Lograr la orquestación de RPA a escala

El mercado de la automatización de procesos robóticos (RPA) está creciendo rápidamente. Según un informe de Grand View Researchel valor del mercado de RPA es actualmente de 1.890 millones de dólares y se prevé que crezca a una tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) del 32,8% entre 2021 y 2028.

Fabrizio Biscotti, vicepresidente de investigación de Gartneratribuye la adopción generalizada a la "capacidad de la RPA para mejorar la calidad, la velocidad y la productividad de los procesos, cada una de las cuales es cada vez más importante a medida que las organizaciones tratan de satisfacer las demandas de reducción de costes durante la COVID-19... Las empresas pueden avanzar rápidamente en sus iniciativas de optimización digital invirtiendo en software de RPA y la tendencia no va a desaparecer pronto".

La automatización de procesos robóticos ayuda a las organizaciones a eliminar las tareas repetitivas, liberando a los empleados para que se centren en el trabajo de mayor valor. Sin embargo, en muchas implantaciones de RPA fracasan. Las organizaciones se enfrentan a muchos desafíos de implementación de RPA y luchan por lograr la orquestación de RPA a escala.

Desafíos comunes de la implementación de la automatización de procesos robóticos

Una implementación de RPA fallida no suele ser atribuible a un único factor. Más bien, hay una confluencia de factores que actúan conjuntamente para inhibir la escalabilidad de las tecnologías de automatización. Algunos de los retos comunes de la implementación de la automatización de procesos robóticos son:

• Resistencia al cambio. Los empleados suelen temer que las tecnologías de automatización les roben el trabajo. La dirección es responsable de facilitar la adopción educando a los empleados sobre las ventajas de la RPA y formándolos en el uso adecuado de las tecnologías.
• Elegir los procesos equivocados. No todos los procesos son adecuados para la automatización. Por ejemplo, las tareas que implican creatividad o toma de decisiones requieren un alto nivel de participación humana. Elegir los candidatos equivocados para la automatización hace que las implantaciones de RPA fracasen.
• No es capaz de automatizar de principio a fin. Las tecnologías de RPA suelen ser incapaces de automatizar todos los pasos de un proceso. Aquí es donde entra en juego la orquestación de RPA.
• No hay equipos estructurados de implementación de RPA. La implementación de RPA es una empresa importante que requiere equipos cuidadosamente seleccionados. Esto incluye a las partes interesadas tanto de la parte de TI como del negocio.
• Expectativas poco razonables. La automatización de procesos es una iniciativa a largo plazo. Las organizaciones suelen intentar hacer demasiado de una vez, se frustran y abandonan la implantación.

Muchos de estos retos se deben a la inexperiencia y a la mala gestión. Pero las implantaciones de RPA son intrínsecamente complejas. Los humanos deben trabajar junto a estas tecnologías como parte de un flujo de trabajo sin fisuras. Alcanzar este nivel de eficiencia requiere la orquestación de RPA.

Un ejemplo real de un caso de uso de RPA y los obstáculos para alcanzar la escala

Es útil considerar los retos de la RPA utilizando un ejemplo del mundo real. Imagínese por un momento que es usted gerente de un banco. Se da cuenta de que su proceso de apertura de cuentas nuevas es deficiente en varios aspectos. Los empleados pasan una buena parte de sus días recogiendo y revisando la documentación de los clientes. Los procesos manuales de revisión y aprobación producen cuellos de botella en sus flujos de trabajo, y las solicitudes se quedan esencialmente atascadas en tránsito entre las etapas de presentación y revisión. Además de los costes de estas tareas intensivas en mano de obra, se produce un notable descenso en las solicitudes de nuevas cuentas, ya que los clientes eligen a los competidores que ofrecen una experiencia de apertura de cuentas más que ofrecen una experiencia de apertura de cuentas más fluida..

Hay muchas maneras de implementar la automatización en sus flujos de trabajo de apertura de cuentas. Por ejemplo, podría implementar la automatización de procesos robóticos para verificar la información del cliente. En lugar de validar manualmente la información de la solicitud, la RPA puede verificar automáticamente la identidad del cliente, su puntuación de crédito y su historial de empleo. Además, la RPA puede garantizar que la nueva cuenta cumple todas las normativas para reducir los costosos errores de cumplimiento asociados a los errores humanos.

Pero la RPA no puede eliminar por completo el elemento humano. Hay casos en los que la revisión y la toma de decisiones humanas son necesarias. Por ejemplo, una solicitud de cuenta nueva puede quedar fuera de las directrices del banco para su aprobación inmediata. Este hecho podría desencadenar que un empleado revise la solicitud para determinar si se puede conceder la aprobación. Si se aprueba, el cliente recibirá una notificación automática.

La orquestación de RPA permite este alto nivel de coordinación entre humanos y tecnología. Sin ella, la automatización de tareas individuales dentro de un proceso tendrá poco impacto. Para agilizar procesos complejos de principio a fin en los que intervienen varias tecnologías de automatización y personas que realizan muchas tareas diferentes, las organizaciones necesitan una tecnología de orquestación de procesos.

Elección e implementación de una solución de orquestación RPA

Cuando se trata de implementar tecnologías de automatización y conseguir que trabajen juntas sin problemas junto a los humanos, muchas organizaciones eligen un BPM de bajo código para combinarlo con RPA.

Antes de que pueda escalar con éxito el RPA en su organización utilizando el software BPM, es crucial optimizar sus procesos. RPA no puede arreglar un proceso de negocio que está roto. Antes de invertir en RPA, mejore sus procesos para asegurarse de que son eficientes y escalables. Las herramientas de minería de procesos pueden resultar inestimables para ayudar a su organización a recopilar datos precisos sobre los procesos. Con estos datos, puede crear mapas de procesos detallados. Los mapas de procesos le ayudan a visualizar su proceso para mejorar su comprensión y facilitar la escalabilidad.

También debe asegurarse de que su software BPM facilita la integración de tecnologías de automatización y soluciones de terceros en sus flujos de trabajo. Esto puede lograrse a través de APIs que permitan incluso a los usuarios no técnicos realizar integraciones.

Innumerables organizaciones confían en la galardonada plataforma BPM de bajo código de ProcessMaker para lograr la orquestación de RPA a escala. La plataforma de ProcessMaker se integra vía API con muchos proveedores de RPA, como Automation Anywhere y UIPath. Conozca más sobre cómo ProcessMaker puede ayudar a su organización a transformar sus procesos de negocio.