Cómo simplificar el proceso de gestión de contratos

La negociación de contratos es fundamental para el éxito de los negocios, ya que los términos del acuerdo detallan los detalles de las transacciones de alto valor. Un solo paso en falso puede dar lugar a graves pérdidas financieras. Históricamente, el proceso de gestión de contratos ha sido ad-hoc, con varias áreas de la organización siguiendo directrices diferentes. La mayoría de los documentos finales se hacían en papel y las copias se guardaban en archivadores polvorientos.
Los métodos anticuados del flujo de trabajo de la gestión de contratos permiten pasar por alto detalles importantes. Afortunadamente, los avances en el software del ciclo de vida de la gestión de contratos han cambiado la forma de hacer negocios. La nueva tecnología automatiza los procesos en toda la organización, estandarizando las mejores prácticas en toda la empresa.

Visión general del proceso de gestión de contratos

Encontrar un terreno común entre dos o más partes es la esencia de la negociación de un contrato. Por lo general, el proceso incluye tanto a las partes interesadas internas como a las externas:

• Partes internas que representan a la empresa, por ejemplo, expertos de los departamentos jurídico, de contratación, de ventas y de finanzas
• Partes externas con las que la organización quiere hacer negocios, por ejemplo, vendedores, proveedores, distribuidores, clientes, empleados y autónomos

La negociación requiere dar y recibir, lo que significa que en el transcurso de las conversaciones, los términos del contrato propuesto probablemente cambien muchas veces. Los procesos eficaces de gestión de contratos se basan en plantillas de contratos y en programas informáticos de gestión de procesos para integrar perfectamente las demandas de las partes internas y externas durante las negociaciones. Una vez que se llega a un acuerdo, el documento final se genera automáticamente.
La automatización del flujo de trabajo de la gestión de contratos se basa en la integración de cuatro factores: las necesidades de las partes internas y externas, el software de gestión de procesos, las plantillas de contratos y los contratos reales. La creación de un proceso eficiente de gestión de contratos requiere la planificación, el diseño y la aplicación de procedimientos normalizados que tengan en cuenta tanto los acontecimientos esperados como los inesperados que surgen al crear y emitir contratos.

Cómo empezar a construir su proceso

Comience a construir su proceso identificando las partes internas y externas que juegan un papel en la creación y negociación de contratos, sin importar cuán pequeños sean. Considere los departamentos que no están directamente involucrados en el proceso, aunque sólo estén presentes para ver en lugar de participar. Por ejemplo, el Departamento de Finanzas normalmente quiere visibilidad en cualquier compra que usted haga.
Clasifique a las partes externas, de modo que las diferencias recurrentes en las negociaciones del contrato con cada categoría puedan ser tenidas en cuenta en su proceso. Esto se logra típicamente mediante el uso de plantillas de contratos personalizadas.
Una vez que haya identificado a todas las partes, defina cuidadosamente los papeles individuales de cada una de ellas en el proceso. Anote quién es responsable de cada tarea y cuándo deben realizarse las tareas. De esta manera, es posible racionalizar todo el proceso de principio a fin. Tenga presente que algunos departamentos, como el de Asuntos Jurídicos, pueden participar en el proceso más de una vez. Por ejemplo, el Departamento Jurídico puede prestar asesoramiento durante las etapas iniciales de la negociación y luego asumir la responsabilidad de aprobar el contrato final.

Creación y utilización de modelos en el proceso de gestión de contratos

La identificación de las partes involucradas y la documentación de las tareas necesarias en las negociaciones de los contratos le da una base para el proceso de gestión de contratos. El siguiente paso es desarrollar plantillas para que el proceso pueda ser automatizado.
Empiece por evaluar todos los procesos de contratación existentes y luego clasifique cada uno de ellos según los siguientes criterios:

• Nivel de riesgo
• Valor para la Organización
• Procesos rutinarios vs. Procesos nuevos/ infrecuentes

Sus plantillas se basarán en la forma en que cada proceso se mide contra estos factores. Por ejemplo, es probable que los contratos que implican un alto riesgo, un alto valor o procesos nuevos o poco frecuentes se renegocien varias veces. Por lo tanto, su plantilla incluirá muy pocos detalles, pareciéndose más a un esquema que a un documento terminado. En el otro extremo del espectro, los procesos de bajo riesgo, de bajo valor o rutinarios a menudo pueden registrarse en una plantilla más completa. En muchos casos, es posible generar automáticamente un contrato para estas situaciones, ahorrando tiempo.
Las plantillas pueden refinarse aún más en función de la categoría considerando lo siguiente:

• ¿Qué cláusulas del contrato tienen más probabilidades de ser renegociadas y cuáles de ellas no se modifican? Amplíe la plantilla en las áreas que probablemente permanezcan sin cambios.
• ¿Dónde se puede sustituir el lenguaje jurídico por el inglés sencillo? El texto simplificado hace que los contratos sean más accesibles, minimizando la necesidad de explicación y reduciendo el riesgo de malentendidos.
• ¿Qué contratos son rutinarios? Por lo general, no requieren negociación y pueden completarse automáticamente con un programa informático de gestión de contratos.

Uso de software de gestión de procesos para automatizar los procesos de contratación

Una vez que haya completado el diseño del proceso y creado las plantillas del contrato, su software de gestión de procesos puede utilizarse para automatizar parcial o totalmente el proceso de contratación. Específicamente, los documentos de entrada pueden ser cargados al proceso, de manera que toda la información relacionada con el contrato se almacena en un solo lugar. Como resultado, las negociaciones y los contratos resultantes son transparentes y de fácil acceso para cualquier persona autorizada a ver la información en el sistema.
El programa informático de gestión de contratos también producirá documentos, generando automáticamente contratos utilizando la información proporcionada anteriormente en el proceso. Las capacidades del sistema incluyen la opción de enviar automáticamente documentos a partes externas por correo electrónico.
Entre las ventajas adicionales de la automatización del proceso de contratación mediante un programa informático de gestión de procesos figuran las siguientes:

• Versiones de los contratos - Los usuarios pueden seguir sus cambios, facilitando la redacción de plantillas y mejorando la precisión de los registros de auditoría.
• Accesibilidad - Todo el personal autorizado puede acceder inmediatamente a los documentos del proceso, lo que facilita la comunicación entre los departamentos y permite realizar ajustes en tiempo real.
• Seguridad - El software de gestión de procesos mantiene todos los datos almacenados de forma segura, protegiendo los datos de la empresa y de los clientes. La visualización del proceso/contrato está restringida al personal con los permisos adecuados.
• Exportación - Los datos de los procesos pueden ser extraídos de los mismos a herramientas de reporte como Excel, permitiendo a los usuarios ver las tendencias de precios, gastos, etc.

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