Problema
KPN es una empresa líder en telecomunicaciones fijas y móviles que presta servicio a más de 30 millones de abonados en toda Europa. Tiene una presencia de gran alcance, una amplia cartera de productos y varias fusiones y adquisiciones. Con un gran volumen de contratos que mantener, KPN eligió ProcessMaker IDP para almacenar los acuerdos en un repositorio central de contratos.
En KPN, el contacto más actualizado era una búsqueda inútil. Las copias en papel se guardaban en los archivadores de la oficina o en unidades compartidas de difícil navegación. Cuando el equipo necesitaba revisar un acuerdo, tardaba horas en encontrar la versión correcta.
Antes de ProcessMaker IDP, KPN almacenaba los documentos en una unidad compartida o en papel en archivadores. Así que cuando nuestro equipo de ventas solicitaba un contrato específico, teníamos que buscar en todas estas fuentes para encontrarlo. Nos llevaba muchísimo tiempo. Pero incluso cuando conseguíamos encontrarlo, seguíamos sin saber si era la versión correcta. No había un lugar centralizado donde buscar los contratos, lo que hacía que el proceso fuera ineficaz y llevara mucho tiempo.
HANS BAKKER
Consultor de servicios contractuales, KPN
Solución
Buscando eliminar el sistema de almacenamiento desorganizado, KPN decidió digitalizar completamente la gestión de los contratos de ventas y crear un repositorio central de contratos. KPN migró seis entornos diferentes a ProcessMaker IDP, creando una vista única y completa de todos los contratos de ventas.
ENRIQUEZCA LA GESTIÓN DE CONTRATOS CON EL RECONOCIMIENTO ÓPTICO DE CARACTERES
Para mejorar aún más la calidad de los datos, KPN integró las herramientas de aprendizaje automático de ProcessMaker IDP. Entre ellas se encontraban las funciones inteligentes de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y de extracción de metadatos Post-OCR. "Los metadatos son increíblemente importantes para nosotros, pero rellenar todos los campos manualmente nos llevaba mucho tiempo", dijo Bakker. "Por ello, decidimos automatizar la extracción de metadatos, lo que nos ayudó a reducir el trabajo manual, las limitaciones de tiempo y los errores de introducción de datos".
Los metadatos son fundamentales para obtener resultados de búsqueda precisos, para el cumplimiento de la información y para los procesos generales de gestión de contratos. Los metadatos avanzados no sólo cubren la información básica del contrato, como su título o tipo, sino que también incluyen la información que no aparece en el propio texto del cuerpo del contrato. Por ejemplo, información sobre si se almacena una copia impresa, una referencia a su número interno u otros datos de interés o riesgo para la gestión de la relación con el cliente.
El valor creado
APROVECHE LA TECNOLOGÍA DE BAJO CÓDIGO
ProcessMaker IDP utiliza tecnología de bajo código, lo que facilita que todos los miembros de su equipo aprovechen las herramientas de aprendizaje automático e inteligencia artificial. "La plataforma nos impresionó en primer lugar por su aspecto. Tiene una interfaz limpia, fácil de usar e intuitiva", dice Bakker. "Con eso, se reduce la curva de aprendizaje y se facilita la adopción de la nueva plataforma".
IDENTIFICAR FORMAS MÁS ECOLÓGICAS DE HACER NEGOCIOS
Al reducir la huella de consumo de papel, KPN apoya su condición de empresa de telecomunicaciones más sostenible del mundo. La empresa de telecomunicaciones pudo eliminar los archivos en papel y sólo almacenar copias impresas si lo exige la ley. Con un archivo centralizado, KPN pudo evitar riesgos de cumplimiento, aumentar la satisfacción de los clientes y conseguir más acuerdos.
