Die Wirtschaft basiert auf Daten, und die Unternehmen von heute stützen sich in der Regel auf digitale Systeme, um die Informationen zu organisieren. Der Übergang zu elektronischen Aufzeichnungen hat zwar die Erfassung und Speicherung von Daten erleichtert, aber auch den Umfang der für jede Interaktion aufzubewahrenden Dokumentation erhöht. Die Fähigkeit Ihres Unternehmens, die riesige Menge an Informationen zu verwalten, die täglich durch Ihre Systeme fließen, wird über Ihren langfristigen Erfolg entscheiden. Glücklicherweise sind die Tools für das Stammdatenmanagement (MDM) speziell für diese Herausforderung konzipiert. Doch was ist Stammdatenmanagement und warum sollten Sie sich damit befassen? Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was Datenmanagement ist und wie es Ihrem Unternehmen zum Erfolg verhelfen kann.
Was ist Stammdatenmanagement (MDM)?
Was ist Stammdatenmanagement? MDM ist der Prozess der Erstellung einer einzigen maßgeblichen Datenquelle. Nachdem sie einen strengen Sortier- und Bereinigungsprozess durchlaufen haben, werden geschäftskritische Informationen in einer Stammdatei gespeichert. Die Methode umfasst die Standardisierung, Konsolidierung und Qualitätskontrolle von Schlüsselelementen der Daten eines Unternehmens. Zum Beispiel:
- Löschen von doppelten Daten
- Eliminierung falscher Daten
- Konsistente und genaue Identifizierung und Klassifizierung von Daten
- Schaffung eines zentralen Speichers für Daten
Unternehmen, die MDM-Prozesse implementieren, profitieren von einer Vielzahl von Vorteilen. Einige dieser Vorteile sind:
- Bessere Entscheidungsfindung auf der Grundlage hochwertiger Daten und entsprechender Berichte
- Ein tieferes Verständnis der Hauptakteure in geschäftskritischen Prozessen, einschließlich der Kunden und Partner des Unternehmens
- Steigerung der Effizienz der Datenverwaltung
- Verringerung des manuellen Arbeitsaufwands bei der Datenverwaltung
- Verbesserte Effizienz und Prozessoptimierung - insbesondere bei komplexen Formularen und Genehmigungen, die von der Genauigkeit der Daten abhängen
Viele Unternehmensleiter glauben, dass die Integration von Stammdaten ausschließlich ein Thema für die IT-Abteilung ist. Diese Auffassung ist jedoch nicht richtig. MDM wirkt sich auf alle Bereiche des Unternehmens aus, da die in MDM-Prozesse einbezogenen Informationen von Kunden und Lieferanten bis hin zu Produkten, Standorten und mehr reichen. Wenn Daten nicht ordnungsgemäß verwaltet werden, hat dies weitreichende Folgen, darunter verpasste Verkaufschancen und unzufriedene Kunden. Um einen maximalen Erfolg zu erzielen, sollten Sie MDM unternehmensweit einführen, nachdem Sie die Zustimmung aller Abteilungen und Mitarbeiter eingeholt haben.
Die Risiken des uneingeschränkten Datenzugriffs
Die Grundlage von MDM ist die Schaffung eines vereinfachten Prozesses für die Pflege sauberer und zuverlässiger Stammdaten. Innovative Unternehmen haben festgestellt, dass der Schlüssel zur erfolgreichen Implementierung der MDM-Methodik in der Erstellung einer Reihe von Prozessen für das Stammdatenänderungsmanagement liegt. Geschäftsexperten können Prozesse entwickeln, die sicherstellen, dass Stammdatenänderungsanfragen die entsprechenden Berechtigungen durchlaufen, bevor Informationen geändert werden.
Auf manche Daten greifen beispielsweise mehrere Mitarbeiter regelmäßig zu. Die Möglichkeit, auf die Informationen zuzugreifen, sollte jedoch nicht automatisch mit der Möglichkeit einhergehen, Änderungen vorzunehmen. Unternehmen, die noch keine entsprechenden Kontrollen eingeführt haben, entdecken oft zu spät, dass eine kleine Änderung zu großen Problemen führen kann. Häufig stehen Datensätze in komplexen Beziehungen zu anderen Datensätzen. Die Änderung eines Datensatzes kann sich auf Unterbaugruppen auswirken, was wiederum Auswirkungen auf mehrere Produkte hat. Eine einzige Änderung, die nicht ordnungsgemäß überprüft wird, könnte beispielsweise Ihre ERP-Software stören und eine ganze Produktionslinie zum Stillstand bringen.
MDM-Implementierung mit BPM-Software
Ein großer Prozentsatz der Daten gelangt über die täglichen Standardprozesse in das Unternehmen. BPM-Software ist ein praktischer Ausgangspunkt für die Implementierung von MDM, da Stammdaten durch gut konzipierte Geschäftsprozesse erzeugt und geändert werden sollten. BPM-Tools legen den Grundstein für das Stammdatenmanagement, indem sie Daten sammeln und durch die entsprechenden Kanäle leiten. Gängige Beispiele für Prozesse, die Änderungen an Stammdaten erfordern, sind der Prozess der Lieferantenerstellung und der Prozess der Teileänderungsbestellung. Ein solider Prozess stellt sicher, dass geeignete Prüfungen durchgeführt werden, bevor Änderungen genehmigt werden.
Verwenden Sie Ihre BPM-Software, um MDM in drei Schritten zu implementieren:
- Schaffen Sie Prozesse mit standardisierten Formularen und Genehmigungen in Ihrer gesamten Organisation. Dies verhindert unvollständige Informationen und orientiert die Mitarbeiter an einer gemeinsamen Terminologie, was spätere Fehlinterpretationen von Daten verhindert.
- Richten Sie Feldüberprüfungen ein, um sicherzustellen, dass die Benutzer die richtige Art von Informationen in jedes Feld eingeben. Durch die Verwendung von Pflichtfeldern wird auch die Wahrscheinlichkeit verringert, dass Ihre Daten unvollständig sind.
- Verwenden Sie Prozessvariablen, um die in jedem Fall eingegebenen Informationen richtig zu kategorisieren und zu speichern.
Beseitigen Sie Datensilos und erstellen Sie automatische Prüfpfade
Hochwertige BPM-Plattformen sind flexibel genug, um eine Verbindung zu mehreren externen Anwendungen herzustellen und Datensilos zu beseitigen. Dies verhindert die Duplizierung von Daten und dient als zentrales Repository für Daten. Um maximalen Erfolg zu erzielen, sollte die BPM-Software auch über Konnektoren zu Ihrem ERP-System verfügen, da sich dort die meisten Ihrer Stammdaten befinden werden. Die Verwendung desselben Systems in mehreren Abteilungen oder Segmenten verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Daten falsch dargestellt oder falsch interpretiert werden. Am wichtigsten ist, dass die BPM-Software über eingebaute Berechtigungen verfügt, so dass Sie den Datenzugriff auf eine "Need-to-know"-Basis beschränken können.
Schließlich bietet die Verwendung automatisierter Arbeitsabläufe einen Prüfpfad für die Informationen, die in Ihr Unternehmen gelangen. Auf diese Weise können Sie die Quelle einzelner Daten ausfindig machen und die Quelle etwaiger Fehler ausfindig machen. Mit fortschrittlicher BPM-Software können Sie individuelle Prozesse einrichten, um in bestimmten Zeitabständen automatisch Kopien zu finden und zu beseitigen, Daten systematisch zu aktualisieren und Qualitätsprüfungen durchzuführen.
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