El problema
Forte Underwriters es una agencia de suscripción independiente especializada en ofrecer soluciones de seguros y reaseguros, centrada principalmente en los mercados de América Latina y el Caribe. Ofrecen cobertura para una amplia gama de riesgos relacionados con elementos naturales como el viento, el agua, el fuego y la tierra. Forte Underwriters tiene un enfoque especializado para riesgos como la carga marítima, el seguro de casco comercial para diversos tipos de embarcaciones y la cobertura de riesgos específicos en sectores como la construcción, el petróleo y las bellas artes.
Para los corredores y suscriptores de seguros como Forte, que trabajan con productos complejos como los seguros de casco y carga marítimos, comprender cómo realizan sus tareas los empleados es todo un reto. Los suscriptores y corredores suelen necesitar conocimientos especializados para realizar su trabajo. Mientras que algunos riesgos pasan fácilmente por el sistema, otros sufren retrasos, lo que podría llevarles a perder negocio en favor de la competencia.
Para mejorar el proceso de suscripción, Forte implementó ProcessMaker como su solución BPA. Esta elección fue ideal para modelar los flujos de trabajo complejos y personalizados de Forte que implican a clientes finales, suscriptores, compañías de seguros y compañías de reaseguros de todo el mundo. A pesar de que ProcessMaker gestiona el proceso de extremo a extremo, todavía quedan varias áreas donde los procesos se ejecutan de manera inconsistente, lo que requiere múltiples revisiones de ciertos riesgos y el uso de herramientas externas como Excel, correo electrónico, ERP y GenAI. El CEO de Forte, John Wigg, reconoció el valor de obtener una visión completa del proceso de suscripción. Quería poder visualizar todas las variaciones del proceso y saber dónde cambiaban los empleados de una herramienta a otra para completar las tareas.
Para lograr esta visión digital completa, el Sr. Wigg implementó Process Intelligence de ProcessMaker para mapear todo el proceso e identificar los KPIs para el trabajo que se realiza y cuándo y por qué difieren y crean inconsistencias a través de los procesos, ver todas las variaciones del proceso, e identificar dónde sus empleados estaban saltando de una herramienta a otra para realizar el trabajo. Para obtener esta imagen digital completa de su negocio, el Sr. Wigg eligió ProcessMaker Process Intelligence para descubrir el proceso e identificar todos los KPI clave para el trabajo que se realiza.
La solución
Una de las características únicas de ProcessMaker Process Analysis es su capacidad para proporcionar un panorama digital e identificar el 100% de todas las soluciones que se utilizan y su proporcionalidad global en el negocio. ProcessMaker encontró que Forte estaba utilizando 18 aplicaciones de negocio y reveló que la mitad de estas aplicaciones se utilizan menos del 1% del tiempo, lo que indica potencialmente que algunos sistemas no son necesarios y que los costes de licencias de aplicaciones podrían reducirse potencialmente.
Además, la función Process Intelligence Digital Landscape mostró claramente las discrepancias en las horas de trabajo entre los miembros del equipo, lo que sugiere cómo la productividad podría aumentar mediante la reducción de tareas repetitivas como la introducción manual de datos y la gestión del correo electrónico. Si estas tareas repetitivas pudieran ser eliminadas, la solución de ProcessMaker mostró que Forte podría lograr un ahorro sustancial de tiempo. Forte también vio la necesidad de integrar su ERP (Pivot Point) en los flujos de trabajo diarios para agilizar aún más los procesos y mejorar la eficiencia general.
Para evaluar la eficacia, Forte se centrará en los siguientes KPI:
- Índices de uso de las aplicaciones: Supervise la frecuencia de uso de cada aplicación para garantizar una utilización óptima del software.
- Sistemas formales frente a no estructurados: Mida el tiempo dedicado a los sistemas empresariales formales en comparación con las herramientas no estructuradas como el correo electrónico y las hojas de cálculo.
- Métricas de eficiencia del proceso: Seguimiento de indicadores clave de rendimiento, como el tiempo de procesamiento, con el objetivo de reducir el tiempo de tramitación de contratos en 17 días.
- Evaluación de la utilización de licencias: Analice los porcentajes de uso de las aplicaciones para optimizar la asignación de licencias y minimizar los costes asociados al software infrautilizado.
- Seguimiento del tiempo de trabajo: Examine el promedio de horas de trabajo en todos los equipos para establecer puntos de referencia de productividad e identificar áreas de mejora.
- Métricas de automatización de tareas: Cuantificar la reducción de tareas manuales conseguida mediante la automatización y el despliegue de tecnologías de IA, evaluando su impacto en la productividad global.
El valor creado
Se espera que la aplicación de las soluciones sugeridas por ProcessMaker Process Intelligence tenga un impacto significativo. La solución de ProcessMaker mostró cómo los ahorros se pueden lograr mediante la automatización de tareas manuales no estructuradas para agilizar los flujos de trabajo, la reducción de costes mediante la optimización del uso de licencias de software, y la minimización de la silla giratoria entre las aplicaciones mediante la creación de integraciones API entre ProcessMaker y Pivot Point. El CEO de Forte ahora ha vuelto a priorizar sus prioridades de proyecto basado en los claros hallazgos presentados por la solución de ProcessMaker. Él siente que esto aumentará significativamente la productividad. Además, Process Intelligence de ProcessMaker descubrió dónde ya se están utilizando herramientas de IA como ChatGTP y sugirió nuevas áreas en las que se podría implementar de forma segura y eficaz.
Se espera que la rentabilidad prevista de estas soluciones implantadas sea sustancial, impulsada por varios factores clave:
- Optimización de licencias: La racionalización y optimización de licencias para aplicaciones infrautilizadas supondrá un importante ahorro de costes.
- Reducción de tareas manuales: Minimizar las tareas manuales mediante la automatización mejorará la eficiencia y la productividad de los equipos.
- Utilización eficaz de las aplicaciones: La implementación de integraciones API entre ProcessMaker y Pivot Point y el aprovechamiento de herramientas como ChatGPT permitirán una mejor utilización de los recursos.
Áreas de mejora descubiertas con ProcessMaker:
- Distribución del trabajo: Sólo el 5% del trabajo se realiza dentro de sistemas formales, mientras que el 95% se lleva a cabo utilizando herramientas de comunicación.
- Utilización de licencias: Los datos indicaban que la mitad de las 18 aplicaciones analizadas se utilizaban menos del 1% del tiempo, lo que refleja un posible gasto excesivo en licencias de software.
- Variabilidad de las horas de trabajo: Se observaron variaciones significativas en las horas de trabajo entre los equipos, con algunos miembros trabajando mucho menos que otros, lo que sugiere incoherencias en la productividad.
- Variantes de casos: El análisis identificó 103 variantes de casos diferentes, lo que subraya la urgente necesidad de normalizar el proceso.
- Potencial de rendimiento de los contratos: Existe la posibilidad de reducir en 17 días el tiempo de ejecución de los contratos mediante una optimización eficaz de los procesos.
- Centrarse en la inteligencia de procesos: Al aprovechar la inteligencia de procesos, la organización puede aprovechar estos conocimientos para impulsar cambios significativos y mejorar la eficiencia operativa.
