Die Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA) hat nahezu jede Branche erfasst, da innovative Technologien in Verbindung mit beispiellosen betrieblichen Herausforderungen die Arbeitswelt weiterhin umgestalten. Der Markt für intelligente Prozessautomatisierung wird voraussichtlich auf 51,35 Milliarden USD bis 2032 - Dies spiegelt die steigende Nachfrage nach effizienten, gestrafften und agilen Geschäftsprozessen wider. Die Vorteile von BPA liegen klar auf der Hand: höhere Effizienz, geringere Kosten, höhere Genauigkeit und bessere Entscheidungsmöglichkeiten - für kleine Unternehmen ebenso wie für globale Konzerne.
Was genau ist Geschäftsprozessautomatisierung?
Einfach ausgedrückt, handelt es sich um den Einsatz von Technologie zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und Arbeitsabläufe in einem Unternehmen. Dies kann von einfachen Aufgaben wie der Dateneingabe bis hin zu komplexen Prozessen wie dem Lieferkettenmanagement und sogar zu ganzen Arbeitsfunktionen reichen. Durch die Automatisierung dieser Aufgaben können Unternehmen nicht nur wertvolle Zeit und Ressourcen freisetzen, sondern auch menschliche Fehler reduzieren und die Gesamtproduktivität verbessern.
Auswirkungen der Automatisierung von Geschäftsprozessen?
Laut einer 2022 McKinsey-Umfrage"Für viele werden automatisierte Systeme in den nächsten fünf Jahren 25 Prozent der Investitionsausgaben ausmachen, so die Ergebnisse der McKinsey Global Industrial Robotics Survey 2022. Führungskräfte von Industrieunternehmen erwarten Vorteile bei der Produktionsqualität, der Effizienz und der Betriebszeit."
Allerdings ist das Zeitalter der Automatisierung in den meisten Unternehmen bereits in vollem Gange. Laut einer kürzlich von McKinsey durchgeführten globalen Umfrage unter Unternehmensleitern aus einer Vielzahl von Branchen werden etwa 23 % der Automatisierungsausgaben auf den Einzelhandel und die Konsumgüterindustrie entfallen. Auf die Lebensmittel- und Getränkeindustrie werden neben dem Einzelhandel voraussichtlich 15 % entfallen, auf die Automobilindustrie durchschnittlich 8 %.
In dem McKinsey-Artikel heißt es weiter: "Einige Aspekte der Produktionstätigkeit lassen sich leichter automatisieren als andere, wobei Routineaufgaben an der Spitze der Kette stehen. Tätigkeiten wie das Kommissionieren, Verpacken, Sortieren, der Transport von Punkt zu Punkt und die Qualitätssicherung sind bereits in gewissem Umfang automatisiert, und in diese Bereiche wird in den kommenden Jahren weiterhin stark investiert werden."
Es gibt einen Rückgang von Prozess-Engpässe und eine Steigerung der Produktivität, da immer mehr Unternehmen BPA nutzen. Die Mitarbeiter können sich auf menschenzentrierte Abläufe konzentrieren. Laut der McKinsey-Studie "werden Tätigkeiten wie Montage, Stanzen, Oberflächenbehandlung und Schweißen, die alle ein hohes Maß an menschlichem Einsatz erfordern, kurz- bis mittelfristig wahrscheinlich nicht automatisiert werden."
Die 4 Phasen der Automatisierung von Geschäftsprozessen
Ein umfassender und effektiver systematischer Ansatz zur Automatisierung von Geschäftsprozessen besteht aus 4 Phasen: Analyse, Implementierung, Integration sowie Wartung und Support.
1. Analyse
Um die Technologie zur Automatisierung von Geschäftsprozessen zu nutzen, müssen Sie die Infrastruktur und die Fähigkeiten Ihres Unternehmens mit Hilfe von Geschäftsprozessanalyse.
Der Einsatz von Automatisierungstechnik, ohne deren Auswirkungen zu verstehen, kann zu einer geringeren Produktivität und Effizienz in einem Prozess oder anderen Geschäftsprozessen führen. Und es bringt Sie nicht weiter bei Ihren sich wiederholenden Aufgaben.
