Las 5 maneras principales de hacer que el proceso de offboarding de los empleados sea suave

Larissa Lewis 18 de abril de 2022 HR

empleado fuera de la empresa

Según la CNBC, 4,3 millones de personas abandonaron sus puestos de trabajo en enero de 2022, rozando las cifras récord de noviembre. Los medios de comunicación lo llaman "La gran dimisión", mientras que otros sugieren que el cambio es una reorganización muy necesaria del talento. Independientemente de cómo se vea el cambio de empleo, hay más trabajadores que se marchan que nunca antes, lo que subraya la importancia de una estrategia de incorporación de empleados bien organizada.

Un estudio reciente reveló que el 44% de los empleados son buscadores activos de empleolo que significa que la tendencia no va a ceder pronto. Automatizar el proceso con un software de flujo de trabajo es la mejor manera de garantizar la coherencia y la integridad del proceso de incorporación.

Razones por las que es necesario un fuerte proceso de desalojo

La incorporación inteligente de los empleados no es sólo una cuestión de eficiencia y mantenimiento de registros. Puede tener importantes repercusiones financieras y de seguridad. y de seguridad de seguridad. Según TechRepublic, los ex empleados son una de sus "mayores amenazas cibernéticas", ya que el 48% de las empresas expresan una gran confianza en que los ex empleados siguen siendo capaces de acceder a la red corporativa. Para 2 de cada 10 organizaciones, puede tardar hasta un mes o más en cortar completamente los lazos, lo que significa que los trabajadores potencialmente descontentos tienen poder sobre los sistemas vitales mucho después de su salida.

En un caso, un renunciante resentido borró 20 gigabytes de datos de la cooperativa de crédito como represaliaretrasando la aprobación de hipotecas y otros servicios importantes para los clientes. Este incidente subraya la dura realidad: hay que ser capaz de realizar las tareas de desvinculación con rapidez. A continuación se presentan 5 maneras de facilitar el proceso de incorporación de los empleados.

1. Crear una lista de control de exclusión para RRHH

Una lista de control electrónica puede ser parte del proceso de salida del empleado para el departamento de RRHH. Los elementos de la lista de control pueden incluir:

  • Obtener la carta de renuncia del empleado
  • Proporcionar la aceptación por escrito de la carta de renuncia
  • Programar la reunión del empleado con RRHH para el procesamiento externo.
  • Introducir la información de despido de los empleados en la base de datos de RRHH
  • Procesar cualquier reembolso de gastos de empleados pendientes
  • Confirmar que el empleado no debe el reembolso de la prima de contratación o los gastos de mudanza
  • Determinar si un empleado tiene vacaciones acumuladas que no ha tomado
  • Proporcionar al empleado su propia lista de comprobación para la incorporación

Además de los aspectos tangibles, el flujo de trabajo debe incluir pasos para facilitar la transición de conocimientos. Sin procesos claros, las operaciones se ven a menudo obstaculizadas tras la salida de un miembro del equipo. Los empleados que se quedan tienen que revisar los correos electrónicos antiguos y buscar en las unidades de disco compartidas para reconstruir la forma en que el miembro del personal que se va desempeñaba las tareas clave. En el caso de los empleados que se marchan con la debida antelación, hay que estandarizar los pasos que hay que dar en sus últimos días o semanas para garantizar que los equipos se pongan al día. 

2. Crear una lista de control de exclusión para el empleado

También es útil una lista de comprobación electrónica de la incorporación de los empleados como parte del flujo de trabajo de la incorporación. Puede incluir elementos como:

  • Liquidar cualquier anticipo de caja chica u otras cuentas no liquidadas
  • Garantizar que todos los registros críticos estén etiquetados y organizados para su sucesor
  • Retirar los objetos personales de la oficina, las taquillas de los empleados, etc.
  • Devolución de llaves, tarjetas de crédito de la empresa, permisos de aparcamiento, etc.
  • Si procede, una declaración de conflicto de intereses completa
  • Recogida de dispositivos móviles y equipos informáticos de la empresa
  • Proporcionar una dirección de reenvío 

Estos procesos implican una estrecha relación entre RRHH y TI. Una desconexión significa que los equipos tecnológicos no siempre están al tanto de las salidas de los empleados. Incluso cuando están informados, los ejecutivos de TI informan de que los procesos manuales de salida pueden tardar horas en realizarselo que significa que a menudo se deja de lado en la lista de tareas pendientes.

La TI en la sombra también dificulta que el departamento de TI realice los pasos de incorporación de forma eficaz. Se trata de empleados que utilizan aplicaciones o software no revelados para hacer su trabajo, como un vendedor que crea contenido diario en las redes sociales en su aplicación preferida. Esto deja al departamento de TI completamente en la oscuridad. Aunque la mayoría no tiene intenciones maliciosas, publicar accidentalmente en la cuenta de un exempleador puede tener graves consecuencias para las relaciones públicas. Un sistema de incorporación bien gestionado elimina estos riesgos potenciales al documentar todos los sistemas sobre los que un empleado tiene control.

