Das Konzept der Integration von Drehstühlen hat seinen Ursprung in traditionellen Büroarbeitsumgebungen. Stellen Sie sich einen Büroangestellten in einem Büro der frühen 1990er Jahre vor, der hektisch durch seinen Arbeitsplatz gleitet und zwischen Kopierer, Schreibmaschine, Aktenschränken und Telefonen hin- und herwechselt. Der Versuch, all diese Arbeitsprozesse auf einmal zu erledigen, ist nicht nur für die Mitarbeiter anstrengend, sondern auch für die Unternehmen ineffizient.
Diese Ineffizienzen sind aus den heutigen Arbeitsumgebungen nicht verschwunden. Sie sind lediglich auf moderne Systeme übergegangen. Wir alle kennen das Problem mit dem Drehstuhl aus unserem Privatleben. Mehrere Bildschirme und Fenster sowohl auf unseren PCs als auch auf mobilen Geräten konkurrieren um unsere Aufmerksamkeit, lenken uns ab und behindern unsere Produktivität.
Die gleichen Herausforderungen bestehen auch auf organisatorischer Ebene. Die Mitarbeiter müssen gleichzeitig zwischen mehreren Werkzeugen und Systemen hin- und herwechseln und Daten von einer Schnittstelle zur anderen übertragen. Infolgedessen wird die Arbeit oft doppelt ausgeführt, es werden Fehler gemacht, und die Kosten steigen in die Höhe.
Warum Sie Ihre Drehstuhl-Integrationen loswerden müssen
Es gibt viele Gründe, warum Unternehmen das Problem der Integration von Drehstühlen lösen müssen. Sehen wir uns nur einige davon an.
Menschliche Fehler reduzieren
Wann immer und wo immer eine Organisation Menschen beschäftigt, gibt es Möglichkeiten für menschliche Fehler. Menschen sind gut darin, Probleme zu lösen und an komplexen Prozessen zu arbeiten, aber wenn es um mühsame Aufgaben wie die Eingabe von Daten geht, werden kostspielige Fehler gemacht. Es werden zusätzliche Ressourcen aufgewendet, um Fehler zu finden und zu korrigieren. Das Schlimmste daran ist, dass diese Fehler zu den am einfachsten zu behebenden gehören. Unternehmen müssen lediglich die manuelle Eingabe von doppelten Daten in verschiedenen Systemen reduzieren. Dazu müssen sie ihre Prozesse automatisieren, damit die Daten automatisch und nahtlos zwischen den Systemen ausgetauscht werden.
Beschleunigung der Geschäftsprozesse und Senkung der Betriebskosten
Einfach ausgedrückt: Die manuelle Eingabe von Daten ist langsam. Und sie ist kostspielig. Dies gilt vor allem dann, wenn die Mitarbeiter Zeit darauf verwenden müssen, Daten in mehr als ein System einzugeben oder Daten manuell von einem System in ein anderes zu übertragen. Wenn diese Prozesse automatisiert werden, können sich die Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
Unternehmen profitieren davon durch höhere Produktivität und geringere Kosten. Einem Bericht von ISG zufolge können Unternehmen durch Automatisierung ihre Prozesse fünf- bis zehnmal schneller abschließen, und das mit durchschnittlich 37 Prozent weniger Ressourcen.
Integration von Daten
Betriebliche Daten, die fragmentiert und auf nicht integrierten Systemen gespeichert sind, sind ineffizient und verhindern, dass Unternehmen in Echtzeit auf Daten zugreifen und diese nutzen können. Dazu gehört die Erstellung von Berichten aus allen relevanten Datenpunkten, die Analyse dieser Daten und das Treffen fundierter Managemententscheidungen.
