¿Dónde se inicia la transformación digital?

Muchas organizaciones están familiarizadas con el concepto de transformación digital a través de la automatización. Son conscientes de que la automatización de los procesos hace que los negocios sean más eficientes, más rentables y, quizás lo más importante, ahorra a las organizaciones un tiempo precioso. Sin embargo, el temor a reemplazar procesos familiares, así como la falta de conocimiento sobre dónde empezar, impide a muchos propietarios de empresas avanzar hacia la automatización.

En este artículo, analizamos brevemente la transformación digital a través de la lente de la automatización de procesos y por qué las empresas lo hacen, además de proporcionar algunos consejos sobre dónde empezar a transformar digitalmente su negocio.

El proceso y las razones de la automatización

La transformación digital puede ser un concepto intimidante para algunas organizaciones. Sin embargo, en el nivel más fundamental, la transformación digital significa simplemente intercambiar procesos anticuados por otros más eficientes, digitales. Por ejemplo, sustituir los sistemas de registro manuales y en papel por software basado en la nube.

Sin duda, hay innumerables razones por las que las empresas, tanto grandes como pequeñas, buscan automatizar sus procesos. Algunas de las razones más comunes incluyen:

  • Reducir los costos (es decir, reducir el papeleo)
  • Organización en aumento
  • Racionalización de las comunicaciones
  • Mejorar la comunicación y el servicio al cliente
  • Reducir el error humano
  • Manteniendo la consistencia
  • Aumentar la responsabilidad

Muchos de sus competidores pretenden o ya han comenzado a moverse hacia la automatización. Según un informe de McKinsey que encuestó a 1.500 ejecutivos de negocios de todas las industrias y regiones, alrededor del 66% respondió que abordar las posibles lagunas de habilidades relacionadas con la automatización y la digitalización era una de las 10 principales prioridades, mientras que el 30% dijo que era una de las 5 principales. Además, un estudio de investigación realizado por Unit4 encontró que el 67% de los participantes identificó la implementación de soluciones digitales como un factor importante para seguir siendo competitivos.

Para seguir siendo competitivas en los próximos años, las organizaciones tendrán que aplicar continuamente procesos eficientes y rentables para prestar un mejor servicio a sus clientes.

Cómo empezar a automatizar su negocio

Para estar seguros, hay más de una manera de empezar con la automatización. El proceso, sin embargo, generalmente incluye los siguientes pasos:

  • Identificando
  • Valorando
  • Preparando
  • Implementando
  • Analizando

Identificar los procesos para la automatización

En muchos sentidos este primer paso es el más importante. Definir claramente el problema es un precursor necesario para encontrar la solución. Muchas empresas que no logran automatizar los procesos lo hacen porque adoptan un enfoque de "todo o nada". Quieren automatizar completamente sus negocios. El mejor enfoque, sin embargo, es identificar cada proceso de los flujos de trabajo de su organización que desea automatizar pero centrarse en uno solo a la vez.

Busque áreas de su negocio que son repetitivas y que consumen mucho tiempo. Por ejemplo, la incorporación de clientes puede consumir una cantidad desproporcionada del tiempo de su equipo. Los procesos escalables como la incorporación son un gran lugar para empezar. Podría automatizar su proceso de incorporación y probarlo con un cliente a la vez. Una vez optimizado el proceso, puedes integrarlo en todo el sistema antes de pasar al siguiente.

Mantenga una lista detallada de cada proceso que desee automatizar. En el segundo paso, evaluará sus opciones.

Evalúe sus opciones

Revisa la lista que compilaste en el primer paso. Para cada elemento, escriba cuáles son los problemas existentes para sus flujos de trabajo. Identifique y considere cualquier ineficiencia en sus procesos. Tenga en cuenta que no se puede automatizar un proceso roto. En otras palabras, si no funciona, simplemente añadiendo automatización a la mezcla no lo arreglará.

A continuación, enumere los riesgos asociados a la automatización. El mayor para la mayoría de las organizaciones es la interrupción de las actividades comerciales normales. De hecho, muchas organizaciones rehúyen de la automatización por esta misma razón. También es importante considerar cómo la automatización de un proceso afectará a otros aspectos de sus flujos de trabajo. Por ejemplo, si la función apoya otro proceso puede ser necesario automatizar ambos aspectos.

Preparándose para automatizar

Uno de los mayores obstáculos que enfrenta esa organización es la resistencia entre los empleados. La razón es esencialmente doble. Primero, los empleados se sienten cómodos con la forma en que hacen su trabajo y temen el cambio. Segundo, hay un miedo subyacente en la economía global de que las nuevas tecnologías como el aprendizaje automático y la IA acaben sustituyendo a los elementos humanos.

Las claves aquí son un nivel de sensibilidad y un compromiso con la educación y la formación. Tómese el tiempo para explicar a sus empleados que la automatización no está pensada para reemplazarlos sino para hacer su trabajo más fácil. Identifique las nuevas responsabilidades y roles a los que la implementación llevará. Determine cómo entrenará a sus empleados para manejar sus nuevas responsabilidades.

También tendrá que identificar claramente su equipo de automatización y definir las responsabilidades. En organizaciones más grandes el equipo incluirá uno o más ejecutivos, el equipo de TI, los proveedores y/o clientes afectados y los jefes de departamento. Las organizaciones más pequeñas generalmente tendrán equipos de sólo uno o unos pocos miembros y probablemente dependerán más de contratistas independientes.

La elección de la solución de automatización adecuada para su organización es crucial. El desarrollo de soluciones internas, en particular para las pequeñas y medianas empresas, puede ser costoso e ineficiente. La selección de un socio que ofrezca una plataforma de automatización del flujo de trabajo de extremo a extremo puede ser crucial para el éxito de su automatización.

Analizando sus esfuerzos de automatización

Al igual que el logro de cualquier objetivo organizativo, la supervisión de su progreso de forma regular es esencial para tener éxito. Mantenga registros detallados, documentando cosas básicas como los cambios que ha implementado, sus costos, así como lo que ha funcionado bien y lo que no.

Reúnase regularmente con su equipo y las partes interesadas para pedirles su opinión y proponerles algunas ideas para mejorar. Implementen los cambios y revisen y modifiquen continuamente sus procesos hasta que estén satisfechos con los resultados.

Algunos consejos finales

Cada negocio tiene sus propios desafíos y necesidades. Siempre que empiece en pequeño y siga el proceso descrito en este artículo, debería experimentar algunos éxitos inmediatos en la automatización.

Si se siente abrumado y aún no está seguro de por dónde empezar, concéntrese en los siguientes procesos e identifique la tarea más simple que pueda elegir para empezar.

  • Tareas administrativas básicas
  • Tecnología de back office (como la gestión de documentos)
  • Contabilidad
  • Compras
  • Distribución, envío y gestión de pedidos
  • Mercadeo, ventas y desarrollo de negocios
  • Investigación y desarrollo
  • Procesos basados en decisiones
  • Recursos humanos

Recuerda que "Roma no se construyó en un día". Empieza en pequeño, construye tus éxitos, escala tus procesos, repite y revoluciona.

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