Le problème
Une société de services financiers sert des centaines de clients différents dans le domaine des services financiers et comptables. Elle a procédé à des acquisitions au cours des cinq dernières années, ce qui a donné naissance à trois systèmes ERP avec des processus et des durées de vie différents. L'entreprise a lancé un nouvel objectif stratégique visant à unifier les méthodes, les processus et les systèmes pour tous ses clients, dans un souci de productivité et d'efficacité. Comme deux systèmes étaient en fin de vie, elle a décidé de remplacer les trois anciens systèmes ERP sous-jacents par un système ERP unifié basé sur le cloud.
Le client avait besoin de savoir comment les processus se déroulaient avant la transformation du système, et il devait disposer de schémas de processus actualisés, qu'il jugeait inutiles. En raison des délais, il n'était pas possible de créer ces schémas de processus ou d'analyser l'état actuel. En outre, les équipes de clients étaient réparties sur dix sites, ce qui compliquait toute analyse.
Le paysage des systèmes informatiques a également rendu problématique l'analyse des données des opérations basée sur les systèmes :
- Trois systèmes existants dans un seul ERP
- Sans compréhension du processus sous-jacent
- Aucun moyen de contrôler et de gérer le nouveau déploiement
La solution
Le client a choisi de mettre l'accent sur la centralisation, le contrôle et la facilité de gestion dans le nouveau déploiement. Pendant le déploiement, le client souhaitait se concentrer sur la surveillance de quatre sous-processus de base afin de maintenir l'activité en cours et de commencer à optimiser les processus immédiatement.
- Traitement des factures de vente
- Traitement des factures d'achat
- Demandes de remboursement de frais
- Demandes de remboursement de frais de voyage
E - Éliminer
La Process Intelligence de ProcessMaker dévoile les chevauchements, les doublons et les tâches inutiles dans les étapes du processus pour un travail plus significatif et des résultats plus rapides.
S - Standardiser
La Process Intelligence de ProcessMaker montre les méthodes des différentes équipes pour identifier la manière la plus efficace de travailler et devenir une organisation totalement optimisée.
A - Automatiser
ProcessMaker's Process Intelligence révèle le travail manuel sur les applications professionnelles pour montrer les étapes de processus rapidement automatisables et les longs flux de travail pour la RPA.
La valeur créée
La découverte automatisée des processus a révélé que la plupart des processus convenus n'étaient pas respectés et que l'entreprise avait besoin d'un suivi et d'un contrôle continus pour que les équipes puissent évoluer vers le nouveau modèle opérationnel attendu.
Attentes
100% du travail est effectué dans un nouveau modèle opérationnel
Réalité
75% - dans l'ancien modèle de fonctionnement ; 25% - dans un nouveau modèle de fonctionnement
Les conclusions ont été choquantes : Le nouveau modèle opérationnel n'incluait que les systèmes qui devaient être utilisés, et pourtant, le processus était exécuté en utilisant d'anciennes techniques et pratiques de travail, et même les anciennes méthodes que l'entreprise s'efforçait de réduire. Les employés travaillaient également sur les mêmes dossiers clients, ce qui entraînait de multiples manipulations supplémentaires par facture et provoquait de nombreuses retouches inutiles.
À partir d'une analyse d'un mois des processus de 250 employés, l'entreprise a été en mesure de générer une analyse de rentabilisation de millions d'économies potentielles pour surveiller, contrôler et diriger la transformation. Il s'agit de s'assurer que le modèle opérationnel convenu est mis en œuvre et que la valeur des nouveaux systèmes et de la centralisation est réalisée avant de commencer à optimiser, à normaliser et à automatiser les activités des processus.
