Was ist Geschäftsprozessautomatisierung (BPA)?

Was würden Sie mit 2,5 zusätzlichen Stunden an Ihrem Arbeitstag machen? Für die meisten Menschen ist diese Frage sinnlos. "Mehr Zeit zu finden, ist ein fast unmögliches Unterfangen.

Es gibt jedoch eine Strategie, mit der führende Unternehmen die Uhr zurückdrehen und verlorene Produktivitätsstunden zurückgewinnen können. Stichwort: Geschäftsprozessautomatisierung (BPA).

Forscher führten eine Studie mit 2.000 Arbeitnehmern durch. Die Studie ergab, dass die Arbeitnehmer im Durchschnitt mehr als 142 Minuten pro Tag mit Verwaltungsaufgaben, Papierkram und Dateneingabe verbringen .

Wir sind so sehr mit unserer Arbeit beschäftigt, dass 90 % von uns keine Zeit haben, um sich auf kreative Geschäftsideen zu konzentrieren. Und das kommt die Unternehmen teuer zu stehen. Geschäftige Arbeit führt zu Verlusten von über 534 Milliarden Dollar pro Jahr.

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ermöglicht es uns, die Verantwortung für diese produktivitätsmindernden Aufgaben auf die Technologie zu übertragen. Anstatt jedes Jahr 15 Wochen mit banalen Aufgaben zu verbringen, können wir sie mit Hilfe von Software für uns erledigen.

Mit intelligenter Prozessautomatisierung und Hyperautomatisierung sind Unternehmen nicht nur in der Lage, die Produktivität zu steigern, sondern auch schneller und besser als je zuvor zu arbeiten.

Was ist Geschäftsprozessautomatisierung?

Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) ist eine Methode, mit der Unternehmen ihre Kernprozesse mithilfe einer Plattform vereinfachen können. Mit BPA und intelligenter Automatisierung können Unternehmen ihre Abhängigkeit von menschlichen Eingriffen verringern, indem sie eine Reihe von sich wiederholenden Aufgaben automatisieren.

Je größer ein Unternehmen wird, desto mehr Menschen, Teams, Abteilungen und Aufgaben müssen koordiniert werden. Sich auf Menschen zu verlassen und sie später zu überprüfen, führt zu Problemen und vergrößert kleine Fehler. Dies kann zu erheblichen Problemen führen.

Im Vergleich zu einer einfachen Aufgabenverwaltungsplattform unterstützt BPA Sie bei der Erstellung, Kontrolle und Verwaltung komplexer Workflows in großem Umfang. Die Strategie zentralisiert alle Prozesse, die in Ihrem Unternehmen ablaufen, in einem Portal.

Hier sind einige häufig automatisierte Aufgaben innerhalb eines Workflows:

• Genehmigungen für Content Marketing
• Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder Ausscheiden von Mitarbeitern
• Überprüfung von Anträgen auf Freistellung
• Vorbereitung von Kaufverträgen
• Automatisches Ausfüllen von Vereinbarungen und anderen Dokumenten mit Informationen aus Ihrem CRM
• Ausfüllen von Tabellenkalkulationen
• Vorbereitung von Berichten
• Übermittlung einer Abfrage an eine Online-Datenbank
• Validierung von Daten
• Zuweisung von Aufgaben

Laut McKinsey kann die Automatisierung dazu beitragen, das ungenutzte Potenzial Ihrer besten Teammitglieder bei der digitalen Transformation freizusetzen. Indem sie von manuellen Aufgaben befreit werden, können sie sich auf mehr umsatzfördernde Aktivitäten konzentrieren, die das Unternehmenswachstum vorantreiben. Die Forscher von McKinsey sagen voraus, dass die Automatisierung von Aufgaben die Produktivität in Ihrem Unternehmen um 20-25 % steigern kann.

