Par où commencer votre transformation numérique ?

De nombreuses organisations connaissent le concept de transformation numérique par l'automatisation. Elles savent que l'automatisation des processus rend les entreprises plus efficaces, plus rentables et, ce qui est peut-être le plus important, leur fait gagner un temps précieux. Pourtant, la crainte de remplacer des processus familiers, ainsi que le manque de sensibilisation quant à la manière de commencer, empêchent de nombreux propriétaires d'entreprises de s'orienter vers l'automatisation.

Dans cet article, nous examinons brièvement la transformation numérique sous l'angle de l'automatisation des processus et des raisons pour lesquelles les entreprises le font, et nous donnons quelques conseils pour savoir par où commencer la transformation numérique de votre entreprise.

Le processus et les raisons de l'automatisation

La transformation numérique peut être un concept intimidant pour certaines organisations. Pourtant, au niveau le plus fondamental, la transformation numérique signifie simplement l'échange de processus obsolètes avec des processus numériques plus efficaces. Par exemple, le remplacement des systèmes d'enregistrement manuels sur papier par des logiciels basés sur le cloud.

Certes, il existe d'innombrables raisons pour lesquelles les entreprises, grandes et petites, cherchent à automatiser leurs processus. Parmi les raisons les plus courantes, on peut citer

• Réduire les coûts (c'est-à-dire réduire la paperasserie)
• Une organisation croissante
• Rationalisation des communications
• Améliorer la communication et le service aux clients
• Réduire l'erreur humaine
• Maintenir la cohérence
• Renforcer la responsabilité

Nombre de vos concurrents ont l'intention de s'orienter vers l'automatisation ou ont déjà commencé à le faire. Selon un rapport de McKinsey qui a interrogé 1 500 dirigeants d'entreprises de tous les secteurs et de toutes les régions, quelque 66 % d'entre eux ont répondu qu'il était prioritaire de combler les lacunes potentielles en matière de compétences liées à l'automatisation et à la numérisation, tandis que 30 % ont déclaré qu'il s'agissait d'une des cinq premières priorités. En outre, une étude menée par Unit4 a révélé que 67 % des participants ont identifié la mise en œuvre de solutions numériques comme un facteur important pour rester compétitif.

Pour rester compétitives dans les années à venir, les organisations devront continuellement mettre en œuvre des processus efficaces et rentables pour mieux servir leurs clients.

Comment commencer à automatiser votre entreprise

Il y a bien sûr plus d'une façon de commencer à automatiser. Toutefois, le processus comprend généralement les étapes suivantes :

• Identifier
• Évaluation
• Préparer
• Mise en œuvre
• Analyser

Identifier les processus d'automatisation

À bien des égards, cette première étape est la plus importante. Définir clairement le problème est un préalable nécessaire pour trouver la solution. De nombreuses entreprises qui ne parviennent pas à automatiser les processus le font parce qu'elles adoptent une approche "tout ou rien". Elles veulent automatiser entièrement leurs activités. La meilleure approche, cependant, consiste à identifier chaque processus dans les flux de travail de votre organisation que vous souhaitez automatiser, mais en vous concentrant sur un seul à la fois.

Recherchez les domaines de votre entreprise qui sont répétitifs et qui prennent du temps. Par exemple, l'embarquement des clients peut prendre une part disproportionnée du temps de votre équipe. Les processus évolutifs tels que l'intégration sont un excellent point de départ. Vous pourriez automatiser votre processus d'intégration et l'essayer sur un client à la fois. Une fois le processus optimisé, vous pouvez l'intégrer à l'ensemble du système avant de passer au suivant.

Conservez une liste détaillée de chaque processus que vous souhaitez automatiser. Dans la deuxième étape, vous évaluerez vos options.

Évaluez vos options

Examinez la liste que vous avez établie à la première étape. Pour chaque élément, notez les problèmes existants pour vos flux de travail. Identifiez et examinez toute inefficacité dans vos processus. Notez que vous ne pouvez pas automatiser un processus défaillant. En d'autres termes, s'il ne fonctionne pas, le simple fait d'ajouter l'automatisation à l'ensemble ne le réparera pas.

Ensuite, énumérez les risques liés à l'automatisation. Le plus important pour la plupart des organisations est l'interruption des activités normales de l'entreprise. En fait, beaucoup d'organisations se détournent de l'automatisation pour cette raison. Il est également important de considérer l'impact de l'automatisation d'un processus sur d'autres aspects de vos flux de travail. Par exemple, si la fonction supporte un autre processus, il peut être nécessaire d'automatiser les deux aspects.

Se préparer à l'automatisation

L'un des plus grands obstacles auxquels l'organisation doit faire face est la résistance des employés. La raison en est essentiellement double. Premièrement, les employés sont à l'aise avec la façon dont ils font leur travail et craignent le changement. Deuxièmement, il existe une crainte sous-jacente dans l'économie mondiale que les nouvelles technologies comme l'apprentissage machine et l'IA finissent par remplacer les éléments humains.

Les clés sont ici un niveau de sensibilité et un engagement en faveur de l'éducation et de la formation. Prenez le temps d'expliquer à vos employés que l'automatisation n'a pas pour but de les remplacer, mais de faciliter leur travail. Identifiez les nouvelles responsabilités et les nouveaux rôles que la mise en œuvre entraînera. Déterminez comment vous allez former vos employés pour qu'ils puissent assumer leurs nouvelles responsabilités.

Vous devrez également identifier clairement votre équipe d'automatisation et définir les responsabilités. Dans les grandes organisations, l'équipe comprendra un ou plusieurs cadres, l'équipe informatique, les fournisseurs et/ou clients concernés et les chefs de service. Les petites organisations ont généralement des équipes composées d'un ou de quelques membres seulement et font plus souvent appel à des entrepreneurs indépendants.

Le choix de la bonne solution d'automatisation pour votre organisation est crucial. Le développement de solutions internes, en particulier pour les petites et moyennes entreprises, peut être coûteux et inefficace. Le choix d'un partenaire qui offre une plate-forme d'automatisation des flux de travail de bout en bout peut être crucial pour votre succès en matière d'automatisation.

Analyser vos efforts d'automatisation

Comme pour tout objectif organisationnel, il est essentiel de suivre régulièrement ses progrès pour réussir. Conservez des dossiers détaillés, documentant des éléments fondamentaux comme les changements que vous avez mis en œuvre, vos coûts, ainsi que ce qui a bien fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné.

Rencontrez régulièrement votre équipe et les parties prenantes pour leur demander leur avis et leur proposer des idées d'amélioration. Mettez en œuvre les changements et examinez et modifiez continuellement vos processus jusqu'à ce que vous soyez satisfait des résultats.

Quelques remarques finales

Chaque entreprise a ses propres défis et besoins. Si vous commencez modestement et suivez le processus décrit dans cet article, vous devriez connaître des succès immédiats en matière d'automatisation.

Si vous vous sentez dépassé et que vous ne savez toujours pas par où commencer, concentrez-vous sur les processus suivants et identifiez la tâche la plus simple que vous pouvez choisir pour commencer.

• Tâches administratives de base
• Technologie de back-office (comme la gestion des documents)
• Comptabilité
• Achats
• Distribution, expédition et gestion des commandes
• Marketing, ventes et développement commercial
• Recherche et développement
• Processus décisionnels
• Ressources humaines

Rappelez-vous que "Rome ne s'est pas construite en un jour". Commencez petit, construisez à partir de vos réussites, élargissez vos processus, répétez et révolutionnez.