Le problème
American Financial Network, Inc. est une banque hypothécaire basée à Brea, en Californie, qui exploite un réseau d'agences communautaires à travers les États-Unis. La société est un prêteur direct, habilité à souscrire, financer et gérer en interne divers produits de prêt, notamment les prêts Fannie Mae, Freddie Mac, FHA, USDA, VA et Jumbo. L'APN met l'accent sur l'efficacité opérationnelle et un service à la clientèle exceptionnel, en se concentrant sur l'établissement de relations solides avec les clients et en garantissant une expérience positive au cours du processus hypothécaire.
Les principaux défis auxquels l'APN était confrontée comprenaient un manque général de visibilité sur certains flux de travail clés de son activité. Comme la plupart des entreprises, l'APN ne comprenait pas vraiment comment certains flux de travail fonctionnaient et quelle était l'utilisation réelle des ressources de ces flux. Parmi les questions auxquelles l'APN souhaitait répondre figuraient celles relatives à la productivité des employés au sein des équipes. En outre, l'APN souhaitait découvrir les domaines dans lesquels il existait un important transfert manuel de données entre les applications commerciales, ce qui, selon elle, entraînait de nombreuses variations dans le processus de traitement des factures. En outre, l'APN souhaitait identifier les goulets d'étranglement les plus importants du processus et voir où le temps était consacré à des tâches telles que la lecture et la rédaction d'e-mails qui pourraient potentiellement être automatisées avec des services d'IA de nouvelle génération.
La solution
L'APN a déployé la solution ProcessMaker Process Intelligence et, au cours de la première phase, a collaboré avec l'équipe de ProcessMaker pour mener une phase d'analyse pilote détaillée de quatre semaines. Au cours de cette analyse, la solution ProcessMaker Process Intelligence a été utilisée pour évaluer 23 ordinateurs. Dans le cadre de cette analyse initiale, notre solution a découvert et analysé l'utilisation de 132 applications et portails afin d'identifier les domaines à améliorer. Cette approche globale a permis à l'entreprise de s'attaquer aux blocages opérationnels et d'optimiser l'utilisation des ressources de manière efficace.
Grâce à la solution Process Intelligence, l'APN a pu mieux comprendre sa main-d'œuvre et la manière dont elle pourrait éventuellement mieux la répartir afin d'améliorer les indicateurs de temps et de coûts. En outre, l'APN a utilisé la solution Process Intelligence pour identifier et étudier les possibilités d'automatisation des tâches répétitives à l'aide de l'automatisation des processus métier (BPA), de la plateforme d'intégration en tant que service (iPaaS) et de l'automatisation robotique des processus (RPA).
La valeur créée
L'un des principaux résultats de l'initiative "Process Intelligence" est la création d'un nouvel effort visant à normaliser le processus de traitement des factures et à rationaliser les opérations en trouvant des moyens d'éliminer les variantes les moins efficaces de ce processus. En outre, la Process Intelligence a pu montrer à l'APN les domaines dans lesquels l'entreprise pourrait être en mesure d'éliminer des coûts en supprimant les licences logicielles inutilisées. En outre, Process Intelligence a révélé des techniques précieuses d'équilibrage de la charge de travail qui peuvent garantir des performances constantes. L'une des découvertes et recommandations les plus intéressantes de Process Intelligence concerne les outils GenAI. La solution de ProcessMaker peut à la fois découvrir les utilisations non autorisées et potentiellement dangereuses des outils GenAI et suggérer des domaines où les outils GenAI peuvent être déployés pour automatiser des tâches telles que le résumé d'emails. Dans l'ensemble, la mise en œuvre de la Process Intelligence a permis à l'APN de trouver des moyens significatifs d'accroître sa productivité et son efficacité opérationnelle.
Les KPI découverts et les recommandations formulées par Process Intelligence :
- Productivité des employés : Découverte du temps de travail quotidien moyen sur les ordinateurs (4,23 heures) et de l'amélioration potentielle de la productivité (~50 % ou ~630 000 $).
- Licences inutilisées : 120 applications sous-utilisées ont été identifiées, ce qui pourrait représenter une économie potentielle de 70 000 dollars par an.
- Potentiel d'automatisation : 10 000 transactions manuelles ont été identifiées et pourraient être automatisées, ce qui permettrait d'économiser environ 3 333 heures par an (~2 ETP).
- Normalisation des processus : Normaliser les variantes de processus afin d'améliorer le temps de traitement de 16,8 heures, d'économiser 7,3 jours de temps de travail annuel et de réduire 4 461 contacts annuels.
- Traitement des factures : Réduisez les goulets d'étranglement et les reprises à l'étape "Liste des factures non affectées", qui présente un potentiel d'automatisation de 48 %.
- Fluctuation de la charge de travail : Surveillez les volumes de factures hebdomadaires et les délais de traitement afin d'équilibrer les charges de travail.
- Gestion des courriels : Réduisez les 500 heures consacrées chaque mois à la lecture des courriels en automatisant le résumé à l'aide des outils de GenAI.
