Le problème
KPN est l'un des principaux opérateurs de télécommunications fixes et mobiles, avec plus de 30 millions d'abonnés mobiles en Europe. Elle a une présence étendue, un large portefeuille de produits, et procède à diverses fusions et acquisitions. Avec un grand nombre de contrats à gérer, KPN a choisi ProcessMaker IDP pour stocker les accords dans un référentiel central de contrats.
Chez KPN, le contact le plus à jour était une chasse à l'oie sauvage. Les copies papier étaient stockées dans des classeurs d'arrière-boutique ou sur des lecteurs partagés difficiles à parcourir. Lorsque l'équipe avait besoin de revoir un accord, il fallait des heures pour trouver la bonne version.
Avant ProcessMaker IDP, KPN stockait les documents soit sur un disque partagé, soit sur papier dans des classeurs. Ainsi, lorsque notre équipe de vente demandait un contrat spécifique, nous devions parcourir toutes ces sources pour le trouver. Cela nous prenait un temps fou. Et même lorsque nous parvenions à le trouver, nous n'étions toujours pas certains qu'il s'agissait de la bonne version. Il n'y avait pas d'endroit central où chercher les contrats, ce qui rendait le processus inefficace et fastidieux.
HANS BAKKER
Consultant en services contractuels, KPN
La solution
Cherchant à éliminer le système de stockage désorganisé, KPN a décidé de numériser entièrement la gestion des contrats de vente et de créer un référentiel central des contrats. KPN a migré six environnements différents vers ProcessMaker IDP, créant ainsi une vue unique et complète de tous les contrats de vente.
ENRICHIR LA GESTION DES CONTRATS GRÂCE À LA RECONNAISSANCE OPTIQUE DES CARACTÈRES
Pour améliorer encore la qualité des données, KPN a intégré les outils d'apprentissage automatique de ProcessMaker IDP. Parmi eux, des fonctions intelligentes de reconnaissance optique de caractères (OCR) et d'extraction de métadonnées Post-OCR. "Les métadonnées sont extrêmement importantes pour nous, mais remplir tous les champs manuellement nous prenait beaucoup de temps", explique M. Bakker. "Nous avons donc décidé d'automatiser l'extraction des métadonnées, ce qui nous a permis de réduire le travail manuel, les contraintes de temps et les erreurs de saisie.
Parmi de nombreux autres champs de données, KPN utilise les algorithmes de ProcessMaker IDP pour extraire les dates de début et de fin de contrat, fournissant ainsi une base solide pour mettre en œuvre la gestion de la conservation des contrats.
Les métadonnées sont essentielles pour des résultats de recherche précis, la conformité des informations et les processus globaux de gestion des contrats. Les métadonnées avancées ne couvrent pas seulement les informations de base sur le contrat, comme son titre ou son type, mais comprennent également les informations qui n'apparaissent pas dans le corps du texte du contrat lui-même. Par exemple, des informations sur le stockage d'une copie papier, une référence à son numéro interne, ou d'autres données présentant un intérêt ou un risque pour la gestion de la relation client.
La valeur créée
TIRER PARTI DE LA TECHNOLOGIE LOW-CODE
ProcessMaker IDP utilise la technologie low-code, ce qui permet à tous les membres de votre équipe d'exploiter facilement les outils d'apprentissage automatique et d'intelligence artificielle. "La plateforme nous a d'abord impressionnés par son aspect et sa convivialité. Son interface est propre, conviviale et intuitive", explique M. Bakker. "Cela réduit la courbe d'apprentissage et facilite l'adoption de la nouvelle plateforme."
IDENTIFIER DES MOYENS PLUS ÉCOLOGIQUES DE FAIRE DES AFFAIRES
En réduisant l'empreinte de sa consommation de papier, KPN conforte son statut d'entreprise de télécommunications la plus durable au monde. La société de télécommunications a été en mesure d'éliminer les archives papier et de ne stocker des copies papier que si la loi l'exige. Grâce à la mise en place d'archives centralisées, KPN a pu éviter les risques liés à la conformité, accroître la satisfaction de ses clients et remporter davantage de contrats.
