Automatisation de la conformité des processus
Si un agent de conformité est déjà venu examiner les procédures de votre entreprise, vous savez combien cela peut être stressant et combien de temps cela prend. Vous savez également à quel point il peut être coûteux d'engager un agent de conformité ou une société externe pour effectuer un contrôle régulier des pratiques de votre bureau. Mais que se passerait-il s'il y avait une meilleure solution ?
A étude de Ponemon et Globalscape a révélé que le coût moyen de la non-conformité était de 14,82 millions de dollars. C'est là que l'automatisation intervient. Un logiciel de BPM peut non seulement aider votre entreprise à rester en conformité avec la nouvelle législation, mais il vous permet également d'être prêt pour toute visite inattendue des agents de conformité en cours de route.
La conformité des processus est-elle une nécessité ?
Toutes les entreprises peuvent bénéficier d'un système automatisé de gestion de la conformité. Que votre entreprise soit en phase de démarrage ou qu'elle existe depuis des décennies, il est essentiel de disposer d'un système automatisé de gestion de la conformité conçu pour protéger votre entreprise. Des plus petites startups aux plus grandes entreprises du Fortune 500, toutes les entreprises peuvent bénéficier de la mise en place de politiques et de procédures conçues spécifiquement pour les aider à se conformer aux politiques internes et aux réglementations externes.
En vous assurant que votre entreprise fonctionne conformément à toutes les lois et réglementations applicables, vous faites un grand pas vers la réduction des risques.
Que signifie l'automatisation de la conformité des processus ?
Les avantages de l'automatisation des processus de conformité sont simples : Elle supprime les tâches manuelles de votre flux de travail, ce qui vous fait gagner du temps et de l'argent. Elle élimine également l'erreur humaine que peuvent entraîner les tâches répétitives, sans oublier qu'elle permet à vos employés de faire un travail plus utile, plutôt que de cocher des cases ou de remplir des formulaires.
Mais que signifie l'automatisation pour les travailleurs ? Certaines personnes craignent que les robots ne prennent leur emploi, mais la vérité est que l'automatisation permet aux humains d'être plus créatifs et productifs dans leur rôle.
L'automatisation aidera les travailleurs à se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée au lieu des tâches fastidieuses que nous étions tous si heureux de laisser derrière nous à la fin de 2021. Vous aurez l'esprit tranquille en sachant qu'une solution logicielle fiable gère vos processus de conformité de routine. Et, comme l'automatisation des processus de conformité s'intègre à tous vos autres systèmes, vous ne perdrez pas de temps à déplacer manuellement les données d'une application à l'autre.
L'automatisation de la conformité est une opportunité pour votre organisation de devenir plus organisée et plus efficace tout en libérant votre équipe pour qu'elle fasse un travail de plus grande valeur - et n'est-ce pas ce que nous espérons tous accomplir en 2022 ?
Comment commencer à automatiser la conformité des processus
Bien que les nouveaux processus de conformité soient essentiels, beaucoup s'appuient sur des outils limités mais bien ancrés, comme le courrier électronique, les cartes de processus statiques et les feuilles de calcul. Il est difficile de savoir ce qui aurait dû se passer.
Les professionnels de la conformité peuvent non seulement réduire le risque de comportement non conforme, mais aussi optimiser le rendement attendu de la stratégie de conformité, de la planification et de l'investissement en formation d'une organisation. L'automatisation des flux de travail vous aidera à appliquer la conformité au niveau des processus.
Quatre éléments doivent être présents pour automatiser la conformité des processus :
- Collecte d'informations structurées
- Routage et notifications basés sur des règles
- Transparence des processus
- Pistes d'audit auto-générées
L'une des étapes les plus importantes de l'automatisation de la conformité des processus consiste à capturer les informations nécessaires. Souvent, ces informations sont recueillies par le biais de courriels ou de feuilles de calcul - un format peu structuré qui peut amener l'employé à supprimer lui-même des informations précieuses. Le manque de structure dans la collecte des informations entraîne généralement des reprises coûteuses ou des décisions critiques prises sur la base d'informations incomplètes.
Les formulaires interactifs constituent une solution logique à ce problème. Les formulaires interactifs vous aident à automatiser votre collecte de données afin que les employés répondent à une liste de questions structurées qui capturent les informations exactes nécessaires pour évaluer un incident. En utilisant des formulaires en ligne standardisés et cohérents pour recueillir des informations, les responsables de processus s'assurent :
Données conformes : Les champs obligatoires empêchent les employés de sauter des points de données critiques.