3. Revise cualquier paquete de no divulgación, beneficios o indemnización con el empleado

Si un empleado firmó un acuerdo de no divulgación, no competencia o confidencialidad, revise los requisitos de este acuerdo con el empleado antes de que se vaya. Asimismo, discuta las sanciones que se aplicarán si se incumple el acuerdo. Asegúrese de que el empleado reciba copias, si no lo ha hecho ya. Estos formularios se utilizan a menudo para que la información confidencial de la empresa se conserve dentro de la misma y no se comparta con posibles competidores.

Es posible que haya que revisar otros documentos, en función de las condiciones de la salida del empleado. Entre los elementos más comunes del paquete de indemnización se encuentran:

  • Remuneración ordinaria y/o adicional restante durante x cantidad de meses
  • Opciones de compra de acciones
  • Tiempo de vacaciones no utilizado, enfermo o PTO
  • 401K y 403B
  • Asistencia de reempleo
  • Asistencia en la preparación de la reanudación

4. Artículos de inventario expedidos al empleado

Una lista de comprobación electrónica es también una parte fundamental del proceso de incorporación de los empleados. Los artículos que suelen entregarse a los empleados pueden incluir tarjetas de identificación, llaves, tarjetas de acceso, pases de aparcamiento, dispositivos móviles, herramientas y uniformes. A veces se emiten tarjetas que generan contraseñas de un solo uso para el acceso a la red y deben recuperarse para proteger la seguridad de la red. Dé cuenta de todos estos artículos antes de la salida de los empleados.

Es especialmente el momento de aumentar la apuesta en los procesos de incorporación de trabajadores a distancia. El cambio a la oficina en casa desencadenó un aumento salvaje de la demanda de dispositivos. Según Gartner, en 2021 los envíos de PC y tabletas superarán los 500 millones de unidades por primera vez en la historia, algo que los empleadores no quieren perder de vista. Establezca procesos para la devolución de equipos por parte de los empleados que se marchan, como el envío de una etiqueta de envío prepagada y materiales de embalaje listos para usar.

5. Realice una entrevista de salida

Las entrevistas de salida durante el proceso de incorporación nos dan pistas importantes sobre la cultura del trabajo, los procesos, la ética y la moral. Al permitir que los empleados que se marchan hablen de sus percepciones y de las razones por las que se marchan, RRHH puede supervisar estas respuestas y determinar tendencias y patrones a lo largo del tiempo.

Las entrevistas de salida no son algo que se realice en el vacío: hay que crear procesos racionalizados en torno a la recogida de opiniones para poder aprovechar los valiosos conocimientos. Esto puede hacerse mediante el uso de encuestas de salida. Cuando surgen problemas comunes en estas encuestas de salida, puede ser una buena idea que la empresa determine la causa de estos problemas.

Durante las entrevistas de salida, puede obtener información sobre los paquetes salariales competitivos, las vacaciones, etc. También es útil saber quién está cazando el talento de tus empleados.

Las preguntas más comunes de la entrevista de salida durante el proceso de embarque pueden incluir:

  • ¿Cuándo y por qué empezó a buscar un nuevo trabajo?
  • ¿Cómo calificaría la cultura de nuestra organización?
  • ¿Le dieron suficientes recursos para hacer su trabajo?
  • En una escala del 1 al 10, ¿qué tan intensiva fue su carga de trabajo en un día promedio?
  • ¿La política interna ha obstaculizado con frecuencia su capacidad para realizar su trabajo de forma eficaz?
  • ¿Estaba la responsabilidad bien dividida entre sus compañeros de trabajo?

Una estrategia eficaz de incorporación ayuda a su equipo a adaptarse a la creciente tendencia de los "empleados búmeran", es decir, los empleados que regresan después de un breve período sabático en otra empresa. LinkedIn informa de un aumento de los boomerangs-lo que significa que su proceso de incorporación no puede ser una dura ruptura.

En segundo lugar, nos basamos en los testimonios para orientar algo más que la elección de un restaurante: El 57% de los candidatos a un puesto de trabajo evitan activamente las empresas con críticas negativas en línea. Un sorprendente 1 de cada 3 solicitantes de empleo ha rechazado una oferta de empleo por una crítica poco halagüeña de un empleado descontento. Esto hace que los empleadores tengan la responsabilidad de asegurarse de que el proceso de incorporación deja una gran última impresión.

Agilice el proceso de incorporación de personal con la automatización de RRHH 

Independientemente de las circunstancias, la salida de los empleados puede ser algo emotivo. Sin embargo, es fundamental que las empresas cuenten con un proceso de incorporación estándar y completo que garantice que se han abordado todos los riesgos de seguridad y que se ha creado un registro de auditoría de la salida del empleado en todos los casos. Plataformas como ProcessMaker son perfectas para crear un flujo de trabajo personalizado para la salida de empleados que mejore la seguridad y evite costosos errores.

Conozca más sobre nuestra plataforma de automatización de procesos digitales de RRHH. El offboarding es demasiado importante como para confiar en formularios de papel y hojas de cálculo. Con ProcessMaker, puede automatizar un proceso de incorporación de empleados que se ajuste perfectamente a sus necesidades.

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