El problema
El reto al que se enfrentaba Evans Console eran las ineficiencias y complejidades del proceso de fabricación a medida, que provocaban largos plazos de entrega y retrasos en la ejecución de los proyectos. Estas ineficiencias se veían exacerbadas por la duplicación de tareas por parte de varias personas o la desatención total de las mismas, lo que provocaba el incumplimiento de tareas y plazos. La organización necesitaba racionalizar y estandarizar sus procesos para mejorar la eficiencia, asignar mejor los recursos y reducir los plazos de entrega. Se buscó la automatización de procesos, específicamente con ProcessMaker, para hacer frente a estos desafíos mediante la creación de una organización más orientada a los procesos. La empresa se enfrentaba a ineficiencias que provocaban largos plazos de entrega de los proyectos, duplicación de tareas, incumplimiento de los plazos y dificultades en la planificación de la capacidad. Para hacer frente a estos problemas, necesitaban una solución que agilizara y estandarizara sus operaciones en varios departamentos.
La solución
En respuesta a los importantes desafíos que enfrenta la gestión de complejos procesos de fabricación a medida, Evans Consoles buscó implementar una solución robusta de automatización de procesos. ProcessMaker fue seleccionado por su capacidad de ser personalizado para adaptarse a las necesidades específicas de Evans Consoles. Las características clave que hicieron que ProcessMaker destacara incluyeron sus flujos de trabajo basados en tareas, su interfaz fácil de usar y sus capacidades avanzadas, como la gestión de calendarios de vacaciones, funciones de asignación y reasignación y la supervisión de supervisores.
La integración de ProcessMaker, aunque inicialmente desafiante debido a la inexperiencia de la organización con aplicaciones de flujo de trabajo de procesos, en última instancia resultó ser una solución transformadora. El proceso de implantación permitió a la organización desarrollar y estandarizar procesos y formularios en todos los departamentos. Esta estandarización condujo a una reducción significativa de los plazos de entrega, agilizó los flujos de trabajo y mejoró la gestión de tareas.
El valor creado
El impacto de ProcessMaker en Evans Consoles ha sido profundo. La plataforma ha impulsado a la organización hacia un enfoque basado en procesos, garantizando que todas las operaciones sigan un procedimiento estandarizado. Esto se ha traducido en una mejor asignación de recursos, una mejor planificación de la capacidad y la posibilidad de gestionar un gran volumen de casos -aproximadamente 6.000 al año- entre múltiples usuarios y departamentos. Aunque la organización no realizaba un seguimiento de las métricas específicas antes de utilizar ProcessMaker, las mejoras en la eficiencia y la reducción de los plazos de ejecución de los proyectos son claros indicadores del éxito de la plataforma en la mejora del rendimiento operativo de la empresa.
Métricas y ROI
- Reducción del plazo de entrega de los proyectos: La racionalización de los procesos ha permitido reducir el plazo de entrega de los proyectos, aunque no se cuantificó el ahorro exacto de tiempo.
- Número de procesos automatizados: Evans Consoles ha automatizado alrededor de 5 procesos principales, con procesos adicionales más pequeños/de prueba.
- Volumen anual de casos: Los procesos automatizados gestionan aproximadamente 6.000 casos al año.
- Número de usuarios: Alrededor de 170 usuarios de la organización utilizan ProcessMaker.
- Gestión y supervisión de tareas mejoradas: ProcessMaker ayuda a supervisar las tareas abiertas y a centrarse en los retrasos, contribuyendo a un flujo de trabajo más eficiente.
- Ahorro de tiempo: La automatización del proceso ha supuesto un ahorro sustancial de tiempo.
Estas métricas reflejan el éxito de ProcessMaker en la mejora de la eficiencia, la reducción de los plazos de entrega y el apoyo a un gran volumen de casos y usuarios.
