Damals in den 1980er Jahren, entwickelte FileNet ein digitales Workflow-Management, das oft als Vorläufer der modernen Business Process Management Software (BPMS) genannt wird. Im Laufe der Zeit hat sich die BPM-Software weiterentwickelt und bietet Unternehmen eine Vielzahl von Funktionen, mit denen sie ihre Geschäftsprozesse analysieren, entwerfen, implementieren und überwachen können.
Doch im Zeitalter von Big Data und mit der Entwicklung innovativer neuer Technologien hat sich die BPM-Software in eine neue Richtung entwickelt. Intelligente Geschäftsprozessmanagement-Suites (iBPMS) entstanden und boten Unternehmen interessante neue Funktionen. Am wichtigsten ist vielleicht, dass iBPMS Daten sowohl von Benutzern als auch von integrierten Systemen zusammenführen kann, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
Die Unfähigkeit, große Datenmengen zu interpretieren und aussagekräftige Schlussfolgerungen zu ziehen, war eine wesentliche Einschränkung herkömmlicher Softwarelösungen für das Geschäftsprozessmanagement. In diesem Artikel gehen wir näher auf iBPMS ein und zeigen die wichtigsten Merkmale auf, auf die man bei der Auswahl einer intelligenten Geschäftsprozessmanagement-Suite achten sollte.
Was ist ein iBPMS?
Laut Gartner ist eine intelligente Geschäftsprozessmanagement-Suite (iBPMS) "die natürliche Weiterentwicklung des früheren BPMS-Marktes, die mehr Funktionen für mehr Intelligenz in den Geschäftsprozessen bietet. Funktionen wie Validierung (Prozesssimulation, einschließlich "was wäre wenn") und Verifizierung (logische Konformität), Optimierung und die Möglichkeit, Einblicke in die Prozessleistung zu erhalten, sind seit einigen Jahren in vielen BPMS-Angeboten enthalten. Intelligente Geschäftsprozessmanagement-Suites haben die Unterstützung für die menschliche Zusammenarbeit verbessert, z. B. durch die Integration von sozialen Medien, mobilfähige Prozessaufgaben, Streaming-Analysen und Entscheidungsmanagement in Echtzeit."
Es ist erwähnenswert, dass einige andere Organisationen andere Begriffe zur Beschreibung von Lösungen verwendet haben, die erweiterte Prozessmanagement- und Automatisierungsfunktionen bieten. Forrester verwendet zum Beispiel den Begriff "Intelligente Prozessanwendungen" für BPM-Software, die Zusammenarbeit unterstützt und Daten und Analysen einbezieht.
Wichtigste iBPMS-Merkmale
Im Folgenden finden Sie einige wichtige Merkmale, auf die Sie bei der Auswahl des richtigen iBPMS für Ihr Unternehmen achten sollten.
Automatisierung von Geschäftsprozessen
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA) ist eine Schlüsselkomponente eines iBPMS. BPA hilft Unternehmen, sich wiederholende Aufgaben oder Prozesse zu automatisieren, bei denen manueller Aufwand vermieden werden kann, und bietet eine breite Palette von Vorteilen. Unternehmen erfahren eine deutliche Produktivitätssteigerung und Kostensenkung. Die Geschäftsprozesse werden transparenter. Die Beteiligten können Fehler und Leistungsprobleme in Echtzeit erkennen, so dass sie vorbeugende und korrigierende Maßnahmen ergreifen können.
Vor allem aber dient BPA als Sprungbrett für eine umfassendere digitale Transformation. Während die Pandemie das Tempo der digitalen Transformation beschleunigt hatfehlt es in vielen Unternehmen an digitalen Initiativen. Laut einem McKinsey-Berichtkönnen etwa 45 % der bezahlten Tätigkeiten mit Hilfe bestehender Technologie automatisiert werden, was zu Einsparungen von 2 Billionen Dollar an jährlichen Löhnen führen würde.
Verbesserte Zusammenarbeit
Bei der digitalen Transformation geht es um mehr als Modernisierung. Es geht darum, anders zu arbeiten. Eine iBPM-Lösung bietet ein integriertes Toolset, das die Zusammenarbeit während eines Prozesses erleichtert. Zum Beispiel erweiterte Funktionen zur Unterstützung der menschlichen Zusammenarbeit wie die Integration sozialer Medien, mobilfähige Aufgaben, Echtzeit-Chat und Entscheidungsmanagement in Echtzeit.
