Das Problem
Das AgroTechnology Transfer and Commercialization Center ist ein privat/öffentliches Joint Venture, das fortschrittliche Technologien, Produkte und Know-how im agroindustriellen Sektor Kasachstans fördert. Das Unternehmen sah sich mit einer raschen Zunahme der papierbasierten Prozesse konfrontiert, die bei dem Versuch, die für seine Arbeit zentralen Prozesse zu verwalten, außer Kontrolle gerieten: die Entwicklung von Projektbeschreibungen, die Zusammenarbeit mit externen Experten und die Bewertung von Projekten. Diese Prozesse erzeugten eine riesige Menge
Informationen, die nicht einfach analysiert werden konnten, um die Effizienz der Prozesse
Effizienz zu verbessern.
Die papierbasierten Geschäftsprozesse mussten umgehend automatisiert werden, um Doppelarbeit und Fehler in der Dokumentation zu vermeiden. Durch die Einführung der Workflow-Software ProcessMaker in die Arbeitsprozesse des Unternehmens wurde der Arbeitsaufwand optimiert.
Die Lösung
ProcessMaker automatisierte den Prozess, der die Einreichung von Projektbeschreibungen und deren Bewertung, einschließlich der E-Mail-Benachrichtigungen, umfasste. Das Modul für Ausgabedokumente der Software generierte alle notwendigen Dokumente für die Zusammenarbeit mit externen Experten auf der Grundlage der Informationen, die diese bei der Bewerbung um eine Partnerschaft angegeben hatten. Das Messaging-Modul der Software verbesserte die Kommunikation und die Effizienz der Prozesse des Zentrums. Durch die Online-Automatisierung der Prozesse erhöhte ProcessMaker die Datenintegrität und Prozesssicherheit, da alle über die Formulare erfassten Informationen sowie die Prozessdaten sicher in der stabilen, flexiblen Datenbank der Software gespeichert werden konnten.
Der geschaffene Wert
- Bessere Sichtbarkeit von Prozessen und wichtigen Daten, die genutzt werden können
zur Verbesserung der Leistung von Geschäftsprozessen genutzt werden können - Verbesserte Kommunikation und Interaktivität zwischen Mitarbeitern, Kunden
und externen Experten. - Höhere Effizienz durch Ersetzen von papiergestützten Prozessen durch formulargestützte Online-Prozesse
- Weniger Fehler beim Aufbau von Partnerschaften mit externen Experten.
- Verkürzte Zeit für Genehmigungen mit automatisierten Benachrichtigungen basierend auf
intelligenten ProcessMaker-Routing-Regeln.
Geschätzte jährliche Einsparungen in Stunden = 2000
Geschätzte jährliche Einsparungen in Dollar = 15.000 $