Des processus efficaces : Les employés passent moins de temps à chercher et à remplir les formulaires manuellement, ce qui augmente l'efficacité globale.
En outre, grâce aux listes déroulantes, aux boutons radio et aux validations au niveau des champs, les utilisateurs peuvent normaliser les données et améliorer la précision de leurs rapports. Et vous n'avez pas à vous soucier des exceptions. Grâce à l'acheminement automatisé des tâches et des informations en fonction des entrées de l'utilisateur, rien ne passe à travers les mailles du filet.
Avantages de l'automatisation de la conformité des processus
L'automatisation des processus de conformité utilise des logiciels pour automatiser des processus qui sont autrement manuels et répétitifs. Si un robot vous a déjà dit que votre mot de passe n'était pas assez sécurisé, ou si vous avez déjà utilisé un outil de signature électronique pour remplir un simple accord, vous avez été touché par l'automatisation des processus de conformité.
La technologie n'est pas nouvelle, mais elle évolue encore. Les avantages de l'automatisation des processus de conformité sont les suivants :
- Réduction des erreurs humaines
- Des processus de conformité plus rapides
- Réduction du risque de fraude
Atténuer la paralysie de l'analyse
Dans le monde de la conformité, tout le monde parle de l'importance des données. Mais à quoi servent les données si vous n'avez pas le temps de les analyser ?
C'est là que l'automatisation prend tout son sens. En automatisant vos processus de conformité, non seulement vous libérez du temps pour réfléchir plus profondément à vos données, mais vous avez également la possibilité de surveiller un plus grand volume d'interactions et de comportements des employés, ce qui signifie de meilleures données.
C'est un cycle vertueux : L'automatisation génère de meilleures données ; de meilleures données vous permettent d'identifier plus rapidement les problèmes ; et une identification rapide des problèmes signifie que vous pouvez les résoudre et améliorer les performances en temps réel.
Les responsables de la conformité peuvent tirer parti de l'automatisation des processus de toutes sortes de façons. En voici quelques exemples :
- Test et suivi des contrôles
- Gestion des politiques
- Analyse des données
- Changements réglementaires
Si un responsable de la conformité doit être en mesure de déterminer rapidement si une transaction est conforme ou non, trois options s'offrent à lui :
- Utiliser un ordinateur pour analyser la transaction-et faire face au risque de passer à côté de quelque chose d'important parce qu'ils n'ont pas su poser la bonne question.
- Demander à quelqu'un d'autre de le faire-et vous devez faire face à tout le travail manuel nécessaire pour trouver et former cette personne, sans compter le risque d'erreur humaine.
- Le faire eux-mêmes-et faire face au fait qu'ils ne peuvent traiter qu'un nombre limité de transactions par jour avant d'atteindre leur limite et de commencer à faire des erreurs.
D'autre part, les processus automatisés peuvent faciliter la collecte et l'analyse des données. Ils peuvent travailler avec davantage de transactions et améliorer la précision de l'analyse en utilisant toutes les données disponibles.
En outre, les processus automatisés réduisent les taux d'échec, ce qui est important puisque les erreurs de saisie de données peuvent entraîner des problèmes de conformité majeurs. Les processus automatisés permettent également une meilleure documentation et un meilleur reporting, puisqu'ils documentent chaque étape, créant ainsi une piste d'audit que les responsables de la conformité peuvent partager avec d'autres parties.
Finis les processus de conformité manuels, place à l'automatisation.
Une solution BPM de haute qualité rationalisera vos opérations afin que vous puissiez optimiser le flux de travail sans prendre de risques en matière de conformité. C'est un logiciel qui vous permet de travailler plus intelligemment, et non plus difficilement. En outre, en utilisant le BPM, un programme de conformité plus automatisé signifie moins de risques, plus d'efficacité et plus de flexibilité.
Chaque fois que vous engagez un nouveau fournisseur, que vous réalisez une vente importante ou que vous lancez un nouveau produit, vous devez respecter certaines règles et réglementations. Si vous faites tout manuellement, c'est stressant. Il y a trop d'éléments mobiles pour qu'une équipe de conformité, même très compétente, puisse les suivre tous.
Mais lorsque vous automatisez vos processus de conformité ? Soudain, le stress disparaît. Tout d'un coup, il n'y a plus qu'un seul endroit où tout se trouve (votre système BPM) et votre équipe n'a plus à craindre de manquer quelque chose ou d'être submergée.
L'automatisation de la conformité des processus signifie moins de risques - et plus d'efficacité et de flexibilité.