Mit einer intelligenten Business Process Management Suite können Unternehmen traditionell ineffiziente Kommunikationskanäle wie die für manuelle Genehmigungsprozesse. Diese Funktionen zur Zusammenarbeit sparen nicht nur Zeit und Geld, sondern fördern auch eine breitere Akzeptanz in allen Abteilungen des Unternehmens. Durch den Einsatz von Cloud-basierten Technologien ist die Software zudem für mehr Menschen an mehr Orten verfügbar.
Prädiktive Analytik
Einer der größten Vorteile eines iBPMS ist die Fähigkeit der Beteiligten, fundiertere Entscheidungen über Geschäftsprozesse zu treffen. Bei herkömmlichen Lösungen für das Geschäftsprozessmanagement werden die Daten zu einem bestimmten Prozess manuell erfasst, integriert und ausgewertet. Dies ist nicht nur kostspielig und zeitaufwändig, sondern Fehler bei der Erfassung und Analyse können auch zu falschen Entscheidungen führen.
Mit einer intelligenten Business Process Management Suite werden Daten automatisch erfasst und können in Echtzeit analysiert werden. Funktionen wie Business Activity Monitoring (BAM) geben Unternehmen die Möglichkeit, Folgendes festzulegen Service Level Agreement (SLA)-Warnungen die Benutzer benachrichtigen, ohne auf Berichte warten zu müssen.
API-Integration
Moderne Unternehmen verlassen sich bei der Bereitstellung ihrer Produkte und Dienstleistungen auf eine Vielzahl leistungsstarker Anwendungen und Plattformen von Drittanbietern. Unterschiedliche Systeme führen zu Datensilos und Ineffizienzen. iBPM bietet API-gesteuerte Architektur die es Unternehmen ermöglicht, ihre Lösungen zu integrieren.
Bei der API-Integration werden Daten automatisch von einem System an ein anderes weitergegeben, was zur Lösung von Probleme bei der Integration von Drehstühlen. Außerdem können die Beteiligten Daten aus verschiedenen Systemen an einem Ort einsehen und so aussagekräftige Schlussfolgerungen ziehen und fundierte Entscheidungen treffen.
Geschäftsregeln und Entscheidungsmanagement
Geschäftsregeln spielen eine wichtige Rolle im Automatisierungsprozess. Sie spezifizieren die Ziele einer Organisation und geben Richtlinien vor, wie Prozesse durchgeführt werden sollen. Organisationen verwenden ein Geschäftsregel-Management-System (BRMS) um Geschäftsregeln und -logik zu definieren, einzusetzen, auszuführen, zu überwachen und zu verwalten.
Mit einem BRMS können Unternehmen den Entscheidungsprozess automatisieren. So könnte eine Bank beispielsweise Mindestanforderungen an die Kreditwürdigkeit festlegen, um sich für eine Finanzierung zu qualifizieren, und Anträge unterhalb dieses Schwellenwerts automatisch ablehnen.
Low-Code-Funktionalität
Eine intelligente Geschäftsprozessmanagement-Suite mit niedrigem Code Funktionalität öffnet den Entwicklungsprozess für mehr Menschen. Nicht-technische Benutzer, so genannte "Bürgerentwickler", die keine Programmierkenntnisse haben, können durch Drag-and-Drop-Funktionen innovative Anwendungen erstellen. Entwickler können mühsame manuelle Codierungsaufgaben überspringen und sich auf die Aspekte einer Anwendung konzentrieren, die sie einzigartig und benutzerfreundlich machen.
Low-Code-Plattformen verfügen über eine Cloud-basierte Architektur, die zuverlässige, sichere und zugängliche Lösungen bietet. Diese Funktionen werden immer wichtiger, da mehr Mitarbeiter als je zuvor von unterwegs aus arbeiten.
Kontextbezogene Daten
Ein iBPMS sollte eine laufende Liste von Ereignissen führen. Dazu gehören Dinge wie Entscheidungen, Prozessereignisse und Zusammenarbeit. Es sollte auch andere Arten von kontextbezogenen Daten verwalten, einschließlich externer Anwendungen, Datenbanken und Ereignisströme. Das iBPMS nutzt diese Datenquellen, um die Intelligenz zu steigern und bessere Entscheidungen zu treffen.
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ProcessMaker bietet eine branchenführende iBPMS-Plattform, die Unternehmen auf der ganzen Welt bei der digitalen Transformation unterstützt hat. Gartner hat ProcessMaker kürzlich zum Representative Vendor in der Studie Gartner-Marktführer 2020 für iBPMS.
