaben. Beginnen Sie damit, Aufgaben zu ermitteln, die sich wiederholen, zeitaufwändig und fehleranfällig sind. Diese manuellen Aufgaben sind erstklassige Kandidaten für die Automatisierung, da sie von einer höheren Effizienz und Genauigkeit erheblich profitieren können.
• Bewertung der Prozesskomplexität. Berücksichtigen Sie die Komplexität der einzelnen Prozesse, einschließlich der Anzahl der beteiligten Schritte, der Anzahl der beteiligten Personen und der erforderlichen Entscheidungsfindung. Einfachere Prozesse lassen sich möglicherweise leichter automatisieren, während komplexere Arbeitsabläufe möglicherweise fortgeschrittene Automatisierungslösungen erfordern.
• Bestimmen Sie den potenziellen ROI: Berechnen Sie die potenziellen Kosteneinsparungen, Produktivitätssteigerungen und andere Vorteile, die die Automatisierung für jeden Prozess mit sich bringen kann. Dies hilft bei der Festlegung von Prioritäten, welche Prozesse auf der Grundlage der erwarteten Kapitalrendite zuerst automatisiert werden sollen.
• Bedenken Sie die Auswirkungen auf die Arbeitnehmer: Beurteilen Sie, wie sich die Automatisierung auf die Mitarbeiter auswirken wird, einschließlich des Potenzials für Arbeitsplatzverlagerungen. Entwickeln Sie Strategien für die Umschulung und Höherqualifizierung von Mitarbeitern, um sicherzustellen, dass sie in wertschöpfungsintensivere Funktionen wechseln können.
• Bewerten Sie die Notwendigkeit der Integration: Überlegen Sie, ob der automatisierte Prozess mit anderen Systemen, Anwendungen oder Datenquellen integriert werden muss. Die Gewährleistung einer nahtlosen Integration ist für den Erfolg von Automatisierungsinitiativen entscheidend.

Durch die sorgfältige Prüfung von Geschäftsprozessen auf ihre Automatisierbarkeit können Unternehmen Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung, Kostensenkung und Verbesserung der Kundenzufriedenheit erkennen.

Arten der Unternehmensautomatisierung

Die Unternehmensautomatisierung umfasst eine Reihe von Techniken, Werkzeugen und Technologien, die darauf abzielen, organisatorische Prozesse umfassend zu automatisieren. Sie umfasst verschiedene Methoden, die darauf abzielen, Arbeitsabläufe zu rationalisieren und den manuellen Aufwand zu minimieren. Folglich ist der Weg zur Unternehmensautomatisierung von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, je nachdem, wie weit die Automatisierung bereits fortgeschritten ist. Geschäftsprozessautomatisierung (BPA), robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) und intelligente Automatisierung (IA) sind drei wichtige Arten der Unternehmensautomatisierung. Wenn man sie zusammenfasst, erhält man die Business Orchestration and Automation Technology (BOAT). Lassen Sie uns das genauer untersuchen:

Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA)

BPA umfasst die Automatisierung von einfachen Aufgaben bis hin zu komplexeren mehrstufigen Arbeitsabläufen. Automatisierungstools für Unternehmen spielen eine entscheidende Rolle bei der BPA, indem sie sich wiederholende Aufgaben automatisieren und es den Mitarbeitern ermöglichen, sich auf strategischere Aktivitäten zu konzentrieren. In der Regel handelt es sich dabei um einfache Automatisierungen mit wenig bis gar keinem Code und um einfache Umgehungslösungen, die von den Mitarbeitern für ihre eigenen Bedürfnisse eingeführt werden.

Ein Beispiel für die einfachste Automatisierung im Marketing könnte die Verwendung der Software zur Planung und automatischen Veröffentlichung von Beiträgen in sozialen Medien zu bestimmten Zeiten sein. Eine mehrstufige Workflow-Automatisierung für das Vertriebsteam könnte die automatische Ansprache von Leads über mehrere Kontaktpunkte umfassen.

Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA)

RPA ist eine Technologie zur Geschäftsautomatisierung, mit der sich wiederholende manuelle Aufgaben automatisiert werden können. Sie hat in den letzten zehn Jahren mit dem Markteintritt mehrerer großer Anbieter wie UIPath an Popularität gewonnen. RPA verwendet Softwareroboter, um menschliche Handlungen durch vorprogrammierte Skripte zu imitieren. Sie wird in der Regel für Bereiche wie Kundendienst, Dateneingabe und andere ähnliche Aufgaben mit größerem Volumen eingesetzt.

Intelligente Automatisierung (IA)

Intelligente Automatisierung ist ein ganzheitlicher Ansatz zur Automatisierung von Aufgaben und Prozessen innerhalb eines Unternehmens, bei dem die Leistungsfähigkeit von KI und Tools wie RPA und Intelligent Document Processing (IDP) zur Automatisierung alltäglicher Aufgaben genutzt wird. Sie wird manchmal auch als Hyperautomatisierung bezeichnet - ein Begriff, der von Gartner geprägt wurde.

‍Business Orchestration and Automation Technology (BOAT)

BOOTist ein kürzlich eingeführter Begriff, der eine bemerkenswerte Entwicklung im Bereich der Unternehmensautomatisierung darstellt. Sein Zweck ist nicht nur die Verwaltung von Prozessen, sondern auch deren Orchestrierung mit größerer Raffinesse. Es verfügt über eingebettete KI als Kernkomponente und legt Wert auf eine anpassungsfähige und benutzerfreundliche Erfahrung, die sich an veränderte Geschäftsanforderungen anpassen kann.

Vorteile der Unternehmensautomatisierung

Die Automatisierung von Unternehmen bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich, und dies sind nur einige davon:

• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit. Durch die Abschaffung banaler, sich wiederholender Arbeiten können die Mitarbeiter interessantere Aufgaben erledigen und haben weniger langweilige und routinemäßige Tätigkeiten.
• Verbesserter Kundenservice. Die Unternehmensautomatisierung kann dazu beitragen, den Kundenservice zu verbessern, indem sie die Reaktionszeiten verkürzt und die Konsistenz und Genauigkeit bei der Bereitstellung von Dienstleistungen erhöht.
• Verbesserte Produktivität und Arbeitseffektivität. Wenn geringwertige Aufgaben von der Software erledigt werden, haben die Mitarbeiter mehr Zeit für höherwertige Tätigkeiten.
• Weniger Fehler und höhere Genauigkeit. Unternehmensautomatisierung hilft bei der Ausführung von Aufgaben ohne das Risiko menschlicher Fehler.
• Kosteneffizienz. Die Automatisierung bestimmter Tätigkeiten kann zu einer Zeitersparnis führen, bei der sich die Mitarbeiter stärker auf strategische Initiativen konzentrieren und weniger Zeit mit zeitaufwändigen Aufgaben verbringen.

Aufstrebende Technologien für die Unternehmensautomatisierung

Die Welt der Unternehmensautomatisierung befindet sich in ständigem Wandel. Neue Technologien machen es schneller und einfacher, selbst die komplexesten Arbeitsabläufe zu automatisieren. Zu den wichtigsten Technologien und Methoden gehören:

• Prozess-Intelligenz: Ein ganzheitlicher Ansatz zum Verständnis der Prozesse, Arbeitsabläufe und Aufgaben innerhalb der Organisation. Einer der bemerkenswerten Ansätze bei der Prozessintelligenz ist die Verwendung des hybriden Tools Arbeits-API um Transparenz in die Abläufe zu bringen. Es kombiniert die Fähigkeiten von Process Mining und Task Mining.
• Prozess Bergbau: Ein Tool zur Prozessabbildung, das dabei hilft, Bereiche zu identifizieren, die verbessert und automatisiert werden können.
• Aufgabe Bergbau: Ein Tool zur Aufgabenüberwachung, das Aufschluss darüber gibt, wie Mitarbeiter die Systeme und Tools nutzen.
• RPA: Software-Roboter helfen dabei, manuelle Prozesse zu automatisieren, indem sie die sich wiederholenden Tätigkeiten simulieren, die Mitarbeiter sonst selbst ausführen würden. 
• Chatbots und Sprachassistenten: NLP-gestützte Technologien, die die Interaktion mit dem Kunden automatisieren können.

