El problema
Las ineficiencias relacionadas con el uso de papel, la gestión manual de documentos y la complejidad del mantenimiento de registros en Moni Pulo Limited estaban causando importantes problemas a la organización. Los procesos basados en papel eran engorrosos y lentos, lo que provocaba retrasos y errores en la gestión de documentos. Además, mantener y organizar los registros en papel era cada vez más difícil y propenso a errores para la empresa, que tiene estrictos requisitos de cumplimiento.
Estos retos llevaron a la organización a buscar una solución que mejorara la comodidad, garantizara una documentación adecuada y simplificara las operaciones en toda la organización. Al implantar ProcessMaker Platform, una solución líder de gestión de procesos empresariales (BPM), Moni Pulo Limited agilizó los flujos de trabajo, automatizó las tareas repetitivas y mejoró la eficiencia general. Esta transición de procesos manuales basados en papel a flujos de trabajo automatizados y digitales no sólo ahorra tiempo, costes y recursos significativos, sino que también mejora la accesibilidad, la precisión y el cumplimiento de los requisitos normativos.
La solución
La Plataforma ProcessMaker agilizó y automatizó los flujos de trabajo manuales y en papel de Moni Pulo, así como la documentación en papel. Los equipos utilizaron las herramientas de diseño de ProcessMaker para crear y editar diagramas de procesos con la herramienta de modelado de procesos de arrastrar y soltar, asignaron tareas a los usuarios para automatizar y coordinar las actividades a través de una organización, y aprovecharon el módulo Analytics para medir y medir los resultados.
Dado que los documentos procedían de una serie de vendedores, clientes, proveedores y entidades empresariales, Moni Pulo necesitaba métodos para introducir documentos manuales y digitales en ProcessMaker, que cuenta con conectores clave personalizados y preconstruidos, así como con capacidades de integración fluida para gestionar diversos tipos de datos estructurados, semiestructurados y no estructurados.
El valor creado
El enfoque sistemático condujo a notables mejoras en la eficiencia, flujos de trabajo racionalizados, optimización de recursos y ahorro de costes. Antes de ProcessMaker, equipos dispares enviaban solicitudes ad hoc para acceder a documentos, investigarlos, localizarlos o actualizarlos, todo ello de forma extremadamente laboriosa, manual y lenta. La creación de análisis precisos y en tiempo real para los informes de cumplimiento requería muchas personas y muchas horas. Ahora, el equipo de 50 usuarios tiene acceso instantáneo a los registros, y puede pasar de unas pocas solicitudes al día a un volumen estimado de 50 a 100 solicitudes a la semana, o aproximadamente 700 o más solicitudes al mes, lo que supone un enorme aumento de la eficacia, la productividad y la capacidad de respuesta, así como una mayor precisión de los informes que garantiza el cumplimiento.
Moni Pulo encuentra ProcessMaker extremadamente positivo e inestimable en comparación con sus anteriores procesos manuales de gestión de documentos. En su asociación con ProcessMaker, Moni Pulo ahora ha simplificado los procesos de trabajo, ha reducido los costes, ha aumentado la eficiencia y ha logrado la tranquilidad con el almacenamiento seguro de registros y la accesibilidad, manteniendo altos estándares de cumplimiento.
