Problème
Renaissance Construction, fondée par un ingénieur civil turc de 26 ans en 1994, construit des centres commerciaux, des aéroports, des usines, des cimenteries, des bureaux, des hôtels, des marinas et des centrales hydroélectriques en tant qu'entrepreneur général ou investisseur en capital dans 7 pays différents à travers le monde. La main-d'œuvre mondiale de l'entreprise a posé plusieurs défis au département des ressources humaines, notamment en ce qui concerne la gestion des nombreux flux de demandes sur papier de l'entreprise.
Défis
- Les flux de travail exigeaient que le personnel des RH recueille plusieurs signatures de différents responsables de l'organisation.
- Les RH ont été submergées de questions de la part du personnel concernant l'état de leurs demandes. Pour répondre à ces demandes, le personnel des RH a dû passer des appels à de nombreuses personnes différentes au sein de l'organisation pour déterminer l'état de leurs demandes.
- Les demandes sur papier ont été oubliées sur les bureaux ou perdues.
- Les responsables ont beaucoup voyagé entre les chantiers, de ville en ville et parfois, de pays en pays. Lorsqu'un directeur était en voyage d'affaires ou en vacances, les demandes attendaient sur son bureau au lieu de suivre le processus approprié.
Solution
Les formulaires papier ont été remplacés par des dynaformes ProcessMaker et des flux de travail automatisés qui recueillent les signatures requises. Le personnel peut désormais vérifier le statut de ses demandes dans ProcessMaker, ce qui élimine les nombreux appels qui étaient auparavant nécessaires. Avec le système ProcessMaker, les demandes ne se perdraient plus et ne seraient plus oubliées sur les bureaux. Comme ProcessMaker est basé sur le web, les gestionnaires peuvent poursuivre les flux de travail avec une connexion internet lorsqu'ils sont en déplacement. Les processus RH suivants ont été automatisés avec ProcessMaker :
La valeur créée
Dans le cadre du projet, un système de gestion des documents a également été mis en place. Le système de gestion des documents, KnowledgeTree, entièrement intégré à ProcessMaker, a automatiquement stocké tous les documents liés au processus.
- Augmentation du temps de réponse pour le personnel qui vérifie le statut de ses demandes.
- Diminution du temps nécessaire à chaque demande, grâce à l'utilisation de dynaformes et à la collecte automatisée des signatures.
- Diminution du nombre de rapports perdus
- Diminution de l'inefficacité grâce aux processus basés sur le papier.
