Problema
AgroTechnology Transfer and Commercialization Center es una empresa conjunta privada/pública que promueve tecnología, productos y conocimientos avanzados en el sector agroindustrial de Kazajstán. La empresa se enfrentaba a un rápido aumento de los procesos basados en papel, que se salían de control al intentar gestionar los procesos centrales de su trabajo: desarrollar descripciones de proyectos, establecer cooperación con expertos externos y evaluar proyectos. Estos procesos generaban una gran cantidad
de información que no podía analizarse fácilmente para mejorar la eficacia de los procesos.
procesos.
Los procesos empresariales basados en papel necesitaban una automatización inmediata para eliminar la duplicación de esfuerzos y los errores en la documentación. La introducción del software de flujo de trabajo ProcessMaker en los procesos de trabajo de la empresa optimizó los gastos de mano de obra.
Solución
ProcessMaker automatizó el proceso que gestionaba la presentación de descripciones de proyectos y su evaluación, incluidas las notificaciones por correo electrónico. El módulo de documentos de salida del software generó todos los documentos necesarios para asociarse con expertos externos, basándose en la información que proporcionaron cuando solicitaron ser socios. El módulo de mensajería del software mejoró la comunicación y la eficacia de los procesos del centro. Al automatizar los procesos en línea, ProcessMaker aumentó la integridad de los datos y la fiabilidad de los procesos, ya que toda la información recogida por los formularios, así como los datos de los procesos, podían guardarse de forma segura en la base de datos estable y flexible del software.
El valor creado
- Mayor visibilidad de los procesos y datos cruciales que podrían
utilizar para mejorar el rendimiento de los procesos empresariales
- Mejora de la comunicación y la interactividad entre el personal, los clientes
y expertos externos.
- Aumento de la eficiencia mediante la sustitución de los procesos basados en papel por procesos basados en formularios en línea
- Disminución de los errores en el establecimiento de asociaciones con expertos externos.
- Reducción del tiempo de aprobación con notificaciones automatizadas basadas en
reglas de enrutamiento inteligentes de ProcessMaker.
Ahorro anual estimado en horas = 2000
Ahorro anual estimado en dólares = 15.000