Bewältigung gemeinsamer Herausforderungen

Die Implementierung der Unternehmensautomatisierung kann eine Herausforderung sein, und Unternehmen sehen sich häufig mit Hindernissen konfrontiert, die den Erfolg ihrer Automatisierungsprojekte beeinträchtigen können. Im Folgenden finden Sie einige häufige Herausforderungen und Strategien zu deren Überwindung:

• Widerstand gegen den Wandel: Die Mitarbeiter sträuben sich möglicherweise gegen Änderungen ihrer Arbeitsabläufe und Prozesse. Um dies zu überwinden, sollten Sie die Vorteile der Automatisierung vermitteln, Schulungen und Unterstützung anbieten und die Mitarbeiter in den Automatisierungsprozess einbeziehen. Zeigen Sie auf, wie die Automatisierung repetitive und manuelle Aufgaben reduzieren kann, damit sie sich auf strategischere Aktivitäten konzentrieren können.
• Technische Komplexität: Automatisierungsprojekte können technisch komplex sein und erfordern spezielle Fähigkeiten und Fachkenntnisse. Arbeiten Sie deshalb mit erfahrenen Anbietern zusammen, investieren Sie in die Schulung Ihrer Mitarbeiter und ziehen Sie die Beauftragung externer Experten in Betracht. So stellen Sie sicher, dass Ihr Team über das notwendige Wissen verfügt, um Automatisierungslösungen effektiv zu implementieren und zu verwalten.
• Herausforderungen der Integration: Die Integration von automatisierten Prozessen in bestehende Systeme und Anwendungen kann eine Herausforderung sein. Um dies zu überwinden, sollten Sie Tools wählen, die vorgefertigte Integrationen bieten, APIs und Konnektoren verwenden und in Integrationsfachwissen investieren. Eine nahtlose Integration ist entscheidend für den reibungslosen Betrieb automatisierter Prozesse.
• Probleme mit der Datenqualität: Schlechte Datenqualität kann den Erfolg von Automatisierungsprojekten beeinträchtigen. Um dies zu vermeiden, sollten Sie in Datenqualitätsinitiativen investieren, Tools zur Datenvalidierung und -bereinigung einsetzen und Richtlinien für die Datenverwaltung festlegen. Qualitativ hochwertige Daten sind die Voraussetzung für genaue und zuverlässige automatisierte Prozesse.
• Sicherheit und Compliance: Automatisierungsprojekte müssen den Sicherheits- und Compliance-Anforderungen entsprechen. Um dies zu erreichen, sollten Sie sicherstellen, dass Tools und Prozesse den Sicherheits- und Compliance-Standards entsprechen, in Sicherheitsexpertise investieren und Governance-Richtlinien einführen. Dies hilft, sensible Daten zu schützen und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.

Durch das Verständnis allgemeiner Herausforderungen und die Entwicklung von Strategien zu deren Bewältigung können Unternehmen den Erfolg ihrer Automatisierungsprojekte sicherstellen und ihre Ziele erreichen.

Die Zukunft der Unternehmensautomatisierung

Organisationen implementieren weiterhin Automatisierungslösungen, und die Zukunft der Unternehmensautomatisierung sieht vielversprechend aus. Es ist zu erwarten, dass weitere innovative Tools und Technologien auf den Markt kommen werden, die gemeinsam den Einfluss der Unternehmensautomatisierung auf Unternehmen verstärken können. Abgesehen davon ist die Unternehmensautomatisierung ein integraler Bestandteil der meisten digitalen Transformationsaktivitäten und ermöglicht es Unternehmen, ihre Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Entscheidungsfähigkeit zu stärken.