Viele Unternehmen sind mit dem Konzept der digitalen Transformation durch Automatisierung vertraut. Sie sind sich bewusst, dass die Automatisierung von Prozessen Unternehmen effizienter und profitabler macht und, was vielleicht am wichtigsten ist, Unternehmen wertvolle Zeit spart. Doch die Angst vor dem Ersetzen vertrauter Prozesse sowie das fehlende Bewusstsein, wo man anfangen soll, hält viele Unternehmenseigentümer davon ab, sich in Richtung Automatisierung zu bewegen.
In diesem Artikel werfen wir einen kurzen Blick auf die digitale Transformation durch die Linse der Prozessautomatisierung und darauf, warum Unternehmen dies tun, und geben einige Tipps, wie Sie mit der digitalen Transformation Ihres Unternehmens beginnen können.
Der Prozess und die Gründe für die Automatisierung
Die digitale Transformation kann für manche Unternehmen ein einschüchterndes Konzept sein. Auf der grundlegendsten Ebene bedeutet die digitale Transformation jedoch einfach den Austausch veralteter Prozesse durch effizientere, digitale Prozesse. Zum Beispiel das Ersetzen von manuellen, papierbasierten Aufzeichnungssystemen durch cloudbasierte Software.
Natürlich gibt es unzählige Gründe, warum große und kleine Unternehmen ihre Prozesse automatisieren wollen. Einige der häufigsten Gründe sind:
- Kostenreduzierung (z. B. Verringerung des Papierkrams)
- Zunehmende Organisation
- Straffung der Kommunikation
- Verbesserung der Kundenkommunikation und des Kundendienstes
- Verringerung menschlicher Fehler
- Wahrung der Kohärenz
- Stärkere Rechenschaftspflicht
Viele Ihrer Konkurrenten beabsichtigen oder haben bereits damit begonnen, auf Automatisierung umzustellen. Laut einem McKinsey-Bericht, in dem 1.500 Führungskräfte aus allen Branchen und Regionen befragt wurden, gaben 66 % der Befragten an, dass die Beseitigung potenzieller Qualifikationsdefizite im Zusammenhang mit der Automatisierung und Digitalisierung zu den Top-10-Prioritäten gehört, während 30 % dies als Top-5-Priorität einstuften. Darüber hinaus ergab eine von Unit4 durchgeführte Forschungsstudie, dass 67 % der Teilnehmer die Implementierung digitaler Lösungen als wichtigen Faktor für die Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit ansahen.
Um in den kommenden Jahren wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen kontinuierlich effiziente und kostengünstige Prozesse implementieren, um ihre Kunden besser bedienen zu können.
Wie Sie Ihr Unternehmen automatisieren können
Natürlich gibt es mehr als eine Möglichkeit, mit der Automatisierung zu beginnen. Der Prozess umfasst jedoch im Allgemeinen die folgenden Schritte:
- Identifizierung
- Bewertung von
- Vorbereiten von
- Umsetzung von
- Analysieren Sie
Identifizierung von Prozessen für die Automatisierung
In vielerlei Hinsicht ist dieser erste Schritt der wichtigste. Die klare Definition des Problems ist eine notwendige Vorstufe zur Lösungsfindung. Viele Unternehmen scheitern bei der Automatisierung von Prozessen, weil sie einen "Alles oder Nichts"-Ansatz verfolgen. Sie wollen ihr Unternehmen vollständig automatisieren. Der beste Ansatz besteht jedoch darin, jeden Prozess in den Arbeitsabläufen Ihres Unternehmens, den Sie automatisieren möchten, zu identifizieren, sich aber jeweils nur auf einen zu konzentrieren.
Suchen Sie nach Bereichen in Ihrem Unternehmen, die sich wiederholen und zeitaufwändig sind. So kann zum Beispiel das Onboarding von Kunden einen unverhältnismäßig großen Teil der Zeit Ihres Teams in Anspruch nehmen. Skalierbare Prozesse wie Onboarding sind ein guter Ausgangspunkt. Sie könnten Ihren Onboarding-Prozess automatisieren und ihn an jeweils einem Kunden ausprobieren. Sobald der Prozess optimiert ist, können Sie ihn systemweit integrieren, bevor Sie zum nächsten übergehen.
Führen Sie eine detaillierte Liste aller Prozesse, die Sie automatisieren möchten. Im zweiten Schritt werden Sie Ihre Optionen bewerten.
Bewerten Sie Ihre Optionen
Sehen Sie sich die Liste an, die Sie in Schritt eins zusammengestellt haben. Schreiben Sie für jeden Punkt auf, welche Probleme es bei Ihren Arbeitsabläufen gibt. Stellen Sie fest, ob Ihre Prozesse ineffizient sind, und berücksichtigen Sie dies. Beachten Sie, dass Sie einen fehlerhaften Prozess nicht automatisieren können. Mit anderen Worten: Wenn ein Prozess nicht funktioniert, lässt er sich nicht einfach durch Automatisierung beheben.