Wie? Im Allgemeinen hilft die Automatisierung von Geschäftsprozessen Unternehmen:

• Beschleunigung der täglichen Arbeit
• Schneller fundierte Entscheidungen treffen
• Beseitigung von Prozess-Engpässen
• Verringerung der regulatorischen Risiken
• Abschaffung manueller/papierbasierter Prozesse

Gartner prognostiziert, dass die Automatisierung bis 2024 69 % der Routinearbeiten vollständig automatisieren wird, da sie zahlreiche Vorteile bietet.

Wie funktioniert die Automatisierung von Geschäftsprozessen?

BPA ermöglicht es mehreren Anwendungen, miteinander zu "sprechen". So kann beispielsweise ein Mitglied des Marketingteams einige Anwendungen zusammenfügen, um Teile eines Arbeitsablaufs zu rationalisieren. Dies könnte eine neue E-Mail-Adresse für das CRM und eine separate E-Mail-Marketingplattform umfassen.

Eine effektive BPA-Strategie umfasst mehr als nur eine Handvoll Automatisierungen, die über das gesamte Unternehmen verteilte Aufgaben ausführen. Es handelt sich um eine unternehmensweite Initiative, die die Vorteile der Automatisierung auf jede Rolle und jedes Team ausweitet. Fast die Hälfte der Mitarbeiter istzu sehr mit Verwaltungsaufgaben beschäftigt, um ihre eigentliche Arbeit zu erledigen. Dies unterstreicht, wie wichtig es ist, jedem Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, Automatisierung zu nutzen.

Um ein umfangreiches BPA-Programm zu verwalten, wenden sich Unternehmen an das Geschäftsprozessmanagement.

BPA vs. BPM: Was ist der Unterschied?

Um die Automatisierung von Geschäftsprozessen besser zu verstehen, sollten wir einen Blick auf ihren nicht so weit entfernten Cousin werfen: das Geschäftsprozessmanagement (BPM). BPA ist die Digitalisierung und Automatisierung von Aufgaben, während BPM die Verwaltung und Überwachung von Arbeitsabläufen von Anfang bis Ende umfasst.

Vom Standpunkt der Software aus betrachtet, führt BPA die Automatisierung durch. Eine BPA-Plattform bietet die umfassende Architektur, die ein Unternehmen für die Verwaltung aller automatisierten Prozesse benötigt. Sie hilft dabei, Aufgaben durch verschiedene Personen, Abteilungen und Software-Tools zu leiten. BPA-Plattformen geben Ihnen auch die Möglichkeit, den Fortschritt von einer zentralen Stelle aus zu überwachen.

Eine Plattform zur Prozessautomatisierung sollte mit wenig Code auskommen, so dass sie von Mitarbeitern aller Qualifikationsstufen bedient werden kann. Durch die Verwendung einfacher Drag-and-Drop-Apps können Vertriebsleiter und Kundendienstmitarbeiter gemeinsam an der Gestaltung von Arbeitsabläufen arbeiten. Diese "Bürgerentwickler" können problemlos fortschrittliche Technologien wie die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) oder künstliche Intelligenz einsetzen, um die Automatisierung über einfache Datenabfragen hinaus zu erweitern. Diese KI-gestützten Plattformen werden auch als digitale Prozessautomatisierung bezeichnet:

• Verbindung von Altsystemen mit Software von Drittanbietern zur Verbesserung der Prozessautomatisierung
• Nutzung von KI-Integrationen von Drittanbietern, maschinellem Lernen und robotergestützter Prozessautomatisierung (RPA) zur Ausführung komplexerer Aufgaben wie dem Lesen und Extrahieren von Informationen aus Dokumenten
• Sinnvolle Nutzung unstrukturierter Daten
• Aus Erfahrung lernen und verbessern
• Verbessern Sie das Kunden- und Mitarbeitererlebnis
• Senkung der Betriebskosten und Umsatzsteigerung

Die digitale Prozessautomatisierung bringt KI in alle Ihre Systeme ein, um die manuelle Datenverarbeitung zu minimieren. Der Einsatz schnellerer Software kann die Entscheidungsfindung und Informationsverarbeitung in Ihrem Unternehmen beschleunigen.

