5 maneras de ahorrar tiempo con BPM

Un número cada vez mayor de organizaciones están adoptando la transformación digital. Mediante el despliegue de un software de gestión de procesos empresariales, las empresas pueden mejorar aún más su proceso de transformación digital utilizando la tecnología para mejorar las innovaciones de productos y servicios, mejorar los tiempos de respuesta de los clientes y aumentar la eficiencia operativa.

Cuando se hace bien y se implementa con cuidado, el BPM puede mejorar rápidamente la agilidad, la transferibilidad y la repetibilidad de sus procesos. Así pues, muchas organizaciones pueden ver cómo la automatización de procesos repetibles puede acortar el tiempo de lanzamiento de los productos al mercado, dando a los empleados más tiempo para responder rápidamente a las consultas de los clientes o incluso la capacidad de implementar personalizaciones con mayor rapidez. 

A continuación se enumeran cinco formas clave en las que un software BPM puede ahorrar tiempo y dinero a una organización, al tiempo que mejora sus resultados organizativos generales. 

1. Organización del proceso dentro de un programa informático singular

No es un secreto que las empresas a menudo, sin importar su tamaño o industria, tienen múltiples flujos de trabajo complejos que tienen lugar a la vez. De hecho, en 2018 un estudio realizado para analizar las tendencias en todas las industrias que se encuentran en proceso de implementación de BPM encontró que más de El 37% de las empresas encuestadas informaron de que varios de estos procesos de alto nivel se producían a la vez. En términos de ahorro de tiempo, el BPM puede tomar varios procesos manuales y facilitar la unidad a través de una plataforma singular para mejorar la organización como nunca antes.

Al asignar tantas partes móviles hacia una plataforma consolidada y organizada, se puede, por lo tanto, reducir la redundancia y automatizar las tareas manuales. El uso de una sola plataforma facilita la fácil localización de los procesos y elimina la confusión. De hecho, cada miembro de una organización puede sentirse capacitado por la facilidad de acceso a sus procesos mejorados y el tiempo ahorrado. 

2. Mejora continua con procesos y flujos de trabajo

Las organizaciones pueden ahorrar tiempo no sólo en términos de archivo y organización debido a la BPM, sino también dentro de la estructuración de sus flujos de trabajo y actividades de gestión de tareas. La supervisión automatizada que se incluye en los programas informáticos de gestión de procesos comerciales permite identificar y eliminar rápidamente el desperdicio, las ineficiencias y las desviaciones de los flujos de trabajo de las mejores prácticas. 

La vigilancia constante también permite identificar más fácilmente los cambios existentes y las esferas que deben mejorarse, con lo que se ahorra en general el tiempo que antes se habría dedicado a identificarlos. 

Además, la BPM permite a los empleadores asegurar sus flujos de trabajo racionalizando las actividades de gestión asociadas y permitiendo su repetibilidad. A medida que se producen errores, el software de BPM puede ayudar a identificarlos inmediatamente y mejorar la visibilidad tanto a nivel operativo como de rendimiento. 

En la era digital, los desarrollos tecnológicos están en constante evolución. Con la constante afluencia de soluciones y dispositivos nuevos y mejorados, las organizaciones se enfrentan a una capa adicional de complejidad. En el contexto de la transformación digital, la adopción de un software de BPM puede abordar las tres actividades siguientes:

      • Renovación y modificación continuas de los procesos debido al aumento de la complejidad.
      • La necesidad de una amplia colaboración, flexibilidad y movilidad.
      • Mejora de las relaciones con los clientes, socios y empleados.

Con el BPM, las empresas pueden ahora dedicar menos tiempo a gestionar y ajustar manualmente sus flujos de trabajo, y más tiempo a abordar sus éxitos operativos y el rendimiento general para cumplir de forma consistente sus objetivos empresariales deseados.

3. Eliminar los errores costosos

Además de asegurar que se identifiquen los errores, la BPM también puede ahorrar más tiempo al disminuir la ocurrencia o la rapidez de los errores humanos sólo por la mayor presencia de una gestión eficaz de los riesgos que, de otro modo, podrían haberse perdido previamente en el flujo de procesos anteriormente no organizados. 

