Le problème
Forte Underwriters est une agence de souscription indépendante spécialisée dans la fourniture de solutions d'assurance et de réassurance, principalement sur les marchés d'Amérique latine et des Caraïbes. Elle offre une couverture pour un large éventail de risques liés aux éléments naturels tels que le vent, l'eau, le feu et la terre. Forte Underwriters a une approche spécialisée pour les risques tels que le fret maritime, l'assurance commerciale de la coque pour divers types de navires, et la couverture de risques spécifiques dans des secteurs tels que la construction, le pétrole et les beaux-arts.
Pour les courtiers et les souscripteurs d'assurance comme Forte qui travaillent avec des produits complexes tels que l'assurance maritime sur corps et sur marchandises, il est difficile de comprendre comment les employés s'acquittent de leurs tâches. Les souscripteurs et les courtiers ont tendance à avoir besoin de connaissances spécialisées pour effectuer leur travail. Si certains risques passent facilement à travers le système, d'autres subissent des retards, ce qui peut entraîner une perte d'activité au profit de concurrents.
Afin d'améliorer le processus de souscription, Forte a implémenté ProcessMaker comme solution BPA. Ce choix était idéal pour modéliser les flux de travail complexes et personnalisés de Forte impliquant des clients finaux, des souscripteurs, des compagnies d'assurance et des sociétés de réassurance à travers le monde. Même si ProcessMaker gère le processus de bout en bout, il reste encore plusieurs domaines où les processus sont exécutés de manière incohérente, nécessitant de multiples révisions de certains risques et l'utilisation d'outils externes tels qu'Excel, le courrier électronique, l'ERP et GenAI. Le PDG de Forte, John Wigg, a reconnu la valeur d'une vision complète du processus de souscription. Il souhaitait pouvoir visualiser toutes les variations du processus et savoir où les employés passaient d'un outil à l'autre pour accomplir leurs tâches.
Pour obtenir cette vue d'ensemble numérique, M. Wigg a choisi ProcessMaker Process Intelligence afin de cartographier l'ensemble du processus et d'identifier les indicateurs clés de performance (KPI) pour le travail effectué, ainsi que le moment et la raison pour lesquels ils diffèrent et créent des incohérences entre les processus, de voir toutes les variations de processus et d'identifier les endroits où ses employés passaient d'un outil à l'autre pour effectuer le travail. Pour obtenir cette image numérique complète de son entreprise, M. Wigg a choisi ProcessMaker Process Intelligence pour découvrir les processus et identifier tous les indicateurs clés de performance pour le travail effectué.
La solution
L'une des caractéristiques uniques de ProcessMaker Process Analysis est sa capacité à fournir un paysage numérique et à identifier 100% de toutes les solutions utilisées et leur proportionnalité globale dans l'entreprise. ProcessMaker a trouvé que Forte utilisait 18 applications d'entreprise et a révélé que la moitié de ces applications étaient utilisées moins de 1% du temps, indiquant potentiellement que certains systèmes ne sont pas nécessaires et que les coûts de licence d'application pourraient être réduits.
De plus, la fonction Process Intelligence Digital Landscape a clairement montré les divergences entre les heures de travail des membres de l'équipe, suggérant comment la productivité pourrait être augmentée en réduisant les tâches répétitives telles que la saisie manuelle des données et la gestion des emails. Si ces tâches répétitives pouvaient être éliminées, la solution de ProcessMaker a montré que Forte pourrait réaliser des gains de temps substantiels. Forte a également constaté la nécessité d'intégrer son ERP (Pivot Point) dans les flux de travail quotidiens afin de rationaliser davantage les processus et d'améliorer l'efficacité globale.
Pour évaluer l'efficacité, Forte se concentrera sur les indicateurs de performance clés suivants :
- Taux d'utilisation des applications : Contrôler la fréquence d'utilisation de chaque application pour garantir une utilisation optimale du logiciel.
- Systèmes formels et non structurés : Mesurez le temps passé dans les systèmes formels de l'entreprise par rapport aux outils non structurés tels que le courrier électronique et les feuilles de calcul.
- Mesures de l'efficacité des processus : Suivre les indicateurs de performance clés, tels que le temps de traitement des processus, afin de réduire le temps de traitement des contrats de 17 jours.
- Évaluation de l'utilisation des licences : Analyse des pourcentages d'utilisation des applications afin d'optimiser l'attribution des licences et de minimiser les coûts associés aux logiciels sous-utilisés.
- Suivi du temps de travail : Examinez les heures de travail moyennes au sein des équipes afin d'établir des critères de productivité et d'identifier les domaines d'amélioration.
- Mesures de l'automatisation des tâches : Quantifier la réduction des tâches manuelles obtenue grâce à l'automatisation et au déploiement des technologies d'IA, en évaluant leur impact sur la productivité globale.
La valeur créée
La mise en œuvre des solutions proposées par ProcessMaker Process Intelligence devrait avoir un impact significatif. La solution ProcessMaker a montré comment des économies pouvaient être réalisées en automatisant les tâches manuelles non structurées pour rationaliser les flux de travail, en réduisant les coûts en optimisant l'utilisation des licences logicielles, et en minimisant le pivotement entre les applications en créant des intégrations API entre ProcessMaker et Pivot Point. Le PDG de Forte a maintenant redéfini les priorités de ses projets en se basant sur les résultats clairs présentés par la solution de ProcessMaker. Il estime que la productivité s'en trouvera considérablement améliorée. De plus, la Process Intelligence de ProcessMaker a découvert où les outils d'IA comme ChatGTP sont déjà utilisés et a suggéré de nouveaux domaines où ils pourraient être mis en œuvre de manière sûre et efficace.
Le retour sur investissement prévu pour ces solutions mises en œuvre devrait être substantiel, en raison de plusieurs facteurs clés :
- Optimisation des licences : La rationalisation et l'optimisation des licences pour les applications sous-utilisées permettront de réaliser d'importantes économies.
- Réduction des tâches manuelles : La réduction des tâches manuelles grâce à l'automatisation améliorera l'efficacité et la productivité des équipes.
- Utilisation efficace des applications : La mise en œuvre d'intégrations API entre ProcessMaker et Pivot Point et l'utilisation d'outils tels que ChatGPT permettront une meilleure utilisation des ressources.
Domaines d'amélioration découverts avec ProcessMaker :
- Répartition du travail : Seuls 5 % du travail sont effectués dans le cadre de systèmes formels, tandis que 95 % sont réalisés à l'aide d'outils de communication.
- Utilisation des licences : Les données indiquent que la moitié des 18 applications analysées ont été utilisées moins de 1 % du temps, ce qui témoigne d'un éventuel dépassement du budget consacré aux licences logicielles.
- Variabilité des heures de travail : Des variations significatives des heures de travail ont été observées entre les équipes, certains membres travaillant beaucoup moins que d'autres, ce qui suggère des incohérences dans la productivité.
- Variantes de cas : L'analyse a permis d'identifier 103 variantes de cas différentes, soulignant le besoin urgent de normalisation des processus.
- Potentiel de traitement des contrats : Il est possible de réduire de 17 jours le temps de traitement des contrats grâce à une optimisation efficace des processus.
- Mettre l'accent sur l'intelligence des processus : En tirant parti de l'intelligence des processus, l'organisation peut exploiter ces informations pour conduire des changements significatifs et améliorer l'efficacité opérationnelle.