Automatisierung von Geschäftsprozessen in der Praxis

Vertriebsmitarbeiter verbringen in der Regel einen großen Teil ihres Arbeitstages mit administrativen Aufgaben - von der Zusammenstellung von Berichten über die Erstellung von Listen bis hin zur Vertragserstellung. Schauen wir uns ein gängiges Szenario an, die Vertragserstellung für Vertriebsteams, um zu sehen, wie BPA wertvolle Zeit freisetzen kann.

Vor der Automatisierung:

• Manuelle Informationsweitergabe
• Umfangreiche Dateneingabe
• Manövrieren zwischen mehreren Anwendungen
• Wiederholte E-Mails an Manager zur Überprüfung von Genehmigungen

Nach der Automatisierung:

• Automatische Verteilung von Informationen an die richtigen Stellen
• Der Vertrag wird an einen genehmigenden Manager weitergeleitet
• Autonome Dateneingabe

Kontaktgenerierung ohne Automatisierung:

• Vertriebsmitarbeiter bereiten die endgültige Vereinbarung manuell vor, wenn es an der Zeit ist, einen neuen Kunden abzuschließen. Für diesen mehrstufigen Prozess müssen sie sich in ihr CRM einloggen, die Kundendaten kopieren und in ein vorformatiertes Dokument einfügen.
• Die Vertriebsmitarbeiter setzen sich mit der Buchhaltung in Verbindung, um die Vertragsbedingungen mitzuteilen. Jemand anderes gibt dann die entsprechenden Daten in verschiedene Felder ein.
• Der Vertriebsmitarbeiter schickt den Vertrag zur Genehmigung an seinen Vorgesetzten. Dann gehen sie in die Buchhaltung, um Kundenkonten für die Zahlungsabwicklung anzulegen.
• Schließlich leitet das Vertriebsteam die Informationen an das Kundendienstteam weiter. Das Kundendienstteam musste aufgrund einer falschen Kontonummer viel Zeit und Mühe aufwenden. Sie mussten nach dem Konto des Anrufers suchen.

Vertragserstellung mit Automatisierung:

• Mit einem Mausklick zieht ein Vertriebsmitarbeiter die Daten in eine vorformatierte Vorlage, um einen Vertrag zu erstellen.
• Dadurch wird eine Reihe von Aufgaben ausgelöst, die parallel laufen. So wird beispielsweise automatisch ein neues Profil sowohl in der Buchhaltungs- als auch in der Kundenservicesoftware erstellt.
• Der Vertrag wird automatisch die Genehmigungsleiter hinaufgeschickt. Manager können den Vertrag innerhalb des Textes einer E-Mail genehmigen, ohne ihren E-Mail-Client zu verlassen.
• Das System fügt einen Schritt hinzu, um den Kundenbetreuer zu alarmieren, wenn der Kunde den Kundendienst kontaktiert. Dieser kann dann eingreifen und alle Anliegen mit "weißer Weste" behandeln.

Mit BPA reduzieren Unternehmen nicht nur die Anzahl der manuellen Schritte, die zur Erledigung von Aufgaben erforderlich sind. Sie integrieren auch verschiedene unterschiedliche Systeme zu einer gut vernetzten und hocheffizienten Maschine.

Wie man mit der Automatisierung von Geschäftsprozessen anfängt

Der Einstieg in die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann entmutigend sein. Wir empfehlen drei Schritte: Beginnen Sie klein mit einem Prozess, definieren Sie Ihre Geschäftslogik, und wählen Sie eine Automatisierungsplattform, die den Anforderungen des Unternehmens nicht nur in der jetzigen Form, sondern auch bei dessen Wachstum gerecht wird.

Chatten Sie mit einem unserer intelligenten Automatisierungsexperten, um Ihre Automatisierungsreise noch heute zu beginnen.