Als nächstes sollten Sie die mit der Automatisierung verbundenen Risiken auflisten. Das größte Risiko für die meisten Unternehmen ist die Unterbrechung der normalen Geschäftstätigkeiten. Tatsächlich schrecken viele Unternehmen genau aus diesem Grund vor der Automatisierung zurück. Es ist auch wichtig zu bedenken, wie sich die Automatisierung eines Prozesses auf andere Aspekte Ihrer Arbeitsabläufe auswirken wird. Wenn die Funktion zum Beispiel einen anderen Prozess unterstützt, kann es notwendig sein, beide Aspekte zu automatisieren.
Vorbereitungen zur Automatisierung
Eines der größten Hindernisse für Unternehmen ist der Widerstand der Mitarbeiter. Der Grund dafür ist im Wesentlichen ein doppelter. Erstens sind die Mitarbeiter mit der Art und Weise, wie sie ihre Arbeit derzeit erledigen, sehr zufrieden und fürchten Veränderungen. Zweitens herrscht in der globalen Wirtschaft die Angst vor, dass neue Technologien wie maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz (KI) irgendwann menschliche Elemente ersetzen werden.
Der Schlüssel dazu sind ein gewisses Maß an Sensibilität und ein Engagement für Bildung und Ausbildung. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihren Mitarbeitern zu erklären, dass die Automatisierung nicht dazu gedacht ist, sie zu ersetzen, sondern ihre Arbeit zu erleichtern. Ermitteln Sie die neuen Verantwortlichkeiten und Rollen, die sich aus der Einführung ergeben werden. Legen Sie fest, wie Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit ihren neuen Aufgaben schulen werden.
Außerdem müssen Sie Ihr Automatisierungsteam klar bestimmen und die Zuständigkeiten festlegen. In größeren Unternehmen wird das Team aus einer oder mehreren Führungskräften, dem IT-Team, betroffenen Lieferanten und/oder Kunden sowie Abteilungsleitern bestehen. Kleinere Unternehmen haben in der Regel Teams mit nur einem oder wenigen Mitgliedern und werden sich wahrscheinlich stärker auf unabhängige Auftragnehmer stützen.
Die Wahl der richtigen Automatisierungslösung für Ihr Unternehmen ist entscheidend. Die Entwicklung eigener Lösungen, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen, kann kostspielig und ineffizient sein. Die Wahl eines Partners, der eine durchgängige Plattform zur Workflow-Automatisierung anbietet, kann für Ihren Automatisierungserfolg entscheidend sein.
Analysieren Sie Ihre Automatisierungsbemühungen
Wie beim Erreichen jedes organisatorischen Ziels ist die regelmäßige Überwachung Ihrer Fortschritte von entscheidender Bedeutung, um erfolgreich zu sein. Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen, in denen Sie grundlegende Dinge wie die von Ihnen durchgeführten Änderungen, Ihre Kosten sowie die Erfolge und Misserfolge dokumentieren.
Treffen Sie sich regelmäßig mit Ihrem Team und den Beteiligten, um Feedback einzuholen und Ideen für Verbesserungen zu entwickeln. Führen Sie die Änderungen ein und überprüfen und ändern Sie Ihre Prozesse kontinuierlich, bis Sie mit den Ergebnissen zufrieden sind.
Einige abschließende Hinweise
Jedes Unternehmen hat seine eigenen Herausforderungen und Bedürfnisse. Vorausgesetzt, Sie fangen klein an und befolgen den in diesem Artikel beschriebenen Prozess, sollten Sie sofortige Automatisierungserfolge erzielen.
Wenn Sie sich überfordert fühlen und noch nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, konzentrieren Sie sich auf die folgenden Prozesse und suchen Sie sich die einfachste Aufgabe aus, mit der Sie beginnen können.
- Grundlegende Verwaltungsaufgaben
- Back-Office-Technologie (wie Dokumentenmanagement)
- Buchhaltung
- Einkaufen
- Vertrieb, Versand und Auftragsverwaltung
- Marketing, Vertrieb und Geschäftsentwicklung
- Forschung und Entwicklung
- Entscheidungsbasierte Prozesse
- Humanressourcen
Denken Sie daran, dass "Rom nicht an einem Tag erbaut wurde". Fangen Sie klein an, bauen Sie auf Ihren Erfolgen auf, skalieren Sie Ihre Prozesse, wiederholen Sie sie und revolutionieren Sie sie.