Cuando los procesos básicos se solidifican y organizan dentro de una plataforma unificada, como se ha mencionado anteriormente, las empresas evitan los errores en primer lugar, en lugar de pasar incontables horas identificando y remediando esos errores después de que ya se han cometido. 

Los empleados pueden dedicar el tiempo que habrían utilizado para encontrar y corregir errores para, en cambio, aumentar su productividad y rendimiento, y al mismo tiempo tener la capacidad de concentrarse en tareas de mayor nivel. El BPM también puede eliminar los errores de duplicación, que implican que los empleados posiblemente ejecuten el doble de esfuerzo para sólo la mitad de los resultados. 

Cuando las empresas mueven un proceso lo más cerca posible de la perfección, vía BPM, y repiten el mismo proceso una y otra vez, pueden producir resultados sobresalientes con resultados repetibles. 

Si bien la era digital puede hacer más difícil obtener la eficiencia de los procesos, puede alinear las prácticas de BPM con su iniciativa de transformación digital. ¿Qué sucede entonces? Bueno, simplemente se maximizan las operaciones de su negocio digital.

4. Automatizar el análisis

Muchas organizaciones pueden perder, y de hecho lo hacen, cantidades considerables de tiempo en la descripción de sus flujos de trabajo, pero descubren que son ineficientes, no están normalizados y dejan cantidades ingentes de datos sin medir ni gestionar. El BPM permite la automatización de la gestión y la medición automatizando el análisis en primer lugar. En esencia, las empresas pueden experimentar el beneficio del estudio automatizado y la identificación de las desviaciones de las mejores prácticas dentro de sus procesos de negocio. 

Como resultado directo, los empleados pasan menos tiempo analizando y abren la puerta para dedicar más tiempo a modificar sus procesos para estar más cerca de la perfección. Además, la reducción del tiempo dedicado a la búsqueda de respuestas y análisis es ventajosa desde el punto de vista del cliente. 

Las empresas que se benefician de la reducción del tiempo de análisis, mediante el uso de programas informáticos de gestión de procesos comerciales, tienen ahora más tiempo en sus manos para dar prioridad a la respuesta de los clientes en cuanto al tiempo que se tarda en responder, lo que puede mejorar la calidad/pertinencia de la respuesta. 

5. Mejorar las experiencias de los empleados

A medida que las empresas experimentan los muchos beneficios de la automatización, sus empleados pueden tener una mayor visibilidad de las ganancias más pequeñas. Por ejemplo, las empresas pueden informar sobre ganancias de producción a gran escala, mejores relaciones con los clientes e incluso desarrollos departamentales de forma regular y automatizada. A medida que los empleados ven este éxito visible, puede mejorar la moral. 

Además, los empleados apreciarán que pueden pasar menos tiempo discutiendo y analizando la logística de sus procesos y flujos de trabajo actuales. En cambio, los empleados tienen la libertad de hacer lo que mejor saben hacer.

Este proceso es fundamental para el éxito de la empresa y para asegurar que los empleados estén más contentos y que, por lo tanto, tengan más posibilidades de permanecer en la organización. Otro resultado es que la mejora de la moral del personal puede reducir el tiempo total necesario para compensar la rotación y la capacitación. La gestión de los procesos empresariales también hace que los empleados sean responsables y fiables al esbozar un proceso claro y gestionado de forma coherente. Ese proceso crea una autonomía asociada con un estímulo pertinente para cumplir expectativas claras. Así pues, esto puede crear la base para apoyar mejores experiencias de los empleados. 

Pensamiento final 

Como pueden ver, BPM demuestra compuesto que puede ahorrar tanto tiempo como dinero para las organizaciones con procesos y flujos de trabajo ineficientes. A través de la organización mejorada, flujos de trabajo racionalizados, eliminación de errores, análisis automatizados y una mejor experiencia de los empleados, BPM permite a las organizaciones producir resultados más elevados. 

En términos de transformación digital, las organizaciones pueden recibir las ventajas de la capacidad de la BPM para ofrecer beneficios específicos como la agilidad, a la vez que tienen un impacto positivo en el servicio al cliente y en la toma de decisiones centrada en el cliente.

 

Escrito por Katherine Manning

BPM

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