Das Problem
KPN ist ein führendes Festnetz- und Mobilfunkunternehmen mit mehr als 30 Millionen Mobilfunkteilnehmern in ganz Europa. Das Unternehmen verfügt über eine weitreichende Präsenz, ein breites Produktportfolio und verschiedene Fusionen und Übernahmen. Da KPN eine große Anzahl von Verträgen zu verwalten hat, entschied sich das Unternehmen für ProcessMaker IDP, um Vereinbarungen in einem zentralen Vertragsrepository zu speichern.
Bei KPN war die Suche nach den aktuellsten Kontakten eine aussichtslose Angelegenheit. Papierkopien wurden in Aktenschränken oder auf schwer zu durchsuchenden gemeinsamen Laufwerken aufbewahrt. Wenn das Team eine Vereinbarung überprüfen musste, dauerte es Stunden, um die richtige Version zu finden.
Vor ProcessMaker IDP speicherte KPN Dokumente entweder auf einem gemeinsamen Laufwerk oder auf Papier in Aktenschränken. Wenn unser Vertriebsteam also einen bestimmten Vertrag anforderte, mussten wir all diese Quellen durchsuchen, um ihn zu finden. Das hat uns unglaublich viel Zeit gekostet. Aber selbst wenn wir ihn gefunden hatten, waren wir immer noch unsicher, ob es die richtige Version war. Es gab keine zentrale Stelle, an der wir nach Verträgen suchen konnten, was diesen Prozess ineffizient und zeitaufwändig machte.
HANS BAKKER
Berater für Vertragsdienstleistungen, KPN
Die Lösung
Um das unorganisierte Ablagesystem zu beseitigen, beschloss KPN, die Verwaltung der Vertriebsverträge vollständig zu digitalisieren und ein zentrales Vertragsrepository zu schaffen. KPN migrierte sechs verschiedene Umgebungen zu ProcessMaker IDP und schuf so eine einzige und vollständige Ansicht aller Vertriebsverträge.
BEREICHERUNG DES VERTRAGSMANAGEMENTS DURCH OPTISCHE ZEICHENERKENNUNG
Um die Datenqualität weiter zu verbessern, integrierte KPN die maschinellen Lernwerkzeuge von ProcessMaker IDP. Dazu gehörten intelligente OCR- (Optical Character Recognition) und Post-OCR-Metadatenextraktionsfunktionen. "Metadaten sind für uns unglaublich wichtig, aber das manuelle Ausfüllen aller Felder nahm viel Zeit in Anspruch", so Bakker. "Deshalb haben wir uns entschieden, die Metadatenextraktion zu automatisieren, was uns geholfen hat, die manuelle Arbeit, den Zeitaufwand und die Fehler bei der Dateneingabe zu reduzieren."
Neben vielen anderen Datenfeldern nutzt KPN die Algorithmen von ProcessMaker IDP, um das Start- und Enddatum von Verträgen zu extrahieren, was eine solide Grundlage für die Implementierung eines Vertragsbindungsmanagements darstellt.
Metadaten sind entscheidend für genaue Suchergebnisse, die Einhaltung von Informationsvorschriften und die allgemeinen Vertragsverwaltungsprozesse. Erweiterte Metadaten umfassen nicht nur die grundlegenden Informationen über den Vertrag, wie z. B. den Titel oder die Art des Vertrags, sondern auch die Informationen, die nicht im eigentlichen Vertragstext enthalten sind. Dazu gehören z. B. Informationen darüber, ob eine gedruckte Kopie aufbewahrt wird, ein Verweis auf die interne Nummer oder andere Daten, die für das Kundenbeziehungsmanagement von Interesse sind oder ein Risiko darstellen.
Der geschaffene Wert
NUTZUNG DER LOW-CODE-TECHNOLOGIE
ProcessMaker IDP nutzt Low-Code-Technologie, die es jedem in Ihrem Team leicht macht, Tools für maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz zu nutzen. "Die Plattform hat uns zunächst durch ihr Aussehen und ihre Handhabung beeindruckt. Sie hat eine saubere, benutzerfreundliche und intuitive Oberfläche", sagt Bakker. "Das senkt die Lernkurve und erleichtert die Akzeptanz der neuen Plattform."
IDENTIFIZIERUNG UMWELTFREUNDLICHERER WEGE DER GESCHÄFTSABWICKLUNG
Durch die Reduzierung des Papierverbrauchs unterstreicht KPN seinen Status als nachhaltigstes Telekommunikationsunternehmen der Welt. Das Telekommunikationsunternehmen war in der Lage, Papierarchive abzuschaffen und Papierkopien nur noch aufzubewahren, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben war. Mit einem zentralisierten Archiv konnte KPN Compliance-Risiken vermeiden, die Kundenzufriedenheit erhöhen und mehr Aufträge gewinnen.
