Lista de verificación para la salida de empleados

Muchos departamentos de recursos humanos dedican su tiempo a preparar un excelente proceso de incorporación que incluye una amplia documentación, una cálida bienvenida, dobles comprobaciones y formación para que los nuevos empleados se pongan al día rápidamente. Sin embargo, muchos pasan por alto el proceso de exclusión de los empleados. El El proceso de salida de los empleados requiere la misma atención a los detalles que el de entrada.. Tener una lista de control de empleados que se van es vital y ayuda a la organización a minimizar los riesgos en el futuro.

¿Qué es una lista de control de empleados fuera de la empresa?

Una lista de control de empleados que se retiran del trabajo trazará todos los pasos y procesos necesarios que deben considerarse cuando un empleado abandona su organización. A menudo, una lista de control incluirá un proceso digital que el personal de RR.HH. marcará a medida que se vaya completando cada paso. De esta manera, su equipo de RRHH puede ver rápidamente lo que ya se ha hecho, y lo que aún debe ser completado.

¿Por qué molestarse con un proceso tan formal? Al hacerlo se reducirán las amenazas a la seguridad, las cuestiones jurídicas y otros riesgos. También permite a los empleados que se van a marchar proporcionar una retroalimentación vital que permitirá a su empresa mejorar. Un buen proceso de salida puede incluso facilitar que su empresa retire a los empleados estelares que se fueron a otra empresa.

Echemos un vistazo a lo que debería incluir en su lista de control de fuera de la nave.

Lista de verificación de empleados fuera de la empresa

1. Comunicación

Algunos arrastran los pies una vez que comienza el proceso de salida (por ejemplo, un empleado anuncia que se va). Lo mejor es reaccionar rápidamente y establecer las cosas en ciertos términos.

• ¿Cuándo es el último día del empleado? Acuerde y documéntelo.
• ¿Quién asume las responsabilidades? A menudo hay una brecha entre alguien que se va y un reemplazo que se contrata. Asegúrate de que el apoyo está en su lugar.
• ¿Cuándo y dónde se publicará la oferta de trabajo?

Una respuesta rápida reducirá los dolores de cabeza y también los chismes. Si un empleado parece irse misteriosamente, algunos asumirán lo peor.

2. Conocimiento institucional

Cuando un empleado sale de la organización, se lleva consigo muchos conocimientos sobre la empresa. El conocimiento institucional es la combinación de experiencias, procesos, datos, experiencia, valores e información que poseen los empleados de la empresa. Puede abarcar décadas y comprender tendencias, proyectos, perspectivas cruciales y que definen la historia de una empresa. 

Un proceso efectivo de offboarding ayudará a asegurar que su compañía retenga el mayor conocimiento posible. En una situación ideal, un sustituto ya estará en el personal y listo para ser entrenado de nuevo. De lo contrario, la documentación y las discusiones exhaustivas pueden ayudar a su compañía a retener el conocimiento hasta que se haga una nueva contratación.

3. El hardware y los activos de la empresa

Su lista de verificación de salida debe incluir una lista de verificación secundaria para todas las propiedades que el empleado saliente necesita devolver. Esto incluye computadoras, accesorios, tarjetas de acceso, llaves y todo lo demás. Las tarjetas de acceso deben ser desactivadas y reprogramadas cuando sea necesario. Este carta de devolución de propiedad puede ayudar a empezar.

4. Acceso y bienes digitales

También debe asegurarse de que se manejen los activos digitales, como los inicios de sesión del sistema y las cuentas de correo electrónico. Es inteligente configurar redirecciones de correo electrónico desde el correo del cliente fallecido para asegurar que no se pierdan mensajes. De nuevo, una sub-lista de verificación con cada activo es inteligente. Tu equipo de TI también tendrá que crear su propio proceso y documentación de salida. Sin embargo, el equipo de TI debe coordinarse con el equipo de RR.HH. para asegurarse de que todos estén en la misma página.

5. Documentación

Una lista de verificación de empleados fuera de la organización debe contener muchos documentos. Esto incluye:

• Carta de terminación o renuncia (con las fechas necesarias)
• Acuerdos de no competencia y no divulgación, cuando proceda
• Documentos de beneficios (incluyendo la jubilación, la asistencia sanitaria, el seguro, etc...)

Si surgen problemas legales, puede resultar vital un rastro documental auditable. Las salvaguardias de despido pueden proteger a las empresas de los empleados descontentos y asegurar que el empleado sepa que ha sido despedido. Mientras tanto, la documentación de los beneficios proporciona claridad tanto a las empresas como a los ex empleados. Esto puede reducir las tensiones y los argumentos futuros.

El proceso de embarque a menudo implica mucho papeleo, procesos manuales y documentos individuales. Asegúrate de que nada se pierda en el proceso ya que es fácil pasar por alto un documento. Asegúrate de que todo esté firmado y fechado también, y que se proporcionen copias físicas cuando sea necesario.

6. Entrevista de salida

Una entrevista bien pensada y honesta es beneficiosa para su organización y el empleado que se va. Esto puede tener lugar con una entrevista en persona o con un cuestionario. Puede ser mejor dejar que el empleado elija. 

Lo importante es entender por qué se fue el empleado, qué problemas hubo y cómo su empresa puede aumentar sus propias fuerzas. La retroalimentación honesta puede ser crítica para entender dónde puede mejorar su compañía y qué debilidades están presentes.

Conclusión

Cuando un empleado se va, es probable que su viaje con su empresa termine, pero eso no significa que deba pasar por alto el proceso de salida. Una lista de verificación de empleados que se retiran bien pensada protegerá a su empresa, proporcionará claridad y, a largo plazo, puede ayudar a su organización a abordar las debilidades y aumentar la retención.