El problema
El Centro de Transferencia y Comercialización de Agrotecnología es una empresa conjunta privada/pública que promueve la tecnología, los productos y los conocimientos técnicos avanzados en el sector agroindustrial de Kazajstán. La empresa se enfrentó a un rápido aumento de los procesos basados en el papel que se estaban quedando sin control al tratar de gestionar los procesos que eran fundamentales para su labor: elaborar descripciones de proyectos, establecer la cooperación con expertos externos y evaluar los proyectos. Estos procesos generaban una gran cantidad de
de información que no podía ser fácilmente analizada para mejorar el proceso
eficiencia.
Los procesos comerciales basados en papel necesitaban una automatización inmediata para eliminar la duplicación de esfuerzos y los errores en la documentación. La introducción del software de flujo de trabajo ProcessMaker en los procesos de trabajo de la empresa optimizó los gastos de mano de obra.
La solución
ProcessMaker automatizó el proceso que gestionaba la presentación de descripciones de proyectos y su evaluación, incluidas las notificaciones por correo electrónico. El módulo de documentos de salida del software generó todos los documentos necesarios para asociarse con expertos externos, basándose en la información que proporcionaron cuando solicitaron ser socios. El módulo de mensajería del software mejoró la comunicación y la eficacia de los procesos del centro. Al automatizar los procesos en línea, ProcessMaker aumentó la integridad de los datos y la fiabilidad de los procesos, ya que toda la información recogida por los formularios, así como los datos de los procesos, podían guardarse de forma segura en la base de datos estable y flexible del software.
El valor creado
- Una mayor visibilidad de los procesos y datos cruciales que podrían ser
utilizado para mejorar el rendimiento de los procesos comerciales - Mejora de la comunicación e interactividad entre el personal, los clientes,
y expertos externos. - Aumento de la eficiencia mediante la sustitución de los procesos basados en papel por procesos basados en formularios en línea
- Disminución de los errores en el establecimiento de asociaciones con expertos externos.
- Disminución del tiempo de aprobación con notificaciones automatizadas basadas en
reglas de enrutamiento inteligentes de ProcessMaker.
Ahorro anual estimado en horas = 2000
Ahorro anual estimado en dólares = 15.000 dólares