Übertreffen Sie Ihre Konkurrenten
Wenn es um Ihre Konkurrenten geht, muss eines von zwei Dingen zutreffen. Entweder haben sie selbst mit Drehstuhlproblemen zu kämpfen oder sie haben betriebliche Ineffizienzen durch Automatisierung und Geschäftsprozessmanagement beseitigt. Wenn Ersteres zutrifft, können Sie durch die Beseitigung des Drehstuhlproblems einen erheblichen Wettbewerbsvorteil erzielen. So können Sie beispielsweise die Betriebskosten senken und die Einsparungen in anderen Bereichen wie dem Marketing einsetzen, was Ihrem Unternehmen eine größere Sichtbarkeit verleiht. Oder Sie können sogar Ihre Kundenerfahrungen verbessern.
Im letzteren Fall haben Ihre Konkurrenten einen Vorteil. Sie können niedrigere Preise anbieten, mehr Kunden erreichen und bessere Erfahrungen bieten. Darunter wird Ihr Unternehmen leiden, und Sie werden schließlich nachziehen müssen.
Anzeichen dafür, dass Sie ein Problem mit einem Drehstuhl haben
Es ist einfach genug, die Vorteile und Gründe für Veränderungen aufzuzeigen, aber wesentlich schwieriger, die Probleme mit dem Drehstuhl in Ihrem Unternehmen zu identifizieren. Es stimmt zwar, dass fehlerhafte oder ineffiziente Prozesse je nach einer Vielzahl von Faktoren unterschiedlich aussehen, aber es gibt einige Anzeichen, die auf die Notwendigkeit einer Automatisierung hindeuten.
#Nr. 1 - Ihre Mitarbeiter sind mit sich wiederholenden Aufgaben ausgelastet
Achten Sie auf manuelle und langwierige Prozesse, die unverhältnismäßig viel Zeit in Anspruch nehmen. Wir haben bereits die manuelle Eingabe von doppelten Daten in verschiedenen Systemen als Beispiel genannt. Überlegen Sie, ob diese Prozesse automatisiert werden könnten und ob dadurch Ressourcen freigesetzt würden.
#Nr. 2 - Sie haben eine hohe Fehlerquote
Einfache Fehler, die auf individueller Ebene gemacht werden, können verheerende Auswirkungen auf die Organisation haben. Die Automatisierung von fehleranfälligen Prozessen steigert nicht nur die Effizienz und senkt die Kosten, sondern erhöht auch die Compliance und verringert das Risiko.
#Nr. 3 - Sie haben keinen Einblick in die organisatorischen Abläufe
Wir haben bereits erwähnt, wie wichtig es ist, auf alle relevanten Datenpunkte in Echtzeit zugreifen zu können. Die Möglichkeit, Daten zu sammeln, zu prüfen und zu analysieren, ist der Schlüssel zu einem umfassenden Verständnis Ihrer Arbeitsabläufe und zur Umsetzung sinnvoller Änderungen.
Organisatorische Hindernisse bei der Umsetzung der Drehstuhlintegration
Die Lösung von Drehstuhl-Integrationsproblemen scheint eine Selbstverständlichkeit zu sein. Warum verwenden Unternehmen dann weiterhin veraltete, uneinheitliche Systeme und Prozesse? Viele Unternehmen sehen ihren Drehstuhl-Ansatz bei der Integration nicht als Problem, sondern als operative Norm an.
Wenn es um die digitale Transformation und die Lösung der Drehstuhlintegration geht, wissen viele Unternehmen nicht, wo sie anfangen sollen. Sie schauen sich ihre bestehenden Prozesse an und sehen überall Ineffizienzen. Sie fühlen sich überwältigt.
Die richtige Workflow-Automatisierungs- und BPM-Plattform, die sowohl erschwinglich als auch einfach zu bedienen ist, kann alle Ihre Drehstuhlprobleme lösen. Mit einem Low-Code-BPM können Unternehmen ihre bestehenden Systeme in ihre neu gestalteten Workflows einbinden und erweitern und so ihre Drehstuhl-Ineffizienzen auf einen Schlag loswerden.
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