Nach der Analyse des Prozesses und der aktuellen Systeme können die Beteiligten die Automatisierungstechnologien auswählen, die ihren Bedürfnissen und Zielen entsprechen. Unternehmen, die neu in die Automatisierung von Geschäftsprozessen einsteigen, sollten mit folgenden Technologien beginnen einer BPA-Technologie auf einmal beginnen.
2. Umsetzung
In der Implementierungsphase passen die Beteiligten die gewählte Technologie zur Automatisierung von Geschäftsprozessen an. Sie erstellen eine detaillierte Liste der Funktionen, schulen die Benutzer und geben ihnen Zugang zum System.
Die Technologien zur Automatisierung von Geschäftsprozessen werden umfangreichen Tests unterzogen, um sicherzustellen, dass die Systeme wie vorgesehen funktionieren und die Ziele des Unternehmens erfüllen.
Und da Sie Ihren Bedarf bereits analysiert haben, sind Sie besser darauf vorbereitet, die richtigen Automatisierungstools für Ihr Unternehmen auszuwählen. Je nachdem, welche Software Sie verwenden, kann Ihr Unternehmen die Vorteile von künstlicher Intelligenz (KI), robotergestützter Prozessautomatisierung (RPA) und intelligenter Dokumentenverarbeitung (IDP).
Alternativ können Sie auch die umfassenden Automatisierungslösungen wählen, die über die Fähigkeiten aller oben genannten Technologien verfügen.
3. Integration
In der Integrationsphase der Automatisierung von Geschäftsprozessenintegrieren die Beteiligten die neuen Automatisierungstechnologien mit Unternehmenssystemen und Lösungen von Drittanbietern. Außerdem werden in diesem Schritt in der Regel Daten aus unterschiedlichen Quellen kombiniert und integriert. Die Integration erfolgt weitgehend über APIs. Eine intelligente Geschäftsprozessmanagement-Suite (iBPMS) kann sich als hilfreich erweisen, indem sie den Integrationsprozess vereinfacht und beschleunigt.
Die BPA-Integration steigert auch die Effizienz, verbessert die Datengenauigkeit, verbessert die Zusammenarbeit, senkt die Kosten und bietet Skalierbarkeit, um größere Arbeitsvolumen ohne erheblichen zusätzlichen Aufwand und Ressourcen zu bewältigen.
4. Wartung und Unterstützung
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist eine fortlaufende und langfristige Initiative. Unternehmen müssen ihre Geschäftsprozesse kontinuierlich analysieren, um Ineffizienzen und Engpässe zu erkennen. Ein iBPMS ermöglicht Unternehmen die Integration von fortschrittlichen Prozessüberwachung Technologien wie Prozessintelligenz und Prozess-Mining. Diese Technologien überwachen komplexe Geschäftsprozesse in Echtzeit, um eine Entscheidungsfindung und sofortige Korrekturmaßnahmen zu ermöglichen.
Unternehmen sollten außerdem ihre Lösungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen ständig aktualisieren und sicherstellen, dass das gesamte Unternehmen Zugang zum technischen Support hat. Eine weit verbreitete Benutzerakzeptanz fördert eine auf Automatisierung ausgerichtete Kultur und erhöht die Erfolgsaussichten erheblich.
BPA und Hyperproduktivität
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen und die intelligente Automatisierung haben die Arbeitsweise von Unternehmen revolutioniert und sie in eine Ära der Hyperproduktivität katapultiert. Dieser transformative Ansatz nutzt Technologie, um Routineaufgaben zu rationalisieren, zu optimieren und zu beschleunigen und so wertvolle Personalressourcen für strategischere und kreativere Aufgaben freizusetzen.
Durch die Automatisierung sich wiederholender Prozesse wie Dateneingabe, Dokumentenweiterleitung und Bestandsverwaltung können Unternehmen Fehler minimieren, die Effizienz steigern und die Betriebskosten senken. Darüber hinaus fördert die Automatisierung Dateneinblicke und -analysen in Echtzeit und ermöglicht es Entscheidungsträgern, schnell fundierte Entscheidungen zu treffen.
Teams können produktiver sein, wenn sie sich auf Innovation, Problemlösung und kundenorientierte Aktivitäten konzentrieren. So können Unternehmen wachsen und in einem schnelllebigen Umfeld wettbewerbsfähig bleiben.
